4 phương pháp quản trị thời gian hiệu quả

► Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc (Online Office) là gì? Doanh nghiệp được gì từ phần mềm quản lý công việc?

1. Phương pháp quản trị thời gian như ma trận Eisenhover

Tóm tắt

Được xây dựng bởi Tổng thống thứ 34 của Mỹ – Dwight D. Eisenhower, ma trận được mang tên ông được coi là phương pháp quản trị đơn giản; nhưng lại vô cùng hiệu quả. Dựa trên sự phân loại các công việc, ma trận này giúp cá nhân, đặc biệt các nhà lãnh đạo bận rộn nhất xác định thứ tự xử lý được ưu tiên.

Theo phương pháp này, công việc một người sẽ được chia thành 4 loại:

• (1) Công việc quan trọng, và khẩn cấp
• (2) Công việc quan trọng, nhưng không khẩn cấp
• (3) Công việc không quan trọng, nhưng khẩn cấp
• (4) Công việc không quan trọng, và cũng không khẩn cấp

Phương pháp quản trị thời gian

Ở mỗi mức độ công việc trên, nhà lãnh đạo không nên liệt kê trên quá 3 đầu việc; để đảm bảo mình có đủ khả năng hoàn thành đúng thời hạn đặt ra. Và sau đó thực hiện theo thứ tự như trên. Cụ thể:

• – Nhóm công việc Rất gấp và Rất quan trọng: Hãy bắt tay và sự tập trung của mình để thực hiện ngay
• – Nhóm công việc Không gấp lắm nhưng Rất quan trọng: Là những công việc có mức độ ưu tiên thấp hơn; dành để xử lý khi bạn đã xong các công việc trước.
• – Nhóm công việc Rất gấp nhưng Không quan trọng lắm: Những công việc này cần thực hiện vì tính khẩn cấp của nó. Tuy nhiên, vì mức độ không quan trọng lắm, nên hãy phân chia cho người khác làm.
• – Nhóm công việc Không gấp và cũng Không quan trọng: Hãy lược bớt bằng cách không cần làm nữa.

Đánh giá hiệu quả

Phương pháp này được xem là khá phổ biến, vì nó được đưa vào các chương trình dạy học. Không chỉ giúp nhà lãnh đạo tối ưu công việc bận rộn; mà còn giúp xác định nhanh chóng thứ tự ưu tiên của các công việc ấy.

Tuy nhiên, phương pháp chỉ nên áp dụng đối với các cấp lãnh đạo với rất nhiều công việc bận rộn. Mà họ chỉ có thể lựa chọn một vài trong số hàng tá công việc mà thôi. Vì rõ ràng, một vài đầu việc vẫn cần có người giải quyết nó.

2. Phương pháp quản trị thời gian bằng cách đặt timeline và deadline định kỳ cho công việc

Tóm tắt

Khi là một nhà quản lý doanh nghiệp với rất nhiều công việc phát sinh lớn nhỏ; khiến bạn thường xuyên bị phân tán mất tập trung. Để hạn chế bớt sự mất tập trung này, bạn có thể đặt ra thời hạn cho từng dạng công việc một; để tránh bị sa đà mà không có kết quả; hoặc bỏ quên vì sao nhãng sang những công việc khác. Việc đặt lịch định kỳ này có thể tính theo đơn vị giờ, ngày, tuần; hoặc tháng tùy thuộc tính chất công việc ấy.

Phương pháp quản trị thời gian

Bạn có thể đặt timeline và deadline cho các công việc quen thuộc như sau:

• – Hàng trăm email mỗi ngày: Trong đó, có nhiều email quan trọng liên quan đến công việc; nhưng cũng có hàng tá thứ không liên quan khác lôi kéo bạn. Để tránh việc xem email quá lâu và sa đà, bạn có thể đặt mốc timeline cho công việc này. Ví dụ như chỉ check email trong 1 tiếng mỗi ngày. Hoặc đặt deadline từ 9-10h sáng mỗi ngày chẳng hạn
• – Những cuộc họp sa đà: Đây cũng là một trong những nguồn tiêu hao nhiều thời gian nhất. Trước khi họp, bạn có thể đặt chỉ tiêu về thời gian cho cuộc họp đó. Ví dụ: Chỉ họp 2 lần/ một ngày; hoặc mỗi lần họp khoogn quá 1 tiếng đồng hồ,…
• – Đối với các công việc có tính chất dài hạn: Ví dụ triển khai xây dựng tính năng mới cho phần mềm. Bạn có thể đặt mốc thời gian là trong vòng 3 tháng phải có bản release chẳng hạn. Hoặc đến ngày 31/8 phải có version đầu tiên.

Đánh giá hiệu quả

Thay vì nói đây là một phương pháp; bạn nên xây dựng nó thành một thói quen. Bởi tính ứng dụng của nó là cực kỳ cần thiết đối với tất cả mọi người trong bất kỳ công việc nào. Không chỉ là công việc văn phòng; mà cả trong cuộc sống hàng ngày, phương pháp này cũng phát huy chức năng và lợi ích tương tự.

Phương pháp này giống như thói quen mà những người sống có kỷ luật sẽ tuân thủ. Cũng có thể nói, đây là phương pháp dễ thực hiện mà hiệu quả nhất trong số các phương pháp quản trị thời gian sẽ được đề cập trong bài viết này.

3. Phương pháp quản trị thời gian độc đáo với Quả cà chua Pomodoro

Tóm tắt

Một nghiên cứu thực hiện tại trường đại học Saint Louis (Mỹ) năm 2007 đã chứng minh rằng:. Con người chỉ có thể tập trung tốt nhất trong khoảng 10-20 phút liên tục; và cần được nghỉ ngơi một vài phút để phục hồi và tiếp tục. Chính vì thế, nếu như bạn cố ép bản thân làm việc vượt khoảng thời gian này; không chỉ khiến hiệu suất công việc bị giảm sút dần, mà còn khiến cơ thể cảm thấy mệt mỏi và trở nên uể oải.

Đã từng được biết đến với cái tên là “ Kỹ thuật quả cà chua Pomodoro”; do chiến lược gia-nhà tư vấn người Ý Francesco Cirillo thiết kế vào cuối những năm 1980. Đây cũng là cách quản trị thời gian trong giới văn phòng được rất nhiều người áp dụng.

Phương pháp quản trị thời gian

Theo đó, phương pháp này phần chia công việc thành những khoảng thời gian ngắt nghỉ lặp lại. Phổ biến nhất là 25 phút tập trung liên tục, kèm theo 5 phút nghỉ giải lao. Mục đích chính của phương pháp kỹ thuật này là nhằm hạn chế những tác động chủ quan lẫn khách quan; ảnh hưởng đến sự tập trung và dòng chảy của công việc hiện tại.

Kết hợp với phương pháp trên, nhà lãnh đạo có thể đặt ra cho mình những khoảng thời gian mục tiêu về thời gian cụ thể; để xử lý xong một công việc nào đó. Như 55 phút (25 phút làm việc – 5 phút nghỉ – thêm 25 phút làm việc); hoặc 115 phút (4 khoảng thời gian làm việc 25 phút kèm 3 khoảng thời gian 5 phút nghỉ giải lao).

Đánh giá hiệu quả

Việc quản trị thời gian luôn hướng đến mục tiêu không chỉ nâng cao hiệu suất; mà còn phải cải thiện cả hiệu quả công việc ấy nữa. Chính vì thế, thay vì hỗ trợ quản trị về mặt thời gian; phương pháp này chủ yếu mang đến hiệu quả cho công việc hơn. Được chứng mình bằng các nghiên cứu khoa học; bạn không nên bỏ qua những lưu ý này và thêm vào những khoảng nghỉ ngắn và thư giãn.

Nên lưu ý việc nghỉ giải lao chỉ nên giới hạn trong những hoạt động thư giãn đơn giản như đi lại; uống nước; thả lỏng người; hít thở chứ không phải là đọc báo, chơi mạng xã hội, xem phim…

► Xem thêm: Tại sao doanh nghiệp nhất định phải sở hữu phần mềm quản lý công việc dự án?

4. Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả với ứng dụng công nghệ

Tóm tắt

Với những nhà quản trị doanh nghiệp trong thời địa 4.0 hiện nay; không chỉ quản trị thời gian cho chính mình; họ cần giúp đội ngũ, phòng ban và từng nhân sự trong doanh nghiệp nâng cao hiệu suất, làm việc khoa học hơn để mang lại giá trị. Để thống nhất văn hóa, phong cách làm việc chung cho cả doanh nghiệp theo một mục tiêu chung; nhà lãnh đạo 4.0 cần một phương pháp hữu hiệu hơn, đó là ứng dụng công nghệ.

Cùng một lúc triển khai và quản trị hàng chục đến hàng trăm đầu việc khác nhau; giải pháp văn phòng điện tử là một phương pháp hiệu quả và tối ưu nhất. Các giải pháp phần mềm văn phòng điện tử được thiết kế và xây dựng dựa trên các phương pháp khoa học; giúp người sử dụng dễ dàng sắp xếp, theo dõi và thực hiện công việc trơn tru nhất.

Phương pháp quản trị thời gian

Tùy thuộc vào đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm, mà chức năng và phương pháp của các phần mềm có sự khác biệt nhất định. Tuy nhiên, bất kỳ phần mềm nào đều hướng đến tính tiện lợi và hiệu quả. Đối với phần mềm Văn phòng điện tử ASOFT-Online Office, đó là sự tiết kiệm thời gian, nguồn lực vật chất và tinh thần ; Công việc chính xác, hiệu suất lẫn hiệu quả khi ứng dụng.

Đánh giá hiệu quả

Ứng dụng công nghệ được xem là phương pháp quản trị thời gian tiên tiến, hiệu quả nhất với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0. Sự hỗ trợ của phần mềm là không thể thay thế; giúp các cá nhân trong doanh nghiệp vận hành thống nhất và hiệu quả.

Đối với các nhà quản trị với khối lượng công việc đồ sộ; phần mềm là nơi lưu trữ, sắp xếp, phân loại và truy xuất dễ dàng các thông tin. Không chỉ mang đến cái nhìn khách quan, trực quan; mà còn dễ dàng quan sát tổng thể hoạt động trong doanh nghiệp.

Đối với nhân sự, phần mềm văn phòng điện tử là công cụ quản lý công việc và dự án tuyệt với. Quản lý công việc tập trung; phân công vai trò rõ ràng; kiểm soát chính xác và đầy đủ thông tin,.. giúp toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp đều trở thành những “nhà quản trị thời gian” ưu việt.

Doanh nghiệp nên lựa chọn ứng dụng phương pháp quản trị thời gian nào?

Mỗi phương pháp quản trị thời gian trên đều mang đến những lợi ích riêng. Mà còn tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng của doanh nghiệp; mà bạn có thể lựa chọn và ứng dụng trong doanh nghiệp mình; hoặc ứng dụng cho cá nhân. Còn tùy thuộc vào văn hóa doanh nghiệp; các phương pháp trên có thể được áp dụng một cách rộng rãi, hay giới hạn trong đội nhóm/ phòng ban hoặc cá nhân. Và bạn có thể lựa chọn ứng dụng cùng lúc nhiều phương pháp.

Trong thời đại 4.0 hiện nay, phương pháp ứng dụng công nghệ được các doanh nghiệp ưa chuộng và ứng dụng hơn cả. Vì tính thống nhất và hiệu quả mà nó mang đến cho toàn bộ tổng thể doanh nghiệp. Với khả năng vận hành linh hoạt và bài bản; phần mềm không chỉ giúp doanh nghiệp quản trị thời gian tốt hơn; mà còn giúp nâng cao hiệu quả, năng suất và lưu trữ dữ liệu tốt hơn.

Đó là lý do, hơn 3,000 doanh nghiệp khách hàng trên mọi miền đất nước đã và đang ứng dụng giải pháp phần mềm Văn phòng điện tử – Quản lý công việc và dự án của ASOFT trong suốt 18 năm qua; nhằm nâng cao năng lực quản lý và cải thiện hiệu suất cá nhân.

>> Tìm hiểu về phần mềm ASOFT-Online Office

Tư vấn chi tiết và đặt lịch Demo miễn phí, Đăng ký ngay hoặc liên hệ với ASOFT tại hotline: 1900 6123

► Xem thêm: 5 Thế mạnh của công cụ quản lý quy trình đối với doanh nghiệp

Ban biên tập ASOFT.