Hướng dẫn cách hạch toán chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2026

Trước yêu cầu quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc xác định và hạch toán đúng chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2026 giúp doanh nghiệp tránh rủi ro truy thu, xử phạt và sai lệch số liệu quyết toán. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cách hạch toán chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2026 theo đúng quy định mới, hỗ trợ kế toán kiểm soát nghĩa vụ thuế chính xác và minh bạch.

1. Cách hạch toán chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2026

1.1 Theo chế độ kế toán tại Thông tư 99/2025/TT-BTC (áp dụng từ ngày 01/01/2026 thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC) thì:

CÁC NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CÁC KHOẢN CHI PHÍ

5. Các khoản chi phí không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định pháp luật về thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

TÀI KHOẢN 632 – GIÁ VỐN HÀNG BÁN

1. Nguyên tắc kế toán
g) Các khoản chi phí không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

TÀI KHOẢN 641 – CHI PHÍ BÁN HÀNG

1. Nguyên tắc kế toán
b) Các khoản chi phí bán hàng không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

TÀI KHOẢN 642 – CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP

1. Nguyên tắc kế toán
b) Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

TÀI KHOẢN 811 – CHI PHÍ KHÁC

1. Nguyên tắc kế toán
b) Các khoản chi phí không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

1.2 Theo chế độ kế toán tại Thông tư 133/2016/TT-BTC thì:

Điều 59. Nguyên tắc kế toán chi phí

4. Các khoản chi phí không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

Điều 62. Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán

1. Nguyên tắc kế toán
e) Các khoản chi phí không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

Điều 64. Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh

1. Nguyên tắc kế toán

1.2. Các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

Điều 66. Tài khoản 811 – Chi phí khác

1. Nguyên tắc kế toán
b) Các khoản chi phí không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật thuế TNDN nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp.

– Việc đầu tiên doanh nghiệp  cần quan tâm đó là phải xác định được đâu là các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.

Chi tiết xác định các bạn xem tại đây: Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN

– Việc thứ hai cần quan tâm là  cần phải biết: CHI PHÍ KẾ TOÁN và CHI PHÍ TÍNH THUẾ là 2 khoản chi khác nhau.

+ Chi phí kế toán là áp dụng theo luật kế toán để hạch toán vào sổ sách kế toán.

+ Chi phí tính thuế là áp dụng theo luật thuế thu nhập doanh nghiệp để tính thuế TNDN.

Có thể hiểu rằng: 

– Khi phát sinh các khoản chi phí thì các bạn phải HẠCH TOÁN PHẢN ÁNH VÀO SỔ SÁCH theo Luật kế toán, chuẩn mực kế toán (dù chi phí đó có được trừ hay không thì vẫn phải hạch toán như bình thường) → Đó là các khoản chi phí kế toán.

– Còn khi tính thuế TNDN thì các bạn phải xác định xem các khoản chi phí đó có đủ điều kiện để đưa vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN hay không (Phải áp dụng theo Luật thuế TNDN).

– Ngoài thực tế có rất nhiều kế toán khi biết các khoản chi phí đó không được trừ khi tính thuế TNDN, thì đã xử lý bằng cách: “KHÔNG HẠCH TOÁN SỔ SÁCH” của Doanh nghiệp => Dẫn đến việc không khớp được các sổ, không khớp với công nợ → Như vậy là Báo cáo tài chính BỊ SAI (Báo cáo không phản ánh đúng tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp).

– Trong bài viết này sẽ liệt kê ra một vài khoản chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN hay gặp phải, và hướng dẫn cách hạch toán chi phí không hợp lý đó, xử lý khi Quyết toán thuế đối với những khoản chi phí đó.

2. Hướng dẫn cách hạch toán chi phí không được trừ:

2.1. Về các khoản chi không đáp ứng đủ các điều kiện sau:

– Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

– Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

– Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

2.2  Phần trích khấu hao tương ứng với nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô); phần trích khấu hao đối với tài sản cố định là tàu bay dân dụng, du thuyền không sử dụng kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn.

Xem thêm: Các khoản chi phí bị khống chế khi tính thuế TNDN

Tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ);

2.3. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm.

Theo Luật thuế: Chỉ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN phần chi trang phục bằng tiền trong năm cho 1 người lao động tối đa là 5.000.000 => Chênh lệch = 1.000.000 sẽ không được tính vào làm chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

=> Đây là SỰ KHÁC BIỆT GIỮA KẾ TOÁN và THUẾ => Xử lý: Doanh nghiệp vẫn phải hạch toán vào sổ sách như trên => Nhưng cuối năm khi lập Tờ khai Quyết toán thuế 03/TNDN, thì doanh nghiệp nhập số tiền 1tr đó vào Chỉ tiêu B4 

2.4. Về khoản tiền lương, tiền công của chủ doanh nghiệp tư nhân, chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (do một cá nhân làm chủ);

– Thù lao trả cho các sáng lập viên, thành viên của hội đồng thành viên, hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

2.5. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.

* Tổng kết

• Khi phát sinh các khoản chi phí dù là chi phí hợp lý hay là chi phí không hợp lý thì các bạn vẫn phải hạch toán và ghi nhận theo đúng thực tế -> Cuối kỳ kết chuyển để lên BCTC.

• Khi lập Tờ khai Quyết toán thuế TNDN thì phải loại các khoản chi phí không được trừ ra. (Tính trên thu nhập chịu thuế chứ không tính trên lợi nhuận trước thuế).

Kết luận

Hạch toán đúng chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2026 giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định và hạn chế rủi ro khi thanh tra, quyết toán. Chủ động phân loại và kiểm soát ngay từ khâu ghi nhận kế toán sẽ đảm bảo số liệu minh bạch, nhất quán, bảo vệ an toàn tài chính và uy tín doanh nghiệp.

Khi hạch toán chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN 2026, ứng dụng giải pháp quản trị tài chính doanh nghiệp ASOFT-ERP giúp tự động phân loại chi phí theo chuẩn kế toán  thuế, cảnh báo khoản có rủi ro và theo dõi chênh lệch lợi nhuận theo thời gian thực. Hệ thống quản lý chứng từ tập trung, đối chiếu và xuất báo cáo nhanh chóng, giúp doanh nghiệp kiểm soát nghĩa vụ thuế chính xác và hạn chế sai sót khi thanh tra.

Nguồn tổng hợp