03/10/2025
Bình luận(0)Theo khảo sát của PwC 2023, có đến 30–40% giá trị doanh nghiệp nằm ở tài sản hữu hình, nhưng phần lớn vẫn được quản lý bằng Excel thủ công. Điều này tiềm ẩn rủi ro lớn, bởi Excel vốn phù hợp cho quy mô nhỏ, khi tài sản còn ít. Khi doanh nghiệp phát triển với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn tài sản cần theo dõi, Excel không chỉ mất kiểm soát mà còn trở thành “điểm nghẽn” làm giảm hiệu quả vận hành.
Dưới đây là 5 rủi ro phổ biến nhất mà hầu như doanh nghiệp nào cũng từng gặp phải khi quản lý tài sản bằng Excel.
1. Sai sót công thức – dữ liệu lệch, quyết định sai
Excel phụ thuộc hoàn toàn vào nhập liệu và công thức thủ công. Chỉ một ô tính bị sai hoặc một dòng dữ liệu bị xóa nhầm có thể khiến cả báo cáo kiểm kê lệch hàng tỷ đồng. Điều này đặc biệt nguy hiểm khi ban lãnh đạo ra quyết định đầu tư, bảo trì hay thanh lý dựa trên dữ liệu không chính xác.
2. Không có lịch sử thay đổi – khó quy trách nhiệm
Trong Excel, khi một nhân viên chỉnh sửa, toàn bộ lịch sử thay đổi biến mất. Doanh nghiệp không thể xác định ai sửa, sửa khi nào và sửa cái gì. Khi phát sinh sai lệch hoặc tranh chấp, không có căn cứ để quy trách nhiệm. Điều này gây mập mờ và làm giảm tính minh bạch trong quản lý tài sản.
3. Dữ liệu phân tán – mất hàng tuần để tổng hợp
Ở các doanh nghiệp lớn, mỗi chi nhánh hoặc phòng ban thường lưu một file Excel riêng. Khi cần báo cáo tổng thể, bộ phận quản lý phải ngồi gom hàng chục file, chỉnh định dạng, đối chiếu thủ công. Có những kỳ kiểm toán, phòng quản lý tài sản mất cả tuần chỉ để tổng hợp dữ liệu, mà sai sót thì vẫn thường xuyên xảy ra.
4. Không có cảnh báo – chỉ phát hiện khi sự cố đã xảy ra
Excel không có tính năng cảnh báo tự động. Doanh nghiệp chỉ biết máy móc đến hạn bảo trì, xe đến hạn kiểm định hay tài sản hết bảo hành khi sự cố đã xảy ra. Kết quả là downtime bất ngờ, chi phí sửa chữa khẩn cấp cao gấp nhiều lần bảo trì định kỳ, và tiến độ sản xuất – kinh doanh bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
5. Rủi ro mất mát dữ liệu – phụ thuộc vào cá nhân
File Excel thường được lưu trên máy tính cá nhân hoặc USB. Khi nhân sự nghỉ việc, máy hỏng hoặc bị virus tấn công, dữ liệu tài sản có thể mất hoàn toàn. Đây là rủi ro cực kỳ lớn, bởi tài sản thường chiếm 30–40% tổng giá trị của doanh nghiệp. Mất dữ liệu quản lý tài sản đồng nghĩa mất khả năng kiểm soát, gây ra thất thoát khó lường.
Doanh nghiệp cần giải pháp minh bạch và bền vững hơn
Excel từng là công cụ quen thuộc, nhưng đã lỗi thời với quy mô doanh nghiệp vừa và lớn. Nếu tiếp tục duy trì, doanh nghiệp sẽ đối mặt với sai lệch dữ liệu, thất thoát tài sản, downtime sản xuất, chi phí bảo trì khẩn cấp và rủi ro kiểm toán.
Trong kỷ nguyên số, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang ASOFT-AM – giải pháp quản lý tài sản, một phân hệ thuộc ASOFT-ERP9, cho phép:
Quản lý vòng đời tài sản từ khi mua sắm – sử dụng – bảo trì – thanh lý.
Tích hợp cảnh báo bảo trì, kiểm định, hết hạn bảo hành.
Lưu trữ dữ liệu tập trung, minh bạch và dễ truy xuất.
Tự động hóa báo cáo tài sản cho lãnh đạo và kiểm toán.
Kết luận
Quản lý tài sản không thể phụ thuộc vào Excel – công cụ vốn chỉ phù hợp cho quy mô nhỏ. Khi doanh nghiệp lớn mạnh, cần một hệ thống hiện đại, minh bạch và an toàn hơn để bảo vệ hàng trăm, hàng nghìn tài sản giá trị cao.
Liên hệ ASOFT ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp quản lý tài sản thông minh, giúp doanh nghiệp giảm rủi ro thất thoát và vận hành bền vững.