Bài toán không nằm ở việc tuyển thêm kế toán hay siết chặt quy trình giấy tờ, mà ở việc doanh nghiệp cần nhìn nhận lại mô hình quản lý chi phí nội bộ của mình theo phương pháp quản trị hiện đại:

Quản trị theo quy trình (Process-Based Management)

Thay vì mỗi phòng ban tự quản lý chi phí của mình bằng Excel hay giấy tờ, dễ bị “đứt gãy thông tin” khi chuyển giao, doanh nghiệp cần số hóa toàn bộ luồng chi phí: từ nhân viên lập đề nghị → cấp quản lý duyệt → kế toán hạch toán → lãnh đạo theo dõi → báo cáo tổng hợp. 

Quản trị theo Ngoại lệ (Management by Exception)

Hệ thống cho phép lãnh đạo chỉ can thiệp khi có bất thường: đề nghị vượt hạn mức, tạm ứng quá hạn chưa quyết toán, hồ sơ thiếu chứng từ, hay dòng tiền có biến động bất thường. Nếu mọi thứ diễn ra đúng hạn mức và quy trình, hệ thống tự động vận hành. Nhưng nếu có sai lệch, cảnh báo sẽ gửi ngay đến người phụ trách.

Hệ thống hóa (Systematization)

Chi phí không còn là “mảnh rời” ở từng phòng ban, mà trở thành một phần của hệ sinh thái thống nhất. Liên thông trực tiếp với kế toán, mua hàng, kho, nhân sự…, dữ liệu chi phí tự động được truyền tải và đối chiếu liên tục, giống như một cơ thể sống. Nhờ vậy, doanh nghiệp không còn cảnh nhập liệu lặp đi lặp lại, báo cáo chồng chéo hay sai số khi tổng hợp.

Lấy dữ liệu làm trung tâm (Data-Driven Decision Making)

Mọi đề nghị, phê duyệt, chứng từ, khoản chi đều trở thành dữ liệu realtime. Nhà quản trị có thể thấy tức thì: tháng này phòng nào chi nhiều nhất, tỷ lệ hoàn ứng chậm ra sao, chi phí công tác đã vượt ngân sách hay chưa. Thay vì cảm tính, các quyết định tài chính giờ dựa trên dữ liệu chuẩn xác và báo cáo trực quan, giúp lãnh đạo hành động nhanh, đúng và kịp thời.

Trong thời đại mà chỉ một khoản chi sai lệch cũng có thể làm lệch cả dòng tiền, tái thiết kế quản lý chi phí theo chuẩn hiện đại không còn là lựa chọn, mà là điểm tựa để doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng tốc vận hành và duy trì lợi thế cạnh tranh trong kỷ nguyên số hóa.