20/08/2025
Bình luận(0)Mỗi tháng, kế toán phải nhập và kiểm tra hàng trăm hóa đơn GTGT. Lỗi thường gặp: trùng số hóa đơn, sai ngày lập, sai mã số thuế (MST), tính sai VAT, tổng tiền lệch. Thay vì soát thủ công, bạn có thể dùng ChatGPT như một “trợ lý soát lỗi” để rút thời gian từ vài giờ → vài phút.
Dưới đây là quy trình mô tả cách sử dụng ChatGPT để tự động hóa:
Bước 1 – Cung cấp tài liệu
Bước đầu tiên trong quy trình là thu thập và chuẩn bị các hóa đơn GTGT cần xử lý. Các hóa đơn này cần được đảm bảo chất lượng hình ảnh tốt để ChatGPT có thể đọc và trích xuất thông tin một cách chính xác.
Bước 2– Trích xuất bảng dữ liệu chuẩn
Ở bước này, ChatGPT sẽ được sử dụng để thực hiện nhận dạng và trích xuất dữ liệu từ các hóa đơn đã cung cấp. Cụ thể, ChatGPT sẽ được hướng dẫn để nhận diện và trích xuất các thông tin quan trọng sau:
- Thông tin chung:
Tên người bán, Địa chỉ người bán, Mã số thuế (MST) người bán, Tên người mua, Địa chỉ người mua, Mã số thuế (MST) người mua, Mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Ngày lập hóa đơn
- Chi tiết hàng hóa/dịch vụ:
Tên hàng hóa/dịch vụ, Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền
- Thông tin thanh toán:
Tổng tiền hàng, Thuế suất GTGT (%), Tiền thuế GTGT, Tổng tiền thanh toán
Kèm với prompt chuẩn để ChatGPT xử lý dữ liệu như sau:
Dựa vào Prompt chuẩn, ChatGPT sẽ chạy và trả lại dữ liệu chuẩn sát.
Bước 3 – Xuất & lưu Excel
Sau khi dữ liệu đã được trích xuất bởi ChatGPT, bước tiếp theo là xuất dữ liệu này vào một file Excel. Dữ liệu từ mỗi hóa đơn sẽ được lưu trữ trong một hàng của bảng Excel, với các cột tương ứng với các trường thông tin đã trích xuất ở bước trước.
Bước 4 – Rà soát đối chiếu
Đây là một trong những bước quan trọng nhất của quy trình, giúp đảm bảo tính chính xác của dữ liệu. ChatGPT sẽ được sử dụng để rà soát và đối chiếu dữ liệu đã trích xuất, phát hiện các lỗi tiềm ẩn như:
- Trùng số hóa đơn: Kiểm tra xem có hóa đơn nào có cùng số hóa đơn hay không
- Sai VAT: Kiểm tra xem tiền thuế GTGT có được tính toán chính xác dựa trên tổng tiền hàng và thuế suất hay không.
- Sai MST: Kiểm tra tính hợp lệ của mã số thuế của người bán và người mua
- Sai tổng tiền: Kiểm tra xem tổng tiền thanh toán có khớp với tổng tiền hàng cộng với tiền thuế GTGT hay không.
- Sai lệch thông tin: So sánh thông tin giữa các hóa đơn của cùng một nhà cung cấp
Kèm với prompt chuẩn để ChatGPT đối chiếu dữ liệu như sau:
Mẹo: Nếu dữ liệu quá nhiều, chia theo lô ~300–500 dòng/lần và thêm dòng này ở đầu prompt: “Đây là phần 1/3 dữ liệu, vui lòng chỉ kiểm tra phần này.”
Dựa vào Prompt chuẩn, ChatGPT có thể thực hiện theo đúng quy tắc nghiệp vụ để phát hiện các lỗi này một cách tự động.
Khi phát hiện lỗi, ChatGPT sẽ tạo ra một báo cáo chi tiết, chỉ ra hóa đơn bị lỗi, loại lỗi và đề xuất cách khắc phục.
Bước 5 – Kết quả cuối cùng
Kết quả cuối cùng của quy trình là một file Excel chứa dữ liệu hóa đơn GTGT đã được làm sạch và một báo cáo lỗi chi tiết. Với file lỗi giúp người dùng nhanh chóng xác định và sửa chữa các lỗi trong dữ liệu, đảm bảo tính chính xác và tin cậy của thông tin.
Quy trình này giúp tự động hóa phần lớn công việc xử lý hóa đơn GTGT, giảm thiểu sai sót do con người, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Nhưng ChatGPT còn gặp nhiều nhược điểm như:
- ChatGPT không log duyệt, không đồng bộ Kế toán–Mua hàng–Kho.
- Quy trình vẫn thủ công, khó xử lý số lượng lớn.
- Không thể xử lý các dạng file như scan PDF, email,…
- Đối chiếu cách thụ động, và quy trình công việc rải rác, phải lặp đi lặp lại nhiều lần.
- Và nhược điểm lớn của ChatGPT là tính không ổn định, việc lấy thông tin hay đối chiếu dữ liệu có thật sự đúng 100% hay không, đó là điều cần phải suy nghĩ.
Toàn bộ các bước hướng dẫn trên chỉ giống như một gói “mì ăn liền” – nhanh, tiện, giải quyết việc cho cá nhân. Nhưng với một doanh nghiệp, nơi mỗi tháng xử lý hàng nghìn hóa đơn, hàng trăm báo cáo và luồng dữ liệu liên tục chảy qua nhiều phòng ban, cách làm này lại trở thành cái bẫy. Bởi lẽ
- Dữ liệu rời rạc khiến doanh nghiệp phải tốn thêm hàng giờ nhân sự để nhập lại
- Chi phí ẩn từ sai sót và chồng chéo ngày càng tăng
- Ban lãnh đạo không thể có được bức tranh tổng thể tức thì để ra quyết định.
- Mỗi cá nhân có thể tạm tối ưu công việc nhỏ, nhưng cả tổ chức thì vẫn đang vận hành trên một hệ thống chắp vá, thiếu tính kết nối
Và đó mới là nguyên nhân gốc rễ của sự lãng phí thời gian, chi phí và nguồn lực.
Câu hỏi để lại:
Nếu cứ “chữa cháy” từng việc nhỏ, doanh nghiệp có thật sự đang tiến gần hơn đến một hệ thống vận hành bền vững?
Đừng để việc nhập liệu và đối chiếu thông tin trở thành gánh nặng doanh nghiệp bạn.
Đăng ký tư vấn và demo giải pháp AI trong ASOFT-ERP tại đây: https://asoft.com.vn/lien-he/