Tiêu chí nào để đánh giá một phần mềm ERP tốt?

► Xem thêm:  5 Dấu hiệu nhận biết nhu cầu ứng dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP

Thế nào là một phần mềm ERP tốt cho doanh nghiệp bạn?

Phần mềm ERP tốt là phần mềm phù hợp với doanh nghiệp

Khi làn sóng công nghệ 4.0 và xu hướng chuyển đổi số bùng nổ trong những năm gần đây; các doanh nghiệp cung cấp phần mềm và giải pháp quản trị doanh nghiệp cũng theo đó nở rộ. Khi tìm kiếm về phần mềm, dễ dàng để thấy hàng trăm ngàn doanh nghiệp khác nhau; với những sản phẩm, giải pháp và nhiều chức năng, đặc điểm khác biệt. Những đâu mới là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Khó có thể đánh giá một phần mềm là tốt hay không tốt. Nếu như không dựa vào một hệ quy chiếu cố định. Khi doanh nghiệp tìm kiếm phần mềm ERP, doanh nghiệp sẽ tìm kiếm những lợi ích mà phần mềm sẽ mang đến. Đó là cắt giảm hao phí, tự động hoá quy trình; đó là tối ưu vận hành hay nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ; đó là dự đoán tốt hơn, quản trị rủi ro chính xác hơn,… Mà để đạt được những kết quả đó, phần mềm phải được ứng dụng và vận hành trơn tru trong doanh nghiệp.

Một phần mềm ERP có thể là tốt đối với doanh nghiệp này. Nhưng sẽ là không tốt đối với doanh nghiệp khác. Bởi, không có doanh nghiệp nào là giống nhau. Mỗi doanh nghiệp đều có một đặc trưng riêng; trong quy trình vận hành hoặc trong đặc tính sản phẩm dịch vụ. Và mỗi doanh nghiệp đều có những thế mạnh cạnh tranh và một nguồn lực khác biệt. Chính vì thế, tính phù hợp chính là điều mà các doanh nghiệp cần phải khám phá và xác định.

Phần mềm “nương” theo doanh nghiệp, hay doanh nghiệp phải chuyển đổi vì phần mềm

Đây cũng là một trong những nỗi băn khoăn lớn của các doanh nghiệp khi tiếp cận công nghệ. Có những giải pháp phần mềm được doanh nghiệp đánh giá rất cao và tin tưởng vào tính đột phá của nó. Nhưng trong quá trình ứng dụng, doanh nghiệp lại loay hoay và bối rối vì “mặc một chiếc áo không vừa”.

Việc ứng dụng phần mềm là một phần quan trọng trong quá trình chuyển đổi số. Và khi thực hiện chuyển đổi số là khi doanh nghiệp cần phải thay đổi; để hoàn thiện và tối ưu hiệu quả vận hành. Vậy thì những thay đổi ấy có nên là thay đổi để phù hợp với một phần mềm nào đó hay không? Ngược lại, trong thị trường nền kinh tế cạnh tranh và bão hoà như hiện nay; các doanh nghiệp cần có những thế mạnh cạnh tranh riêng để trở nên khác biệt. Vậy phần mềm có nên được thiết kế để giúp doanh nghiệp khai thác và đẩy mạnh những lợi thế cạnh tranh ấy?

Câu trả lời không phải hoàn toàn là một hướng nào cả. Mà cần có sự phối hợp và điều chỉnh nhịp nhàng; để doanh nghiệp vừa có thể xây dựng được nền tảng công nghệ chuyển đổi số thích ứng; vừa giữ được bản sắc và khai thác được tiềm năng cạnh tranh khác biệt riêng của mình.

► Xem thêm: Tất tần tật về phần mềm ERP – The ABCs Of ERP

Các tiêu chí để đánh giá một phần mềm ERP tốt

1/ Giải pháp quản trị tương thích

Sai lầm của nhiều doanh nghiệp khi đi tìm kiếm phần mềm, đó là chỉ đánh giá các yếu tố rời rạc; mà không quan tâm đến giải pháp tổng thể. Nếu doanh nghiệp chỉ tìm kiếm một phần mềm đơn lẻ; ví dụ phần mềm CRM để quản lý quan hệ khách hàng mà thôi; thì chỉ cần quan tâm đến các tính năng, chức năng của phần mềm đó có đáp ứng nhu cầu của bộ phận Sales/CSKH hoặc marketing hay không mà thôi. Tuy nhiên, phần mềm ERP là một hệ thống toàn diện để hoạch định nguồn lực toàn doanh nghiệp. Và nó sẽ là nền tảng vận hành và kết nối nhiều phòng ban, bộ phận khác nhau. Vì thế, phần mềm phải được thiết lập, phân cấp và tương thích với quy trình quản trị vận hành chung của doanh nghiệp.

Dễ hiểu hơn, đối với một doanh nghiệp thương mại chẳng hạn. Quy trình vận hành từ lúc khởi đầu đến lúc kết thúc phải được làm rõ bằng văn bản hoặc hình vẽ. Vì mỗi doanh nghiệp đều có một nguyên tắc và các thứ tự ưu tiên riêng. Đối với các nhà cung cấp phần mềm cũng thế. Chính vì thế, trước khi doanh nghiệp có thể đánh giá một giải pháp phần mềm ERP là tốt hay không; doanh nghiệp cần phải xác định và vẽ nên cho mình một sơ đồ vận hành trước. Giải pháp phần mềm ERP tốt sẽ đáp ứng và tối ưu được từng quy trình trong sơ đồ ấy.

Lưu ý cho doanh nghiệp

Sơ đồ và quy trình vận hành trong doanh nghiệp thường được tư vấn và hoàn thiện bởi nhà tư vấn giải pháp giàu kinh nghiệm. Trong mỗi ngành đặc thù thường sẽ có một khung sơ đồ chuẩn; được xây dựng dựa trên sự thấu hiểu, tổng hợp các best-practise từ các doanh nghiệp đầu ngành. Cộng với kinh nghiệm triển khai thực tế từ các case-study; và sẽ được điều chỉnh thêm theo đặc thù riêng của doanh nghiệp.

2/ Chức năng chi tiết đáp ứng nhu cầu

Để một phần mềm ứng dụng và vận hành tốt tổng thể; thì ở từng bộ phận và quy trình, nó phải phát huy được tính tiện lợi và nhanh chóng của mình. Đó là điều thứ hai mà các doanh nghiệp cần đánh giá một phần mềm ERP tốt hay không; đó là khả năng đáp ứng các nghiệp vụ chi tiết ở từng bộ phận.

Thông thường, phần mềm ERP sẽ bao gồm nhiều phân hệ nhỏ và đặc trưng cho từng phòng ban chức năng. Mà tuỳ theo từng doanh nghiệp, số lượng lẫn tên gọi của từng phân hệ có sự khác nhau.

Ví dụ, ở các doanh nghiệp Sản xuất, quy trình xuất hiện công đoạn quan trọng; đó là tính giá thành sản phẩm hoặc giá thành bán thanh phẩm. Vì thế, phần mềm sản xuất cũng cần có những tính năng phục vụ linh hoạt cho công đoạn này.

► Xem thêm: 5 Phân hệ cốt lõi của một phần mềm ERP

3/ Tính mềm dẻo và linh hoạt

Không có phần mềm nào là phù hợp hoàn hảo cho doanh nghiệp. Thông thường, các phần mềm chỉ ở mức cơ bản nhất; hoặc có các đặc thù riêng cho một nhóm ngành nhất định. Hay thường gặp ở các gói phần mềm đóng gói sẵn; hoặc các phần mềm ERP nước ngoài. Các phần mềm này thương có ưu điểm về chi phí và thời gian triển khai nhanh. Song, nó lại có nhược điểm là thiếu tính linh hoạt và customize; một phần vì doanh nghiệp không sở hữu hoặc có khả năng điều chỉnh phần mềm. Khiến doanh nghiệp khó đưa vào ứng dụng, hoặc gây nên nhiều bất tiện, kém hiệu quả trong vận hành

Đối với một phần mềm ERP tốt cho doanh nghiệp; doanh nghiệp cần phần mềm ấy được tuỳ chỉnh linh hoạt để có thể đáp ứng các quy trình và yêu cầu vận hành riêng. Chính vì thế, tính mềm dẻo và linh hoạt là yếu tố quan trọng để đánh giá phần mềm ERP phù hợp. Thông thường, những nhà cung cấp sở hữu và phát triển phần mềm có thể đáp ứng tốt nhu cầu này. Họ có một đội ngũ công nghệ riêng mình để nhanh chóng điều chỉnh, customize các tính năng mà doanh nghiệp mong muốn.

4/ Công nghệ và khả năng cập nhật

Phần mềm ERP là một sản phẩm được sản xuất dựa trên nền tảng công nghệ. Mà công nghệ trên thế giới hiện nay đang thay đổi và cập nhật theo từng ngày. Với tốc độ phát triển chóng mặt của công nghệ, phần mềm cũng phải phát triển song song; để không trở nên lỗi thời và kém hiệu quả. Đối với phần mềm ERP, không nhất thiết phải cập nhật và cải tiến liên tục; song nên thực hiện định kỳ để tối ưu khả năng vận hành và ứng dụng thêm các công nghệ mới. Đặc biệt đối với phần mềm kế toán, doanh nghiệp Việt cần phải liên tục cập nhật các thông tư; nghị định và thay đổi mới nhất của luật pháp; để thực hiện đúng và chính xác.

Doanh nghiệp nên quan tâm đến công nghệ của phần mềm và khả năng/dịch vụ cập nhật theo yêu cầu/định kỳ của nhà cung cấp. Vì một phần mềm sẽ trở nên lỗi thời, thậm chí cồng kềnh và cản trở vận hành; nếu như nó không được liên tục tối ưu và ứng dụng các công nghệ mới.

5/ Khả năng đồng hành của nhà cung cấp phần mềm

Sau cùng, mọi doanh nghiệp đều nhận thức được phần mềm ERP là một khoản đầu tư không hề nhỏ. Nó sẽ tiêu tốn nhiều nguồn lực về chi phí, thời gian, con người,… Và chẳng một doanh nghiệp nào muốn triển khai một phần mềm ERP thất bại; hay phải thay đổi phần mềm ERP khác một cách thường xuyên cả. Công cụ có thể thay đổi, công nghệ có thể thay đổi; nhưng con người và sự thấu hiểu thì nên được duy trì. Thế nên, khi tìm kiếm phần mềm ERP là doanh nghiệp đi tìm một đối tác đồng hành. Vì sao?

Việc thay đổi phần mềm ERP của đơn vị này thành của đơn vị khác không dễ. Không tính đến các nguồn lực tiêu hao; để ứng dụng một nền tảng mới toanh cho từng hoạt động/ phòng ban trong doanh nghiệp; đó sẽ còn là một nước đi mạo hiểm hơn. Đó cũng là lý do mà nhiều doanh nghiệp hiện nay, dù không hiệu quả; những bắt buộc phải duy trì hệ thống ERP cũ xưa. Vì những rủi ro cho việc thay đổi còn lớn và nguy hiểm hơn. Mà điều đó đến từ việc nhà cung cấp phần mềm không còn đồng hành với doanh nghiệp.

Để lựa chọn một phần mềm ERP tốt, doanh nghiệp cần lựa chọn một nhà cung cấp tốt. Đó là: Giàu kinh nghiệm quản trị và triển khai; Tinh thông về công nghệ và phần mềm; Uy tín để cùng đồng hành lâu dài.

Tạm Kết

Giai đoạn cách mạng 4.0 và xu hướng chuyển đổi số hiện nay đang trở nên nóng bỏng; nhất là trong giai đoạn đại dịch này đã hích những lực đẩy; đòi hỏi doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ để duy trì, thích nghi và phát triển trên thị trường số. Đại dịch giống như một cuộc sàng lọc, loại trừ các doanh nghiệp cồng kềnh và kém hiệu quả. Mặc dù giải pháp phần mềm ERP không hề mới mẻ; nhưng doanh nghiệp vẫn còn e dè và lo sợ khi lựa chọn. Không có một phần mềm ERP nào là tốt hay không tốt. Quan trọng là các doanh nghiệp cần nhìn nhận về tính phù hợp và khả năng tạo nên hiệu quả của nó.

Phần mềm ERP tốt là phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

Để được tư vấn và Demo các giải pháp quản trị doanh nghiệp; Đăng ký ngay hoặc liên hệ ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Giải pháp ERP của ASOFT giúp được gì cho doanh nghiệp?

Ban Biên Tập ASOFT.