Tầm quan trọng của quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp

Chủ tịch VinGroup Phạm Nhật Vượng từng nói rằng:. “Bất cứ công việc nào khi triển khai cũng cần có quy trình; có phân công nhiệm vụ và có đánh giá”  để nhấn mạnh tầm quan trọng của quy trình. Vậy quản lý công việc theo quy trình là gì? và tầm quan trọng của quy trình quản lý trong doanh nghiệp ra sao?

Quy trình là gì?

Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ; được thực hiện theo một thứ tự cố định; nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Dựa vào chức năng, các quy trình trong doanh nghiệp có thể được chia thành 4 nhóm:. Quy trình quản lý vận hành; Quy trình quản lý khách hàng; Quy trình  đổi mới; và Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là công việc tương đối mất thời gian; đòi hỏi nhiều kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, đây là yêu cầu gần như bắt buộc phải có nếu doanh nghiệp có tầm nhìn chiến lược; muốn đi vững, bước xa.

► Xem thêm: Quy trình quản lý công việc trong doanh nghiệp ngành Thương mại – Phân phối

Lợi ích của quy trình quản lý công việc đối với doanh nghiệp

Theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp tăng; đồng nghĩa với sự tăng lên tương ứng của bộ máy nhân sự và khối lượng công việc. Nếu doanh nghiệp thiếu đi những quy trình được xây dựng và quản lý chuẩn mực; việc mâu thuẫn trong các hoạt động vận hành rất có thể sẽ xảy ra; đe dọa đến tiến độ cũng như kết quả mục tiêu của cả tổ chức.

Những lợi ích của một quy trình quản lý công việc chuẩn trong doanh nghiệp

Cụ thể hơn, về mặt lợi ích, những quy trình được xây dựng và quản lý hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp:

• – Cải thiện năng suất làm việc
• – Cắt giảm chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành
• – Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành; do các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, chuẩn hóa theo thứ tự
• – Nhanh chóng  tạo ra những bước tiến mới và đột phá; nhờ các đầu việc cũ đã được tối ưu và giải quyết triệt để

Với những lợi thế này; rõ ràng việc xây dựng và quản lý một quy trình “chuẩn mực” chính là con đường dẫn tới thành công; mà các cấp lãnh đạo không thể nào bỏ qua.

Tầm quan trọng của quy trình quản lý trong doanh nghiệp

Giúp nhân viên xác định rõ các công việc cần làm và thứ tự thực hiện

Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng, tính cách khác nhau; dẫn đến phong cách làm việc khác nhau. Vỡi những nhân viên xuất sắc và giàu kinh nghiệm thì không sao; nhưng đối với các nhân viên chưa có kinh nghiệm, có thể cách làm việc riêng của họ sẽ là nguyên nhân dẫn đến gián đoạn; hoặc giảm năng suất công việc. Do đó, áp dụng quy trình quản lý chung giúp mọi hoạt động của công ty thành một dòng chảy lưu loát; và trở nên minh bạch. Quy trình làm việc giúp người làm việc xác định những công việc cần làm là gì; thứ tự ra sao cần đạt kết quả như thế nào.

Phân công lao động rõ ràng

Làm việc theo quy trình giúp cấp trên dễ dàng giao việc cho cấp dưới. Quy trình quản lý giúp xác định các vài trò; trách nhiệm của từng nhân sự một cách rõ ràng. Điều này đặc biệt đem lại tiện lợi đối với công việc cần làm việc nhóm; bới nó giúp các thành viên trong nhóm phối hợp với nhau nhịp nhàng, ăn khớp; mà không lo làm trùng công việc của nhau hoặc bỏ sót công việc.

Cải thiện sự hài lòng của khách hàng

Quy trình quản lý có vẻ như là một vấn đề nội bộ và không mấy liên quan gì đến khách hàng. Nhưng thực chất nó có liên hệ mật thiết đến sự hài lòng của khách hàng; cụ thể là trong quy trình chăm sóc khách hàng.

Quy trình quản lý giúp nhân viên chăm sóc khách hàng một cách đầy đủ và sát sao nhất. Từ giai đoạn tiếp cận khách hàng cho đến giai đoạn chăm sóc hậu mua hàng; để tăng tỷ lệ tái mua hàng. Việc chăm sóc khách hàng theo đúng quy trình chuẩn đã được quy định cho khách hàng thấy sự chuyên nghiệp của công ty; cảm thấy được chăm sóc tốt và rất có thể họ sẽ giới thiệu người thân sử dụng sản phẩm.

Tăng lợi thế cạnh tranh

Trong thời đại mà các doanh nghiệp “mọc lên như nấm sau mưa”; việc tìm cho mình một quy trình chuẩn giúp bộ máy làm việc diễn ra nhịp nhàng chính là tạo lợi thế cạnh tranh đối với các đối thủ.

Thực tế, quy trình quản lý là kinh nghiệm được đúc rút sau nhiều năm hoạt động; và cũng là những kiến thức được tích lũy qua nhiều tài liệu của mỗi chủ doanh nghiệp. Do đó, quy trình làm việc thường thể hiện nét đặc trưng riêng của mỗi doanh nghiệ;p và hàm chứa trong đó lợi thế kinh doanh riêng.

► Xem thêm: Ngành sản xuất có quy trình quản lý công việc đặc thù như thế nào?

Tạm kết

Một tổ chức vận hành trơn tru, phát triển rực rỡ luôn là mục tiêu của bất cứ nhà lãnh đạo nào; trong quá trình chèo lái doanh nghiệp của mình. Dù vậy, con đường nào chẳng lắm chông gai; việc hoàn thành mục tiêu này trong thực tế vô cùng gian nan; đòi hỏi những người tiên phong phải xác định được đúng hướng đi ngay từ đầu mới có thể thành công.

Rất nhiều người đã thử, vấp ngã nhiều, đứng dậy mới ngộ ra:. Thứ các doanh nghiệp và nhà quản lý cần để vận hành, phát triển bền vững; chính là những quy trình làm việc thật sự chính xác và hiệu quả trong nội bộ tổ chức.

ASOFT luôn hiểu rằng, mỗi doanh nghiệp – mỗi đặc điểm kinh doanh vận hành – mỗi hướng đi và tầm nhìn; thì quy trình quản lý công việc cũng có sự khác biệt. Chính sự khác biệt này tạo nên giá trị riêng và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trước các đối thủ trên thị trường. Mà những quy trình trên, dù có xây dựng hoàn hảo đến đâu; nếu không có giải pháp đưa quy trình vào hoạt động vận hành của doanh nghiệp; thì cũng sẽ trở nên vô ích.

Một hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp được thiết kế và điều chỉnh phù hợp với đặc thù doanh nghiệp sẽ là một lựa chọn cho mọi doanh nghiệp trong giai đoạn kỷ nguyên số 4.0 hiện nay

Công ty Cổ phần ASOFT – Chuyên tư vấn và cung cấp các giải pháp phần mềm trong quản trị doanh nghiệp; sẽ giúp doanh nghiệp bạn đến gần hơn với HIỆU QUẢ và HIỆU SUẤT. Đăng ký ngay TẠI ĐÂY; Hoặc liên hệ đến Hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

Ban Biên tập ASOFT