Phần mềm quản lý nhân sự thời 4.0 cần có những tính năng nào? - ASOFT-ERP

Nguồn nhân lực là một tài sản vô cùng quý báu; làm nên giá trị khác biệt và sức mạnh của DN. Bởi bất kể tổ chức của bạn làm gì; một trong những yếu tố tiên quyết tạo nên thành công cho doanh nghiệp đó là nhân sự. Đó cũng là lý do, quản lý nhân sự là một trong những vấn đề trọng tâm; được các doanh nghiệp chú trọng. Nhất là trong thời đại 4.0 và môi trường việc làm đa dạng.

Nội dung chính

Phần mềm quản lý nhân sự HRM 4.0 có gì khác?

Công cụ Phần mềm quản lý nhân sự HRM vốn đã không xa lạ đối với những người làm Nhân sự hiện nay. Nếu như trước kia, phần mềm HRM hỗ trợ DN trong các vấn đề cơ bản và lặp lại như:. Quản lý hồ sơ nhân viên; Chấm công tính lương; Bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân,.. Thì cuộc cách mạng 4.0 đã làm thay đổi và cái tiến nhiều những chức năng của HRM; với mục đích thích ứng và quản trị nguồn nhân lực hiệu quả hơn.

Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm nhân sự HRM; được cung cấp bởi nhiều công ty phần mềm khác nhau; nhưng tựu chung lại các phần mềm này đều hướng đến những mục tiêu chung đó là:

– Tối ưu hóa nguồn lực hiện tại, giảm chi phí quản lý nguồn lực cho tương lai
– Cung cấp các thông tin thống kê hữu ích cho những chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho tương lai; như đào tạo & phát triển; tuyển dụng & đánh giá; lương bổng & phúc lợ,.. Để từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
– Trao đổi thông tin về các vấn đề nhân sự một cách nhanh chóng, kịp thời; nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn của nhân viên.
– Hướng tới mục tiêu “CON NGƯỜI LÀ TÀI SẢN LỚN NHẤT CỦA DOANH NGHIỆP”.

► Xem thêm: Phần mềm HRM và 6 tiêu chí cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm HRM cho doanh nghiệp
► Xem thêm: Những lợi ích doanh nghiệp sẽ đạt được khi ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự

Những tính năng nổi bật cần có ở một Phần mềm quản lý nhân sự HRM của thế hệ 4.0

Phần mềm quản lý nhân sự HRM 4.0 với những tính năng nổi bật

1/ Quản lý thông tin

Các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự nên bao gồm một thư mục đầy đủ các hồ sơ nhân viên; có thể bao gồm các thông tin cơ bản như:

– Họ tên; ngày tháng, năm sinh; nơi sinh; dân tộc; tôn giáo; số CMND; ngày cấp; nơi cấp; thông tin liên hệ, hợp đồng lao động…

– Theo dõi quá trình công tác và kinh nghiệm làm việc của nhân viên từ trước khi vào làm tại đơn vị. Theo dõi quá trình công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển nhân viên. Quản lý các quyết định khen thưởng, kỷ luật của nhân viên khi làm việc tại đơn vị.

Các hệ thống quản lý nhân sự có thể cung cấp một cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên; cho phép họ đăng nhập và xem thông tin quan trọng; cũng như cơ sở kiến thức về các tài liệu thông tin.

2/ Quản lý chấm công

Phần mềm nhân sự có thể coi là đồng hồ thời gian của nhân viên; hỗ trợ quản lý lịch biểu của nhân viên, theo dõi giờ ghi lại của mỗi nhân viên; giám sát việc làm thêm giờ và vắng mặt do nghỉ phép, nghỉ bệnh và nghỉ lễ….Các chức năng với phần mềm nhân sự hỗ trợ quản lý chấm công đó là:

– Kết nối với máy chấm công (vân tay, thẻ từ,…); hoặc các hình thức chấm công hiện đại (nhận diện khuôn mặt, GPS,..); để nhận dữ liệu chấm công hàng ngày; giúp cán bộ nhân sự giảm được thời gian và công sức chấm công cho từng nhân viên.
– Thiết lập lịch làm việc, ca làm việc, danh mục ngày nghỉ Lễ, nghỉ phép.
– Lập bảng chấm công chi tiết cho từng phòng ban, bộ phận. Chấm công chi tiết đến từng nhân viên theo ngày, ca làm việc.
– Linh hoạt trong việc sửa công có lý do chính đáng như đi công tác, gặp khách hàng … Lưu vết khi có sự thay đổi dữ liệu.
– Tổng hợp số ngày công nhân viên đi làm, nghỉ phép, nghỉ ốm, số giờ làm ngoài giờ,…để lập bảng chấm công tổng hợp.
– Cho phép lập bảng chấm công tổng hợp từ nhiều bảng chấm công chi tiết.
– Cho phép nhập bảng chấm công chi tiết, bảng chấm công tổng hợp từ Excel vào phần mềm.
– Tổng hợp số lần hoặc tổng thời gian nhân viên đi làm muộn, về sớm; để áp dụng kỷ luật theo quy định của từng doanh nghiệp.
– Đáp ứng tốt việc chấm công cho các doanh nghiệp có nhiều ca làm việc.
– Tự động gửi bản chi tiết chấm công cho nhân viên theo mẫu yêu cầu

3/ Quản lý tính lương

Tính lương là một trong những đầu việc tiêu tốn nhiều thời gian nhất của phòng HR. Tuy nhiên lại dễ xảy ra sai sót khi tính lương thủ công. Với phần mềm nhân sự, công tác tính lương sẽ được tự động hóa; thông qua các công thức được thiết lập:

– Tự động lấy dữ liệu trong hồ sơ nhân viên phục vụ cho việc tính lương
– Cho phép bổ sung thông tin về các khoản thu nhập, khấu trừ
– Tự động cập nhật các quy định mới nhất của Nhà nước về Biểu tính thuế TNCN cho từng loại đối tượng; các quy định về mức lương tối thiểu, các khoản giảm trừ, miễn thuế; và tỷ lệ trích đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc.
– Tự động tính lương làm thêm giờ căn cứ vào bảng tổng hợp chấm công thời gian
– Tự động tính các khoản phạt đi muộn, về sớm,… theo quy định của công ty
– Tự động tính thuế TNCN của nhân viên theo biểu tính thuế
– Lập bảng thanh toán tiền lương dựa trên bảng lương đã tính được để chuyển trả lương cho nhân viên
– Theo dõi các khoản lương tạm ứng, phải trả, còn nợ đến từng nhân viên
– Theo dõi, xác nhận việc điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm khi có phát sinh
– Tự động gửi phiếu lương cho từng nhân viên

4/ Quản lý hiệu suất nhân viên

Đặt mục tiêu cho từng cá nhân bằng cách đưa ra các chỉ số KPI; và hiển thị số liệu một cách trực quan giúp nhà quản lý có số liệu tức thời; từ cấp độ doanh nghiệp xuống từng bộ phận, cá nhân ở dưới. Qua đó giám sát được kết quả hoàn thành công việc của từng phòng ban, từng cá nhân; để tạo ra cơ sở để trả lương, thưởng và các chế độ chính sách khác một cách công bằng. Từ đó giúp tối ưu giúp thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

Phần mềm nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý hiệu suất nhân viên:

– Thiết lập hệ thống KPI cho doanh nghiệp cụ thể đến từng phòng ban/cá nhân; dựa trên các trách nhiệm, nhiệm vụ, mục tiêu kinh doanh mà từng vị trí chức danh đó phải thực hiện.
– Thiết lập từng thang điểm đánh giá của từng mục tiêu
– Thống kê dữ liệu về chỉ số KPI và hiển thị số liệu một cách trực quan; giúp nhà quản lý có số liệu tức thời; từ cấp độ doanh nghiệp xuống từng bộ phận, cá nhân ở dưới.
– Cho phép giám sát các kết quả hoàn thành công việc của từng phòng ban, từng cá nhân; để tạo ra cơ sở để trả lương, thưởng và các chế độ chính sách khác một cách công bằng; giúp tối ưu giúp thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

► Xem thêm: KPI là gì? Cách thức xây dựng KPI cho nhân viên
► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên với giải pháp phần mềm

5/ Đánh giá tính cách nhân sự

Phần mềm quản lý nhân sự được tích hợp bằng các hệ thống đánh giá tính cách. Với ASOFT-HRM, hệ thống đánh giá DISC giúp doanh nghiệp xác định được tính cách, thiên hướng; hỗ trợ cho DN xác định tuyển dụng đúng nhân sự cho đúng vị trí, công việc phù hợp.

Tính cách là thông tin giá trị và vô cùng hữu ích đối với phòng nhân sự; cũng như ảnh hưởng đến các kế hoạch nhân sự trong tương lai.

6/ Quản lý công việc và nhắc hạn.

Đây là một tính năng hỗ trợ nhân sự trong các công tác hàng ngày; và những việc mang tính thời hạn, thường xuyên bỏ lỡ như:

– Nhắc hạn hợp đồng lao động, để lên kế hoạch gia hạn, tái ký, bổ nhiệm vị trí,..
– Nhắc hạn hợp đồng với các đơn vị cung cấp hỗ trợ bên ngoài
– Quản lý công việc hành chính, giấy tờ, kỳ hạn thanh toán, …
– Quản lý quy trình tuyển dụng thống nhất, chuyên nghiệp. Hệ thống tự động thực hiện các quy trình tuyển dụng như:. Quản lý thông tin ứng viên, gửi email mô tả công việc; lên lịch hẹn phòng vấn, đánh giá kết quả tuyển dụng,..

Kết

Các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự HRM ngày càng có sự phát triển để đáp ứng sự mong đợi của khách hàng. Trong tương lai, các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự này có kế hoạch áp dụng nhiều chức năng hơn nữa; để giải quyết các vấn đề phức tạp hơn được tìm thấy trong phòng nhân sự.

Để được tư vấn và Demo trực tiếp phần mềm HRM cùng các tính năng ưu việt; Đăng ký tại đây; Hoặc liên hệ Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban Biên tập ASOFT