Các tiêu chí đánh giá Phần mềm quản lý công việc tốt

Nhưng giữa vô số dạng phần mềm từ các nhà cung cấp khác nhau, làm sao để doanh nghiệp lựa chọn cho mình phần mềm quản lý công việc phù hợp? Những tiêu chí dưới đây giúp bạn đánh giá phần mềm quản lý tốt và đưa ra lựa chọn.

► Xem thêm: Review top 5 Phần mềm quản lý công việc miễn phí phổ biến nhất hiện nay

Trước khi đi vào các tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý công việc tốt là như thế nào; hãy tìm hiểu Phần mềm quản lý công việc là gì?

Phần mềm quản lý công việc là gì?

Giữa thời thế công nghệ lên ngôi; thị trường cạnh tranh khốc liệt, các phần mềm quản lý công việc đã được ra đời. Đem tới lợi thế tốc độ; năng suất vượt trội cho doanh nghiệp; và là trợ thủ đắc lực cho các nhà quản trị hiện đại. Giúp cho việc quản lý tiến độ và thông tin trở nên dễ dàng hơn; hạn chế tối đa sự xuất hiện của những công văn, giấy tờ. Và thay vào đó là một hệ thống quản lý công việc trực tuyến.

Ngày càng có nhiều công cụ tương tự ra đời. Với nền tảng trực quan, đơn giản và miễn phí như: Trello, Asana, Backlog, Jira,.. Tuy nhiên do sự biến đổi nhanh chóng của khoa học công nghệ, những công cụ này ngày càng bộc lộ nhiều yếu điểm trong công tác tổ chức và quản lý công việc.

Và sự ra đời của phần mềm quản lý công việc là lời giải đáp cho nỗi băn khoăn này. Các phần mềm này được xây dựng để đáp ứng độ phức tạp của các dạng công việc; dự án đặc thù. Tùy theo nhà cung cấp mà phần mềm quản lý công việc sẽ có giao diện và tính năng chuyên biệt.

Phần mềm quản lý công việc có thể giúp ích cho bạn như thế nào?

Bài toán của các nhà quản trị là làm sao kiểm soát những công việc và dự án đang diễn ra; tối ưu nguồn lực có hạn và nâng cao năng suất doanh nghiệp. Để giải được bài toán này, các phần mềm quản lý công việc sẽ giải quyết 2 việc:

(1) Minh bạch hóa quá trình giao việc – nhận việc giữa nhà quản lý và nhân viên; từ đó minh bạch hóa trách nhiệm
(2) Giúp nhà quản lý lên kế hoạch; và giúp nhân viên cộng tác, làm việc tập trung trên một nền tảng duy nhất.

► Xem thêm: Những lợi ích lớn khi quản lý dự án với giải pháp phần mềm

Tóm lại, lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý công việc có thể quan sát ở 2 góc độ.

Đối với nhân viên

Phần mềm quản lý công việc có thể giúp nhân viên:

• – Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.
• – Biết đâu là những việc cần ưu tiên.
• – Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
• – Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.

Đối với nhà quản lý

Phần mềm quản lý công việc đem lại những lợi ích như sau:

• – Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận
• – Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
• – Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả
• – Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất

Các tính năng cần để đánh giá phần mềm quản lý công việc

Dựa vào những nhu cầu trên, các tính năng cơ bản cần có đối với một phần mềm quản lý công việc là:

1. Tính năng cộng tác:
Giao tiếp là yếu tố không thể thiếu trong làm việc theo nhóm và dự án. Nhà quản lý phải giao tiếp với nhân viên khi phân công nhiệm vụ và góp ý công việc. Các thành viên nhóm cần giao tiếp để phối hợp nhịp nhàng. Do đó, phần mềm quản lý công việc cần có các tính năng cộng tác cần thiết như: tạo việc, giao việc; theo dõi công việc trực quan; chat và bình luận trong từng công việc; khả năng tích hợp với các tiện ích như lịch, email…

2. Tính năng lập kế hoạch và theo dõi trạng thái:
Phần mềm cần thuận tiện cho nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù công việc; hoặc theo workflow dự án; đồng thời giúp theo dõi trạng thái công việc theo thời gian thực. Tính năng phổ biến nhất hiện nay trong các phần mềm quản lý công việc là biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban; thể hiện tiến độ công việc một cách trực quan.

3. Tính năng báo cáo:
Báo cáo chi tiết, trực quan về công việc của thành viên; và dự báo tiến độ dự án là một tính năng cần thiết. Giúp nhà quản lý cân nhắc điểm mạnh, điểm yếu của cả team để phân bổ nguồn lực hiệu quả.

4. Tính năng phân quyền sử dụng:
Đây là tính năng quan trọng nhằm phân chia các vai trò khác nhau trong dự án. Khi áp dụng phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo thứ bậc kỉ luật trong tổ chức.

Kết

Khi lựa chọn và đánh giá phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp mình, bạn nên review qua những tính năng trên. Liệu nó có thể đáp ứng tốt với nhu cầu hiện tại và trong tương lai hay không?

Nhưng đừng quên, phần mềm là một công cụ để nâng cao hiệu suất công việc; chứ không phải để khiến quy trình làm việc trở nên rối rắm và phức tạp không cần thiết. Chính vì thế, lựa chọn đúng phần mềm phù hợp với nhu cầu là điều rất quan trọng.

Để được tư vấn chính xác nhất và Demo phần mềm, Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ đến phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban Biên tập ASOFT.