Gỡ rối quản lý kho cho doanh nghiệp với Phần mềm Quản lý Kho

A – Khó khăn khi quản lý hàng tồn kho

Quản lý kho – Tưởng chừng là một việc đơn giản – chỉ khi bạn có 1 vài danh mục hàng hóa. Nhưng, khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, với hàng trăm loại hàng hóa, câu chuyện sẽ không còn đơn giản bằng những ghi chép trong sổ hay quản lý bằng Excel nữa. Đó sẽ là một quy trình cồng kềnh, tốn nhiều chi phí và khó khăn. Bởi:

• – Không thể biết chính xác số lượng hàng trong kho – Chỉ với phương pháp thông thường như sổ sách, excel. Và khi chủng loại hàng lên đến hàng chục, hàng trăm, thì việc thống kê ngay không hề dễ dàng và chính xác được.
• – Không có phương pháp để cân đối hàng tồn hiệu quả:. Mỗi loại hàng có một mức tiêu thụ khác nhau. Khi những ghi chép bán hàng quá rời rạc, doanh nghiệp không thể nhận thấy và ứng phó hiệu quả. Dẫn đến tình trạng: Có hàng thiếu, có hàng lại dư
• – Không truy xuất địa điểm lưu hàng chính xác:. Khi doanh nghiệp có kho bãi rộng, hoặc nhiều địa điểm kho khác nhau, việc truy xuất vị trí và số lượng chính xác của hàng hóa trở nên không thể. Mặc dù cấp thiết, nhưng với phương pháp thủ công không thể đáp ứng được
• – Chất lượng hàng hóa giảm sút:. Do hàng tồn lâu, không được luận chuyển khiến chất lượng hàng hóa giảm sút. Kết quả là doanh nghiệp sẽ phải hủy hàng, ảnh hưởng đến chi phí.
• – Thất thoát, hao phí hàng hóa:. Do hàng hóa không được kiểm kê nghiêm ngặt, gây tình trạng tuồn hàng, mất, nhầm lẫn,..
• …..

Và còn vô vàn khó khăn khác cho các nhà quản lý kho

► Xem thêm: 6 bí quyết quản lý kho hiệu quả

B – Lợi ích khi ứng dụng quản lý bằng phần mềm quản lý kho ASOFT

1. Quản lý hệ thống kho với bộ mã vật tư, hàng hóa thống nhất, linh hoạt

Hệ thống kho trong phần mềm ASOFT – ERP được quản lý theo dạng đa cấp độ. Bắt đầu từ một nhà máy, công ty đến từng kho trong hệ thống. Và chi tiết hơn nữa là quản lý đến các khu vực, vị trí trong kho theo nhu cầu.

Chức năng này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp đa chi nhánh. Với nhiều kho hàng ở các vị trí địa lý cách xa nhau. Việc xác định hàng hóa đang ở đâu, với số lượng bao nhiêu rất quan trọng. Nó sẽ giúp tối ưu chi phí của quy trình giao hàng, và cả quản lý đơn hàng.

Phần mềm quản lý kho trong ASOFT – ERP cho phép linh động khai báo bộ mã vật tư, hàng hóa. Cấu trúc mã bao gồm nhiều phân đoạn và kiểu dữ liệu do người sử dụng tự định nghĩa.

► Xem thêm: Nâng cao hiệu quả QUẢN LÝ KHO với giải pháp phần mềm

2. Lưu trữ nhiều thông tin vật tư, hàng hóa

Trong phần mềm ERP, hàng hóa được lưu trữ kèm theo thông tin quản lý bao gồm:. Kích thước, trọng lượng, thể tích; thời gian mua hàng, nhận hàng, có cần kiểm nghiệm hay không; thời gian sản xuất và hạn sử dụng, số lô,…Ngoài ra còn có một số vùng cho phép người sử dụng mở rộng để khai báo thêm các thông tin cần quản lý theo đặc thù của doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp xác định nhanh chóng tình trạng hàng hóa để sắp xếp hợp lý.

3. Giao dịch kho tức thời, chính xác về lượng và giá trị

Các giao dịch kho chuẩn đều được định nghĩa sẵn trong phần mềm ERP. Và mọi nghiệp vụ phát sinh được ghi nhận tức thời vào hệ thống. Việc ghi nhận không mất nhiều thời gian, lại mang tính kế thừa. Giúp doanh nghiệp kiểm soát bởi hầu hết giao dịch nhập xuất đều căn cứ trên một nguồn cụ thể.

Ví dụ nhập kho mua hàng:. Thông tin để ghi nhận nhập kho được kế thừa thông tin từ đơn hàng. Vừa giảm công nhập liệu và tăng tính đối chiếu và kiểm soát. Đồng thời, do giao dịch nào cũng đều đi kèm số lượng và giá trị. Nên tại bất cứ thời điểm nào, doanh nghiệp cũng thấy được cả lượng tồn và giá trị tồn.

4. Nhiều phương pháp tính giá tồn kho trên phần mềm quản lý kho

Phần mềm ERP cung cấp nhiều lựa chọn về cách tính giá tồn kho. Tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp:. Như cách tính FIFO, LIFO, bình quân gia quyền, bình quân gia quyền liên hoàn, …. Khi đã thiết lập cách tính giá vào hệ thống thì hệ thống sẽ tự động tính giá vật tư, hàng hóa tức thời theo phương pháp đã chọn. Để bất kỳ thời điểm nào doanh nghiệp cũng có con số về giá trị tồn kho của mình.

5. Cảnh báo hạn mức tối thiểu – tối đa hàng tồn kho

Hệ thống quản lý tồn kho cho phép người quản lý thiết lập chính sách tồn trữ. Ví dụ, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách tồn kho tối thiểu – tối đa cho vật tư, nguyên liệu phụ, giá trị nhỏ không cần quản lý chặt chẽ. Khi kho xuống dưới mức tồn tối thiểu, hệ thống sẽ cảnh báo để yêu cầu mua thêm hàng. Đối với nguyên liệu nhập khẩu có thể áp dụng chính sách về điểm đặt hàng tối ưu.

6. Tự đồng bộ dữ liệu với bộ phận kế toán

Tương tự như các phân hệ khác trong phần mềm ERP, quản lý kho cũng tích hợp chặt chẽ với kế toán. Tất cả các giao dịch phát sinh đều được kế toán định nghĩa các tài khoản hạch toán đi kèm. Chính vì vậy, trong thao tác nhập/xuất, nhân viên chỉ cần chọn đúng giao dịch cần ghi nhận. Thì hệ thống sẽ tự động phát sinh định khoản tương ứng.

► Xem thêm: Những điều cần biết để làm chủ và mở rộng quy mô kinh doanh chuỗi bán lẻ

Giải pháp phần mềm quản lý kho ASOFT

Quản trị kho hiệu quả là yêu cầu tất yếu để các doanh nghiệp phát triển bền vững. Với hơn 17 năm kinh nghiệm triển khai cho 2.800 doanh nghiệp để quản lý hiệu quả, ASOFT sẽ đồng hành giúp bạn nâng cao khả năng quản lý và tối ưu nguồn doanh thu.

Để nhận tư vấn miễn phí về Giải pháp quản lý kho đặc thù ngành. Đăng ký ngay hoặc Liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT: 1900 6123