5 Dấu hiệu nhận biết nhu cầu ứng dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP

► Xem thêm: 9 Lý do phải tự động hóa chi phí công ty bằng giải pháp doanh nghiệp ERP

Khi nhận thấy đơn hàng và sự hài lòng của khách hàng dành cho doanh nghiệp đang ngày càng giảm sút; dự báo bán hàng dựa trên phỏng đoán nhiều hơn là số liệu thực tế; theo dõi hàng tồn kho rất khó khăn… Nếu những vấn đề này đã dần trở nên quen thuộc với bạn; thì có lẽ đã đến lúc công ty phải cân nhắc triển khai một giải pháp quản lý doanh nghiệp ERP.

Sau đây là 5 dấu hiệu hàng đầu giúp nhận biết nhu cầu ứng dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP

1. Dữ liệu khó truy cập

Trong khi công việc hoạt động kinh doanh sẽ tạo ra rất nhiều thông tin; thì nhân viên công ty lại khó để tiếp cận được những thông tin này. Mỗi lần sếp hỏi về doanh số trung bình biên hay các chỉ số đo lường hiệu quả; như số đơn hàng mỗi ngày hay doanh thu bán hàng theo tháng, quý; bạn cần phải mất rất nhiều thời gian để lấy, phân loại và tổng hợp thông tin.

Nếu nói về tính tự động, di động và tích hợp thông tin; thì hệ thống quản lý doanh nghiệp ERP vượt trội hơn hẳn những hệ thống đơn lẻ và bảng tính; cần phải liên tục cập nhật và tinh chỉnh thủ công bằng tay.

Trong khi đó, nhân viên công ty cần tiếp cận được những thông tin càng nhanh càng tốt; để bắt kịp nhịp độ của yêu cầu xuất phát từ công việc. Với hệ thống phần mềm ERP, không chỉ các cấp quản lý có thể dễ dàng theo dõi hoạt động kinh doanh mọi lúc mọi nơi; mà hệ thống nhân viên cũng có khả năng truy cập để cập nhật, làm việc chủ động và hiệu quả hơn.

2. Quá nhiều phần mềm quản lý cho các quy trình khác nhau trong hệ thống quản lý doanh nghiệp

Nhân viên công ty bạn lưu trữ, cập nhật và xử lý thông tin như thế nào? Nhân viên kế toán có đang sử dụng một hệ thống này để làm sổ sách; trong khi nhân viên sales lại sử dụng một hệ thống khác để nhập vào các đơn hàng của khách hay không? Nhân viên ở kho lại cũng sử dụng một hệ thống hoàn toàn khác nữa để vận chuyển và giao nhận hàng? Nếu hầu hết các câu trả lời là ‘có’ thì khả năng tương tác kém tỏng doanh nghiệp bạn là điều không tránh khỏi.

Sự thiếu nhất quán trong hệ thống có thể tàn phá cả một quá trình vận hành. Bắt đầu từ việc các hệ thống đầu-cuối hoạt động tách biệt với nhau; khiến thông tin không được thu tập chính xác; từ doanh số bán hàng, số lượng mặt hàng,.. ảnh hưởng tiêu cực đến việc quản lý tồn kho. Kế đó bộ phận kế toán cũng không nhận được thông tin chính xác nhất; kéo theo một loạt các hệ lụy cho ngân sách marketing, chi phí vận hành và lương bổng.

Nhu cầu hệ thống phần mềm quản lý ERP sẽ phát sinh khi doanh nghiệp đang ứng dụng quá nhiều phần mềm quản lý riêng lẻ. Theo đó, phần mềm ERP chính là liều thuốc giải; gom các hệ thống hiện hành lại thành một. Với một nguồn thông tin thống nhất duy nhất, dữ liệu cung cấp sẽ chính xác, thực tế hơn. Phần mềm ERP sẽ tích hợp các hệ thống tập trung; để các hoạt động kinh doanh đều dựa trên một cơ sở dữ liệu đơn lẻ và duy nhất.

3. Bộ phận kế toán gặp nhiều khó khăn khi không sử dụng hệ thống quản lý

Kế toán là bộ phận nhạy cảm nhất với bất kỳ thay đổi nào trong doanh nghiệp. Nếu như nhân viên kế toán của bạn mất hàng giờ mỗi tuần chỉ để nhập tay những hóa đơn giấy tờ; thông qua vô số bảng tính, thì bạn cần nghiêm túc cân nhắc cho một giải pháp tốt hơn.

Thời gian tiết kiệm mà giải pháp phần mềm ERP có thể đem lại khi dùng hệ thống xử lý các công việc lặp lại trên là một lợi thế vô cùng lớn thứ nhất. Độ chính xác và khả năng phân tích các con số trong kinh doanh là lợi thế thứ hai.

Tập trung tất cả dữ liệu tài chính trong một cơ sở đơn nhất – hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp; nhân viên kế toán của công ty sẽ được giải phóng khỏi những công việc giấy tờ khô khan; làm việc có năng suất hơn và tổng hợp những báo cáo quan trọng; mà không có sự chậm trễ, sai sót hay chống đối nào. Điều này hết sức quan trọng đối với hoạt động vận hành cơ bản của công ty; và đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện năng suất làm việc.

► Xem thêm: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ASOFT-ERP)

4. Tồn kho và dữ liệu khách hàng doanh nghiệp được lưu trữ độc lập trên từng hệ thống quản lý khác nhau

Có rất nhiều thách thức khi công việc kinh doanh được mở rộng. Một trong số đó sẽ là:

✔ Đội ngũ bán hàng tốn thời gian để yêu cầu thông tin và đưa ra dự báo bán hàng.
✔ Chuỗi cung ứng chưa sẵn sàng để tự động hóa. Và do vậy, phản ứng chậm chạp với yêu cầu.
✔ Quản lý tồn kho bị quá tải.

Khi doanh số bán hàng, tồn kho và dữ liệu khách hàng được lưu trữ một cách tách biệt; nó có thể gây ra vấn đề rất nghiêm trọng; không chỉ trong nội bộ công ty mà sẽ còn ảnh hướng đến trải nghiệm của khách hàng.
Một hệ thống ERP tốt với đầy đủ các tính năng điện toán đám mây cùng công cụ phân tích; sẽ giúp công ty vượt qua các thử thách nói trên.

Những nhân viên tuyến đầu giờ đây đã có thể trả lời bất cứ vấn đề liên quan đến đơn hàng của khách; mà không cần phải gác máy để gọi hỏi các bộ phận khác. Khách hàng có thể theo dõi tài khoản hay tình trạng đơn hàng dễ dàng thông qua hệ thống website. Sales sẽ được cải thiện hơn, nhờ vào những thông tin cập nhật liên tục và dễ truy cập; thông qua tích hợp nội bộ với các thiết bị nhỏ; khiến cho việc tiếp cận dữ liệu từ mọi lúc mọi nơi trở nên dễ dàng. Cuối cùng, quản lý kho sẽ thấy chuỗi cung ứng tự động dễ dàng để theo dõi hàng trong kho và đơn đặt đến. Điều này khiến cho việc kinh doanh của công ty phản ứng tốt hơn với nhu cầu của thị trường.

5. Quản trị kém và cơn ác mộng của IT

‘Quá phức tạp’, ‘tốn kém’ và ‘tốn thời gian’; là ba từ thường nghe nhất trong mô tả quản lý IT của một công ty có nhiều hệ thống. Điều chỉnh, tích hợp và bảo trì những hệ thống này; cùng với các bản sửa lỗi và nâng cấp sẽ ngày ngày tiêu hao nguồn lực. Khắp các phòng ban, lời phàn nàn về các chi tiết công việc bị quên, bỏ sót; những thao tác quan trọng bị bỏ qua và các nguồn lực đang không được quản lý đúng đắn.

Một hệ thống phần mềm quản lý ERP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề bằng cách áp dụng các quy trình công việc vào từng phòng ban; có thể thay đổi được khi cần thiết. Khi các những quy trình liên quan đến những phòng ban này; bạn có thể giải quyết những rắc rối quản lý.

Tạm kết

Những lý do đáng chú ý nhất cho việc hoạt động kém năng suất của công ty có thể bắt nguồn từ những yếu tố khác nhau. Tuy nhiên, nếu bạn nhận thấy 5 dấu hiệu nhận biết nhu cầu phần mềm ERP của doanh nghiệp như trên; thì lựa chọn phần mềm ERP là điều cần thiết. Đã đến đến lúc doanh nghiệp phát triển một cách vững chắc; và thiết kế lại quy trình dòng chảy của thông tin xuyên suốt doanh nghiệp; bằng một giải pháp thực sự chuyên nghiệp: Giải pháp phần mềm ERP.

Để được tư vấn về Giải pháp hệ thống phần mềm Quản lý doanh nghiệp ERP; Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Quy trình lựa chọn dự án ERP chuẩn nhất cho doanh nghiệp

Ban Biên tập ASOFT