5 bước quan trọng trong quy trình Chuyển đổi số

Bối cảnh nhu cầu chuyển đổi số

Bối cảnh đại dịch Covid19 vừa qua là một minh chứng vô cùng rõ ràng. Là một biến cố không thể tránh khỏi; các doanh nghiệp không có cách nào khác, mà bắt buộc phải chuyển mình thay đổi; để thích nghi với môi trường kinh doanh mới và duy trì hoạt động kinh doanh của mình. Chuyển đổi số cũng vậy.

Có nhiều nhận định cho rằng, Chuyển đổi số là một xu hướng mới không thể tránh khỏi. Mà chính nó sẽ làm thay đổi nhiều yếu tố quan trọng trong mô hình kinh doanh của doanh nghiệp. Tương tự thế, để tồn tại giữa làn sóng Chuyển đổi số này, các doanh nghiệp bắt buộc phải thay đổi. Có thể nói chuyển đổi số không phải là câu chuyện của riêng doanh nghiệp nào. Vấn đề cũng không phải là cân nhắc có nên chuyển đổi hay không chuyển đổi. Mà là “Bắt buộc phải chuyển đổi” . Hơn nữa, chuyển đổi số không chỉ là lựa chọn cho các tổ chức; mà là điều cần thiết buộc các công ty phải chuyển sang những cách thức kinh doanh mới trong kỷ nguyên số 4.0.

Chuyển đổi số đề cập những thay đổi trong đổi mới sản phẩm; tập trung vào trải nghiệm phân phối; vận chuyển đến người tiêu dùng; tái cấu trúc nội bộ các hoạt động kinh doanh và văn hóa công ty,..

Thách thức trong Chuyển đổi số

Thách thức phía trước – Nhưng nếu bắt tay vào thực hiện chắc chắn nó sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.

3 yếu tố rào cản của doanh nghiệp khi tiếp cận Chuyển đổi số, đó là:. Công nghệ – Chiến lược – Văn hóa.

Trước đây, công nghệ chỉ hỗ trợ hoạt động kinh doanh dưới vai trò Số hóa. Tức biến các thông tin kinh doanh thành dữ liệu có thể lưu trữ trên môi trường Số. Nhưng trong kỷ nguyên số hóa; công nghệ tạo ra những cơ hội kinh doanh mới, chiến lược mới; không chỉ hỗ trợ kinh doanh, mà còn thúc đẩy tăng trưởng, là nguồn gốc của lợi thế cạnh tranh.

Bên cạnh đó, chiến lược đóng góp vai trò rất quan trọng. Trong bối cảnh hiện nay, chiến lược tư duy truyền thống không còn phù hợp đối với mỗi doanh nghiệp. Lãnh đạo doanh nghiệp cần thay đổi suy nghĩ của mình; để có một chiến lược kinh doanh công nghệ số hiệu quả; tạo ra những trải nghiệm ban đầu; và lồng ghép những trải nghiệm đó vào quy trình chiến lược phát triển xuyên suốt doanh nghiệp.

Quy trình Chuyển đổi số

Chuyển đổi số tại một doanh nghiệp sẽ có 3 quá trình và 5 bước thực hiện

Quá trình 3 bước bắt đầu từ việc chuyển môi trường làm việc vật lý sang môi trường số; nhất là dữ liệu được đồng bộ và dễ dàng chia sẻ. Tiếp theo là xác định mục tiêu, mô hình hoạt động sẽ như thế nào sau khi chuyển đổi số. Và bước cuối cùng là cân nhắc các mục tiêu với nguồn lực và bắt tay vào thực hiện. Nói cách khác, doanh nghiệp muốn chuyển đổi số phải có ý thức đi dần từng bước; chứ chẳng thể nào “Một bước lên mây”

3 quá trình này được phân rã thành 5 bước thực hiện chính sau đây:

Bước 1: Rà soát mong muốn của doanh nghiệp

Chuyển đổi số là một quá trình dai dẳng và gian nan chứ không phải chỉ một hoặc hai năm. Do vậy, để thời gian và tiền bạc của doanh nghiệp mang lại giá trị bền vững và lâu dài; các lãnh đạo cần dành thời gian để nghĩ đến một kết quả cuối cùng mà chuyển đổi số mang lại. Ví dụ như ưu tiên tăng doanh thu hay giảm thời gian vận hành.

Tâm lý nóng vội muốn chạy theo doanh số hoặc lợi ích trước mắt thường dẫn đến hai hệ quả.

• – Một là doanh nghiệp sẽ dễ bị sa đà; mất nhiều thời gian và nguồn lực của mình để chữa ngọn mà không chữa gốc; dễ bỏ qua những vấn đề cốt lõi trong nội bộ.
• – Hai là khi doanh nghiệp tuỳ tiện chọn cho mình một nền tảng không phù hợp để giải quyết nhanh chóng một vấn đề; việc tích hợp các nền tảng rời rạc sau này sẽ là một khó khăn, thử thách lớn. Dẫn đến khó quản lí và đo lường hiệu quả.

Dưới sự thay đổi chóng mặt của công nghệ ngày nay; trước khi cân nhắc việc áp dụng chuyển đổi số; các lãnh đạo cần có một tâm thái bình tĩnh để tìm ra vấn đề nhức nhối nhất của doanh nghiệp; dựa trên sự thấu hiểu quy trình kinh doanh và bối cảnh thị trường hiện tại. Ngoài ra, tâm lý khách hàng nên được coi là trọng tâm để phác thảo ra một lộ trình chuyển đổi số cho phù hợp. Vì sau cùng, doanh thu vẫn luôn là cái đích của mọi doanh nghiệp.

Bước 2: Đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp

Sau khi đã có một hình dung nhất định về lộ trình chuyển đổi số; cũng như thứ tự ưu tiên; doanh nghiệp cần phải đánh giá lại mức độ sẵn sàng cho việc tái cấu trúc quy trình vận hành của mình. Đây là một bài toán không hề đơn giản; bởi nó đòi hỏi doanh nghiệp phải thoả mãn 2 yếu tố.

– Yếu tố thứ nhất: Con người

Đây là yếu tố quan trọng hơn cả; vì xét cho cùng, công nghệ cũng chỉ là một loại công cụ. Và hiển nhiên, không có một công cụ thần thánh nào có thể cứu sống doanh nghiệp; khi mà bản thân những người sử dụng nó không có tư duy thay đổi. Nói đúng hơn, sự thành công của chuyển đổi số sẽ được quyết định ngay trong tư duy và tầm nhìn; từ các cấp lãnh đạo lan toả đến các cấp nhân viên.

– Yếu tố thứ hai: Dữ liệu

Dữ liệu là tài sản đặc biệt quan trọng cho bước chuyển mình về công nghệ của doanh nghiệp. Song, ít có lãnh đạo nào được trang bị những hiểu biết cần thiết về nền tảng dữ liệu; để có thể hiểu rõ các con số đang nói gì. Do vậy, ban quản trị cần tìm đến sự phân tích chuyên nghiệp của các chuyên viên phân tích dữ liệu; để biến thông tin thành tài sản vốn và tận dụng nó làm bàn đạp trong việc chuyển đổi số. Ngoài việc kiểm tra, phân tích dữ liệu hiện có trong nội bộ doanh nghiệp; các lãnh đạo cũng cần phải chú ý đến dữ liệu của các đối tác chiến lược của mình. Để từ đó tạo ra một tầm nhìn bao quát về Chuỗi Giá Trị của doanh nghiệp; trước khi tiến hành chuyển đổi số.

Bước 3: Rà soát quy trình để đưa ra các thay đổi cần thiết

Ban quản trị không nhất thiết phải bao gồm toàn những chuyên gia về công nghệ; nhưng họ cần hiểu mình có thể đạt được những gì; khi kết hợp tầm nhìn kinh doanh với sức mạnh công nghệ. Cụ thể hơn, sau khi hiểu được các dữ liệu của doanh nghiệp đang phản ánh điều gì; các lãnh đạo cần nhìn thấy được các dấu hiệu để đánh giá độ trưởng thành về quy trình của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp có thể biết mình đang ở đâu; và đã sẵn sàng cho việc chuyển đổi số hay chưa.

Ban lãnh đạo có thể tận dụng những lúc sản xuất và giao dịch ít đi (ví dụ như do đại dịch Covid-19) để tái cấu trúc quy trình của mình cho phù hợp với việc chuyển đổi số. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp nhìn lại xem mình đã sẵn sàng hoàn toàn cho việc chuyển đổi số hay chưa. Quy trình nào hay khâu nào đang chưa sẵn sàng và nên giải quyết như thế nào. Một lần nữa, những người đưa ra quyết định không nên dựa vào những suy luận trực quan; mà cần có số liệu cụ thể và chi tiết nhất; để tìm ra một hướng đi hợp lý cho doanh nghiệp.

Bước 4: Tìm ra một giải pháp phù hợp và tối ưu nhất

Để tìm ra một giải pháp phù hợp thì hơn ai hết; chủ doanh nghiệp, đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp phải đặc biệt am hiểu đặc thù của sản phẩm hay dịch vụ mà mình đang cung cấp; từ đó mới có thể tìm ra giải pháp tối ưu nhất. Doanh nghiệp phải biết được là mình sẽ tiếp cận và phục vụ đối tượng nào? Đối tượng khách hàng đó hiện ở đâu? và làm sao để tiếp cận nhanh và chính xác nhất; đặc biệt chi phí phải thực sự phù hợp với bối cảnh, quy mô của doanh nghiệp.

Bước 5: Nuôi dưỡng tính cam kết trong chuyển đổi số của ban lãnh đạo và toàn thể doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thành công trong quy trình chuyển đổi số đều cho rằng; những thay đổi về văn hoá doanh nghiệp khó khăn hơn là những thay đổi về công nghệ.

Khi công nghệ đã trở nên quá phổ biến; người ta thường dễ bỏ qua những giá trị căn bản nhất là con người. Như đã giới thiệu ở Bước 2; việc xây dựng một văn hoá tôn trọng; đề cao sự mới mẻ và tinh thần học hỏi là một yếu tố quan trọng bậc nhất trong việc chuyển đổi số. Nó sẽ quyết định sự thành bại trong quá trình chuyển đổi số; và cả đường hướng kinh doanh của một doanh nghiệp.

Tạm kết

Chuyển đổi số là một thử thách lớn cho doanh nghiệp. Nó không chỉ đòi hỏi sự cố gắng từ ban quản trị đến toàn bộ đội ngũ nhân viên; mà còn đòi hỏi một chiến lược rõ ràng, kiên định; dựa trên những phân tích kỹ càng, tổng quát về dữ liệu. Sự đầu tư đúng mực và sự nghiêm túc trong quá trình thực thi.

Hy vọng tất cả các “Doanh nghiệp Việt” sẽ có bước chuyển mình mạnh mẽ; có kế hoạch chuyển đổi phù hợp và hiệu quả nhất. Sớm hòa mình vào xu thế thương mại toàn cầu.

Để được tư vấn về giải pháp và quy trình Chuyển đổi số cho doanh nghiệp; Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123.

Ban Biên tập ASOFT