Ngành Dự án - Xây dựng
Trong điều kiện kinh tế tăng trưởng nóng của Việt Nam hiện nay, ngành Dự án - Xây dựng đang là một ngành hot, với nhiều cơ hội phát triển. Đi cùng với cơ hội, ngành Dự án – Xây dựng cũng phải đối mặt với nhiều đặc thù kinh doanh khác biệt, cùng nhiều thách thức trong công tác quản lý doanh nghiệp nói chung và quản trị dự án nói riêng.
Đặc thù doanh nghiệp
Trong ngành dự án – xây dựng, các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều đặc thù và thách thức phức tạp mà không phải ngành nghề nào cũng có. Đặc biệt, trong môi trường mà mỗi dự án có yêu cầu đặc thù (customize) riêng biệt, doanh nghiệp phải liên tục đối mặt với những vấn đề phát sinh cần giải quyết hiệu quả.
- Đặc thù yêu cầu khách hàng và tính chất customize mỗi dự án
Mỗi dự án xây dựng đều mang những đặc thù riêng biệt, từ yêu cầu của khách hàng, quy trình thực hiện, hệ thống đo lường, đến ngân sách. Điều này có nghĩa là không có mẫu chuẩn để áp dụng cho tất cả các dự án, khiến doanh nghiệp phải liên tục điều chỉnh, tùy biến và cá nhân hóa phương pháp làm việc cho mỗi khách hàng. Việc này có thể tạo ra sự phức tạp trong quá trình lập kế hoạch, thiết lập tiến độ và đặc biệt là giám sát chi phí. Doanh nghiệp không chỉ cần có năng lực chuyên môn mà còn phải có khả năng linh hoạt trong việc quản lý và triển khai dự án sao cho đáp ứng yêu cầu từng khách hàng mà vẫn bảo đảm được tiến độ và chi phí.
- Quản lý nhiều dự án song song
Các doanh nghiệp trong ngành xây dựng thường phải xử lý nhiều dự án cùng một lúc. Điều này gây ra áp lực rất lớn trong việc phân chia nguồn lực, theo dõi tiến độ và đảm bảo chất lượng công việc. Khi không có công cụ hỗ trợ hợp lý, các nhà quản lý rất dễ rơi vào tình trạng bị quá tải, dẫn đến việc thiếu sót, nhầm lẫn trong công việc, hoặc chậm trễ trong việc hoàn thành các mốc tiến độ. Thực tế cho thấy việc sử dụng các công cụ thủ công (chẳng hạn như bảng tính Excel hay ghi chép tay) không đủ khả năng đáp ứng yêu cầu phức tạp của việc quản lý đa dự án. Điều này còn làm gia tăng nguy cơ lãng phí nguồn lực và chi phí phát sinh không đáng có.
- Thiếu hệ thống ghi chép lịch sử và kinh nghiệm (Best practices)
Trong ngành xây dựng, mỗi dự án đều mang đến những bài học kinh nghiệm quan trọng. Tuy nhiên, nếu không có hệ thống ghi chép và phân tích quá trình thực hiện dự án, những bài học này sẽ dễ bị lãng quên hoặc không được chia sẻ cho các dự án sau. Việc này không chỉ làm mất đi cơ hội tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót trong tương lai mà còn khiến cho doanh nghiệp phải bắt đầu lại từ đầu trong mỗi dự án, thay vì tận dụng được những kinh nghiệm quý giá đã có. Một hệ thống lưu trữ kiến thức và quy trình chuẩn sẽ giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và giảm bớt các yếu tố rủi ro trong các dự án kế tiếp.
- Khó khăn trong việc kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí luôn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp trong ngành xây dựng, đặc biệt là trong các dự án có tính chất biến động cao. Các yếu tố như thay đổi thiết kế, vật liệu, thời gian thi công, hoặc yếu tố khách quan như thiên tai đều có thể làm phát sinh chi phí không lường trước được. Thêm vào đó, việc thiếu một hệ thống kiểm soát chi phí chính xác và kịp thời có thể dẫn đến việc vượt ngân sách, ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi nhuận. Việc không có một hệ thống rõ ràng để theo dõi chi phí theo từng hạng mục, từng giai đoạn của dự án sẽ gây khó khăn trong việc đưa ra những quyết định kịp thời để giảm thiểu chi phí phát sinh.
- Thiếu hệ thống đánh giá hiệu quả nhân viên và dự án
Trong ngành xây dựng, việc đánh giá hiệu quả công việc của các cá nhân và dự án là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tiến độ và chất lượng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có một hệ thống đánh giá hiệu quả đầy đủ và chính xác. Điều này khiến cho việc theo dõi, phân tích năng suất của nhân viên và chất lượng công việc trở nên khó khăn, dẫn đến tình trạng thiếu trách nhiệm, hiệu quả công việc không cao, hoặc không kịp thời phát hiện các vấn đề phát sinh. Một hệ thống đánh giá hiệu quả giúp nhận diện vấn đề sớm, cải thiện năng suất lao động, đồng thời tạo động lực cho nhân viên và nhóm làm việc đạt được mục tiêu chung.
- Thiết lập chốt chặn và kiểm soát rủi ro trong dự án
Rủi ro trong các dự án xây dựng có thể đến từ nhiều phía, từ yếu tố con người (nhân sự thiếu kinh nghiệm, quản lý kém), yếu tố tài chính (vượt ngân sách, thiếu hụt tài chính), đến yếu tố khách quan như thời tiết, thay đổi quy định pháp lý hay vấn đề liên quan đến vật tư. Việc không có hệ thống kiểm soát và chốt chặn rõ ràng trong quá trình thực hiện dự án sẽ khiến doanh nghiệp khó xử lý kịp thời các tình huống rủi ro. Các yếu tố này có thể gây gián đoạn nghiêm trọng cho tiến độ và chi phí của dự án. Do đó, việc thiết lập các chốt chặn trong quá trình thực hiện dự án, cùng với hệ thống cảnh báo và kiểm soát rủi ro chủ động, là yếu tố cần thiết để duy trì sự ổn định và đảm bảo hiệu quả của các dự án.
Giải pháp mang lại gì cho doanh nghiệp
Trong bối cảnh ngành Dự án – Xây dựng hiện nay, các doanh nghiệp đang đối mặt với rất nhiều thách thức phức tạp, như quản lý các dự án với yêu cầu đặc thù riêng biệt, kiểm soát chi phí, phân bổ nguồn lực hợp lý và đảm bảo tiến độ. Với giải pháp ASOFT-ERP, các vấn đề này không còn là trở ngại lớn, mà thay vào đó là cơ hội để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và đạt được sự phát triển bền vững.
- Tự động hóa và chuyên nghiệp hóa hoạt động
Hệ thống ASOFT-ERP giúp tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý từ mua hàng, bán hàng, kho bãi đến nhân sự và tài chính. Việc này không chỉ giúp giảm thiểu các sai sót do công việc thủ công, mà còn nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong mọi hoạt động. Các chức năng quản lý dự án, như theo dõi tiến độ thi công, phân bổ nguồn lực, và kiểm soát chi phí, được thực hiện một cách tự động và minh bạch, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đưa ra quyết định kịp thời.
- Tối ưu hóa nguồn lực và giảm hao phí
Với khả năng quản lý tổng thể và linh hoạt các nguồn lực như nhân sự, vật tư, và thiết bị, ASOFT-ERP giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch tối ưu, phân bổ nguồn lực hiệu quả, đồng thời giảm thiểu tối đa hao phí. Các chỉ số về chi phí, vật liệu và tiến độ được theo dõi chặt chẽ, giúp nhà quản trị nhận diện sớm các vấn đề phát sinh, từ đó đưa ra các giải pháp điều chỉnh kịp thời, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc.
- Giảm thiểu rủi ro và tối ưu quản lý dự án
Một trong những thách thức lớn nhất đối với các doanh nghiệp xây dựng là kiểm soát rủi ro và quản lý các dự án một cách hiệu quả. ASOFT-ERP cung cấp các công cụ mạnh mẽ để thiết lập các chốt chặn và kiểm soát tiến độ, chi phí, cũng như chất lượng công việc trong từng dự án. Hệ thống cho phép tạo ra các cảnh báo rủi ro và thông báo sớm, giúp đội ngũ quản lý phát hiện và xử lý vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Điều này đảm bảo rằng các dự án luôn được thực hiện đúng tiến độ và trong phạm vi ngân sách.
- Làm việc linh hoạt mọi lúc, mọi nơi
Với nền tảng Cloud và khả năng tích hợp trên nhiều thiết bị (Desktop, Web, Mobile, IoT), ASOFT-ERP giúp các nhà quản lý và nhân viên dễ dàng truy cập và làm việc từ bất kỳ đâu và vào bất kỳ thời gian nào. Điều này không chỉ tạo sự linh hoạt trong công việc mà còn giúp cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban, từ đó tăng cường hiệu quả công việc và giảm thiểu các rủi ro không mong muốn khi cần cập nhật thông tin hay theo dõi tiến độ.
- Ứng dụng công nghệ 4.0 và tiên phong trong xu hướng số hóa
ASOFT-ERP kết hợp các công nghệ tiên tiến như AI, Big Data, Machine Learning, và các giải pháp Cloud tiên tiến của Big5 Tech Giants giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc thông minh và kết nối trực tiếp với các hệ sinh thái số khổng lồ. Các công nghệ như nhận diện khuôn mặt, xử lý hình ảnh, video, GPS, và các cảm biến thông minh giúp doanh nghiệp tự động hóa quá trình giám sát công trình, đồng thời cải thiện độ chính xác trong việc phân tích dữ liệu và dự báo các vấn đề có thể xảy ra. Điều này giúp doanh nghiệp luôn cập nhật và thích ứng với xu hướng 4.0 toàn cầu.
- Hỗ trợ định hướng và phát triển bền vững
ASOFT-ERP không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý các dự án hiệu quả mà còn là trợ thủ đắc lực trong việc xây dựng chiến lược phát triển dài hạn. Các báo cáo chi tiết và phân tích dữ liệu mạnh mẽ của hệ thống cho phép nhà quản trị nhìn nhận rõ hơn về các cơ hội và thách thức trong ngành, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn để phát triển doanh nghiệp một cách bền vững. Hệ thống còn hỗ trợ việc đánh giá hiệu quả công việc và năng suất của nhân viên, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý nhân sự và nâng cao năng lực đội ngũ.
Tổng quan quy trình
Ngành Dự án - Xây dựng
Được xây dựng từ kinh nghiệm triển khai, tích lũy các best-practice/ case-study chuẩn từ các doanh nghiệp đầu ngành, gói giải pháp ASOFT-ERP theo đặc thù ngành Dự án – Xây dựng giúp Quản lý toàn diện hoạt động vận hành doanh nghiệp trên một hệ thống DUY NHẤT.
Ngoài ra, giải pháp ASOFT-ERP có thể được Tùy chỉnh (Cuztomize) theo đặc thù riêng, giúp doanh nghiệp tạo ra khác biệt và lợi thế cạnh tranh riêng so với doanh nghiệp cùng ngành.
Giới thiệu một số nghiệp vụ chính theo quy trình
1. Quản lý Quan hệ Khách hàng
- ASOFT cung cấp giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực Xây dựng – Dự án, trở thành đối tác và người bạn đồng hành giúp doanh nghiệp quản trị hiệu quả hoạt động kinh doanh:
- Quản lý tiếp thị và bán hàng theo mô hình 5 Ways hiện đại.
- Quản lý thống nhất thông tin đầu mối, cơ hội tới khách hàng, và tích hợp bán hàng đa kênh.
- Hỗ trợ lập dự toán dự án và tạo báo giá tự động từ dự toán.
- Theo dõi yêu cầu, báo giá, đàm phán, chốt hợp đồng/ đơn hàng và chuyển giao thực hiện.
- Quản lý lịch sử giao dịch với từng khách hàng, bao gồm mọi giao dịch và thông tin kèm theo như ghi âm cuộc gọi, email, tệp dữ liệu, và thông tin tương tác (news feed).
- Quản lý định mức tiếp khách của từng nhân viên kinh doanh.
- Quản lý hoa hồng dự án đích danh cho từng cá nhân theo hợp đồng/ đơn hàng/ dự án.
2. Quản lý Bán hàng
- Quản lý thông tin đại lý/ khách hàng: Thông tin cơ bản, đặc điểm, thiết lập chính sách bán hàng: Khuyến mãi, giảm giá, chiết khấu, hoa hồng,…
- Quản lý hoạt động chào giá, lập đơn hàng, viếng thăm của nhân viên thị trường bằng ứng dụng phần mềm trên điện thoại: Phân chia danh sách viếng thăm, lên kế hoạch viếng thăm, chi tiết viếng thăm, đánh giá, chụp hình trưng bày, check-in/ check-out.
- Quản lý toàn bộ đơn hàng bán, tình trạng đơn hàng, tình trạng giao hàng, duyệt báo giá/ đơn hàng online.
- Kế thừa, đồng bộ thông tin ngay lập tức đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao hàng để tiến hành xử lý đơn hàng.
3. Quản lý Mua hàng
- Quản lý thông tin nhà cung cấp: Thông tin cơ bản, đặc điểm, chính sách mua hàng, chiết khấu riêng từng nhà cung cấp,..
- Quản lý yêu cầu mua hàng, kế thừa từ dự đoán hàng tồn kho cần thiết.
- Quản lý báo giá và so sánh lựa chọn nhà cung cấp.
- Quản lý tình trạng hàng mua: kế hoạch nhận hàng, tình trạng giao hàng, tình trạng đơn hàng,…
- Kế thừa tự động thông tin đơn hàng đến các bộ phận: Kế toán, Kho, Giao-nhận,..
- Duyệt yêu cầu mua, đơn hàng, nhập kho online.
4. Quản lý Hàng hóa và Kho
- Quản lý hoạt động xuất/ nhập/ tồn và luân chuyển nguyên phụ liệu/ thành phẩm giữa các chi nhánh, kho, nhà cung cấp và khách hàng.
- Quản lý hàng hóa đặc thù theo barcode, imei/ serie, theo lô, theo hạn sử dụng, theo vị trí, theo đặc điểm (thành phẩm, bán thành phẩm, phế liệu,…).
- Quản lý kế hoạch giao nhận, tình hình luân chuyển hàng hóa giữa các kho và đối tác (hàng đi thẳng, hàng qua kho).
- Quản lý không giới hạn mặt hàng, số kho và có thể phân quyền dữ liệu theo hàng hóa, theo kho.
- Kiểm kê hàng hóa định kỳ theo kho, theo hàng, theo lô,…
- Đồng bộ thông tin, dữ liệu với đơn hàng bán/ mua, kế toán theo thời gian thực.
5. Quản lý Tài chính – Kế toán
- Quản lý hoạt động thu/ chi.
- Quản lý hóa đơn bán hàng/ mua hàng, nợ phải thu/ trả.
- Quản lý doanh thu, chi phí, phân bổ, chênh lệch tỷ giá,…
- Phân tích chi phí theo phân loại: Định phí, biến phí, Chi phí trực tiếp, gián tiếp, Chi phí nguyên vật liệu, nhân công, nhà xưởng, thiết bị.
- Phân tích chi phí theo đối tượng tính giá thành: Nhóm sản phẩm, sản phẩm, bán thành phẩm, Công trình, dự án, hợp đồng,…
- Phân tích lãi lỗ theo ngành hàng, khu vực, nhà cung cấp, nhóm khách hàng, chi nhánh và toàn đơn vị,…
- Hệ thống báo cáo thuế theo quy định nhà nước.
- Hệ thống báo cáo quản trị, phân tích về tài chính, lãi lỗ linh hoạt, đa dạng.
6. Quản trị Nhân sự – Tính lương
- Quản lý hồ sơ nhân viên: Quản lý thông tin cơ bản, quản lý thông tin kèm theo (như tai nạn lao động, thai sản, khen thưởng, kỷ luật,…), quản lý và nhắc hạn hợp đồng lao động,…
- Chấm công và tính lương: Định nghĩa bảng phân ca; kết nối với các loại máy chấm công/ app mobile để lấy và xử lý dữ liệu chấm công hoặc nhập trực tiếp bằng file Excel, chấm công chi tiết (theo ngày/ tháng).
- Tính lương: Thiết lập hồ sơ lương, định nghĩa các khoản thu nhập và giảm trừ theo từng vị trí, định nghĩa phương pháp tính lương.
7. Quản lý Công việc – Khối Văn phòng Công ty
- Quản lý quy trình Công việc – Dự án: Thiết lập trạng thái, khai báo quy trình, khai báo công việc theo mẫu: mô tả, checklist, định mức thời gian thực hiện,…
- Quản lý Công việc: Quản lý giao việc, theo dõi trạng thái công việc, theo dõi các vấn đề phát sinh.
- Quản lý Dự án: Thiết lập dự án, định mức dự án; quản lý công việc liên quan đến dự án và các vấn đề phát sinh trong dự án.
Câu chuyện khách hàng
Kick-off dự án nâng cấp mở rộng hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đông Nam Á Lào Cai sau hơn 10 năm cùng đồng hành và phát triển
Đào tạo hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần INNOTEK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP cho Công ty TNHH Thương mại Thảo Hà
Khảo sát và kick-off dự án ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đầu tư SJK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại công ty TNHH Bao bì Hợp Thành Phát
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại Doanh nghiệp Tư nhân Sức Xuân
Kick-off dự án nâng cấp mở rộng hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đông Nam Á Lào Cai sau hơn 10 năm cùng đồng hành và phát triển
Đào tạo hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần INNOTEK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP cho Công ty TNHH Thương mại Thảo Hà
Khảo sát và kick-off dự án ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đầu tư SJK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại công ty TNHH Bao bì Hợp Thành Phát
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại Doanh nghiệp Tư nhân Sức Xuân
Kick-off dự án nâng cấp mở rộng hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đông Nam Á Lào Cai sau hơn 10 năm cùng đồng hành và phát triển
Đào tạo hệ thống ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần INNOTEK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP cho Công ty TNHH Thương mại Thảo Hà
Khảo sát và kick-off dự án ASOFT-ERP tại công ty Cổ phần Đầu tư SJK
Nghiệm thu dự án triển khai phần mềm ASOFT-ERP tại công ty TNHH Bao bì Hợp Thành Phát