3 yếu tố làm nên hiệu quả khi làm việc từ xa – Work From Home

Ngày đăng 15-12-2020
Xa lạ, bỡ ngỡ khi doanh nghiệp chuyển sang hình thức làm việc từ xa Work from home? Đừng quá lo lắng, bài viết sau sẽ chỉ ra 3 yếu tố quan trọng; giúp bạn xây dựng môi trường làm việc từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp mình.
 

Đại dịch Covid-19 là một cú hích lớn; mang xu hướng Work From Home trở thành một sự chuyển đổi tất yếu. Tuy nhiên, mô hình mới mẻ này lại gây ra nhiều vướng mắc, trở ngại hơn; nhất là đối với thị trường Việt Nam – vốn chưa sẵn sàng về nhân lực và vật lực cần thiết.

Theo nghiên cứu của Nicolas Bloom & James Liang, các nhân viên làm việc từ xa cảm thấy hạnh phúc hơn; ít khả năng nghỉ việc và năng suất làm việc cao hơn; so với các nhân viên làm việc tại văn phòng. Vậy điều quan trọng dành cho các doanh nghiệp Việt hiện nay; đó là tiếp cận đúng, xây dựng đúng và vận hành đúng mô hình Work From Home; thông qua việc cải thiện 3 yếu tố sau đây.

Xây dựng văn hóa Work From Home

Làm việc từ xa sẽ mang đến cho các nhân viên tâm lý thoải mái; thoát ly khỏi không khí căng thẳng của văn phòng và sự giám sát từ người khác. Điều này có vẻ mang tính tiêu cực nhiều hơn là tích cực – nếu nhân viên ấy không tự giác và tự tạo động lực cho mình. Đây cũng là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng lo lắng; khi hiệu suất làm việc bị giảm sút.

Tuy nhiên, điều này đến từ nhiều nguyên nhân và hệ quả khác nhau. Nhưng điều đầu tiên, yếu tố con người sẽ mang tính quyết định hầu hết.

1/ Yếu tố con người

Những cá nhân có thể thỏa sức vùng vẫy trong điều kiện làm việc biệt lập; phải là người được trau dồi tư duy self-ownership – tự chủ, tự tạo động lực, tự chịu trách nhiệm. Chỉ khi chính nội tại mỗi nhân viên có “quyết tâm thật”, “ý chí thật” để làm việc; họ mới có thể toàn tâm toàn ý cống hiến cho doanh nghiệp; bất kể trong môi trường, hoàn cảnh nào.

Nhưng tất nhiên, không phải khi đã sở hữu những con người thật sự phù hợp; thì bạn có quyền được ngồi rung chân và để mặc họ “tự bơi” trong công việc. Ngoài động lực nội tại, nhân viên cũng cần được thúc đẩy từ phía công ty. Cụ thể, doanh nghiệp cần làm rõ việc ghi nhận công việc; và đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên một cách cụ thể, khách quan và liên tục.

Để làm được điều này, trước tiên, viêc phân chia công việc cho từng nhân viên phải rõ ràng; có thể theo nguyên tắc S.M.A.R.T; tức S – Specific : Cụ thể, dễ hiểu; M – Measurable : Đo lường đượcA – Attainable : Có thể đạt đượcR – Relevant : Thực tếT – Time-Bound : Giờ giấc hoàn thành

Tiếp theo đó, hãy làm rõ việc đánh giá hiệu quả công việc qua các tiêu chí nào. Bằng việc xây dựng bộ KPI đo lường, bạn sẽ một cách tự nhiên thúc đẩy nhân viên hoàn thành; đạt được KPI. Và đừng quên các hình thức ghi nhận, khen thưởng thành tích một cách công khai; bằng vật chất cũng như tinh thần.

► Xem thêm: KPI là gì? Hướng dẫn xây dựng KPI cho nhân viên
► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất nhân viên với Phần mềm Quản lý Công việc

2/ Sử dụng công cụ phù hợp cho hoạt động làm việc từ xa Work From Home

Một sai lầm thường thấy của các doanh nghiệp mới bắt tay vào triển khai mô hình làm việc từ xa; là có suy nghĩ mặc định nhân viên đã có sẵn trang thiết bị và internet chính thống; giống như tại văn phòng. Nhưng thực tế thì không phải vậy, và chính sự thiếu hụt; thiếu đồng bộ về công cụ làm việc sẽ nhấn chìm hiệu suất cộng tác của tổ chức.

Bởi vậy, khi tiến hành mô hình hoạt động từ xa; bạn cần nhanh chóng thực hiện form khảo sát nội bộ; để xác định đâu là những trang thiết bị còn thiếu mà nhân viên cần dùng. Nhìn chung, smartphone và laptop là 2 công cụ thiết yếu cho mọi vị trí; nhưng số cá nhân vẫn cần thêm những vật tư chuyên dụng; như: máy in cho chuyên viên pháp chế, webcam cho chuyên viên phỏng vấn tuyển dụng online,…

3/ Xây dựng định hướng chính xác cho nhân viên

Trái ngược với mô hình làm việc truyền thống; đội ngũ làm việc từ xa sẽ không có nhiều thời gian;để kết nối với văn hóa và mục tiêu của đồng nghiệp, tổ chức. Bởi vậy, bạn cần phải liên tục định hướng tư tưởng của họ với tầm nhìn; giá trị và sứ mệnh của doanh nghiệp; sao cho mọi hoạt động có thể diễn ra hiệu quả, hướng tới một kết quả thống nhất.

Theo đó, một cổng thông tin dành cho hoạt động truyền thông nội bộ nên được thực hiện đều đặn; liên tục và bài bản.

Khi hội tủ đủ 3 yếu tố:. Tìm kiếm con người phù hợp, cho họ công cụ phù hợp và đảm bảo rằng họ nhìn được lối đi của công ty; lúc này văn hóa làm việc từ xa của doanh nghiệp mới thực sự hoàn thiện và sẵn sàng; đi vào để hỗ trợ nhân viên công tác hiệu quả.

► Xem thêm: 5 mẹo xây dựng văn hóa làm việc từ xa cho nhân viên 

Xây dựng cách thức giao tiếp từ xa khi Work From Home

Xây dựng cách thức giao tiếp từ xa khi Work From Home
Xây dựng cách thức giao tiếp từ xa khi Work From Home

Giao tiếp từ xa giúp nhân viên của bạn vui vẻ và ít bị áp lực hơn; nhưng nếu làm không đúng cách sẽ khiến luồng thông tin bị đứt gãy, mọi sự “không thông”, đồng nghĩa với việc cộng tác cũng trở nên kém hiệu quả.

Vậy làm thế nào để giao tiếp từ xa hiệu quả?

1/ Giao tiếp trong công việc hằng ngày

Trong giao tiếp thường nhật với đồng nghiệp từ xa, các ứng dụng chat miễn phí như Zalo, Facebook, Skype, Google Hangouts,… dường như là công cụ giao tiếp được sử dụng nhiều nhất.

Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng, các ứng dụng chat kể trên vốn được sinh ra nhằm phục vụ hình thức giao tiếp không đồng bộ; (các thành viên hoạt động ở những thời điểm khác nhau). Nhưng với khả năng truyền tải thông tin theo thời gian thực; người dùng thường nhầm lẫn chúng với hình thức giao tiếp đồng bộ.

Hình thức giao tiếp đồng bộ này khiến nhân viên liên tục trực chờ và kiểm tra tin nhắn; vô tình khiến chính những công việc cần thiết họ đang làm bị ảnh hưởng. Giải pháp cho vấn nạn này chính việc đội ngũ làm việc phải là phân tách rõ ràng mục đích và thời lượng giao tiếp khi làm việc từ xa; như: Nhân viên không được phép nhắn tin ngoài lề trong nhóm chat chung của công ty; hay những tin tức hữu ích phải được gửi từ các đầu mối nhất định.

Lý tưởng nhất, công ty bạn nên có một khoảng không gian quản lý công việc hoàn toàn biệt lập. Như phần mềm quản lý công việc ASOFT-OO, mỗi nhân viên sẽ có một danh sách các công việc được giao; bao gồm các thông tin mô tả, mức độ quan trọng, thời gian,.. theo tiêu chí SMART. Bên trong từng công việc/nhiệm vụ, các nhân viên hỗ trợ và chịu trách nhiệm sẽ thảo luận về cùng nội dung, nhằm hoàn thành công việc được giao.

Quản lý danh mục công việc theo dạng Kanban
Quản lý danh mục công việc theo dạng Kanban
Chi tiết 1 công việc với đầy đủ thông tin và tương tác từ các nhân viên tham gia
Chi tiết 1 công việc với đầy đủ thông tin và tương tác từ các nhân viên tham gia

2/ Truyền đạt các thông báo chung quan trọng của công ty

Thông thường, các doanh nghiệp thường sử dụng group chat Facebook; hoặc tạo nhóm chung trên Facebook để giao tiếp chung. Tuy nhiên, đây cũng không phải là cách hay để truyền đạt các thông tin quan trọng. Ngoài việc nó rất nhanh bị trôi, quên, hay nhảy sang chủ đề khác; thì việc phải theo dõi thông báo từ các group Facebook dễ đưa nhân viên sao lãng qua Facebook.

Theo đó, Email cũng tương tự. Dù không bị sao nhãng, những email hoàn toàn có thể bị trôi; một số trường hợp email còn bị lạc vào các hòm thư spam, quảng cáo,.. Khiến nhân viên bị bỏ lỡ các thông tin quan trọng.

Thay vào đó, một kênh truyền thông một chiều; được kiểm soát bởi công ty sẽ an toàn và hiệu quả hơn. Khi bạn sử dụng phần mềm quản lý công việc ASOFT-OO; chức năng thông báo chung sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Thông báo mới được cập nhật ngay trên Dashboard công việc; giúp nhân viên nhanh chóng truy xuất, tìm kiếm. Và hệ thống tự động thông báo khi có bất kỳ thông báo nào mới được cập nhật

Mục Thông báo chung được cập nhật ngay trên Dashboard phần mềm
Mục Thông báo chung được cập nhật ngay trên Dashboard phần mềm

Xây dựng quy trình làm việc từ xa Work From Home hiệu quả

Ở yếu tố này, một vấn đề khiến các doanh nghiệp gặp khó trong việc hoạt động, công tác từ xa; chính là tư duy cho rằng quy trình là phải chuẩn và phải cố định; và đã đưa ra quy trình thì 100% phải bám theo đó, không được linh động, linh hoạt. Đây chính là một suy nghĩ sai lầm; khi đặt trong tình huống doanh nghiệp cần phải thích nghi với một mô hình làm việc hoàn toàn mới. 

Trên thực tế, quy trình phải liên tục được cập nhật và chuẩn hóa lại. Khi có biến động thị trường (như ảnh hưởng từ đại dịch COVID-19); mô hình làm việc của công ty thay đổi, thì quy trình cũng phải thay đổi theo; để tạo điều kiện cho nhân viên hoạt động.

Những quy trình làm việc nhiều bước, phức tạp, chắc chắn khó lòng có thể được vận hành hiệu quả; trong môi trường từ xa, thiếu nhiều tương tác vật lý. Quy trình mới để hỗ trợ bộ máy nhân viên, phải được cải tiến tinh gọn lại, logic hơn; mới có thể đưa ra kết quả và giảm thiểu rủi ro.

Một doanh nghiệp từ xa, muốn cộng tác và làm việc hiệu quả; trước hết phải nhìn nhận được 3 yếu tố trụ cột về văn hóa – giao tiếp và quy trình như trên. Và thông qua 3 yếu tố này; bạn sẽ không chỉ có thể hỗ trợ doanh nghiệp mình vượt qua tình trạng khủng hoảng của đại dịch; mà còn nhất thể biến tổ chức thành một cỗ máy vận hành chính xác, tinh gọn; có thể đối đầu được nhiều tình huống cách bách khác trong tương lai.  

Tạm kết

Đột ngột thay đổi mô hình làm việc chưa bao giờ là một nhiệm vụ dễ dàng đối với doanh nghiệp; nhất là khi họ ở trong tình huống bị động; do bị thúc ép từ yếu tố bên ngoài như thời gian gần đây. Việc chệch choạc trong hoạt động cộng tác, làm việc hiệu quả; đương nhiên rất dễ xảy ra; nhưng nếu bạn sở hữu cho mình được một hướng đi đúng đắn; thì việc đưa tất cả trở lại đúng quỹ đạo sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Hy vọng, bài viết trên đây sẽ chính là hướng đi mà bạn có thể tìm đến; trong bối cảnh người người phải work from home, nhà nhà lại phải làm việc từ xa như hiện nay. Chúc các bạn thành công

Công ty Cổ phần ASOFT – Với 17 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực quản lý và tối ưu hóa nguồn lực.

Năng lực triển khai cho 2.800 doanh nghiệp trong đa dạng ngành nghề:. Từ Thương mại – Dịch vụ, Khách sạn – Nhà hàng,.. Đến các ngành sản xuất: Cơ khí, Dệt may, Gia công, Gỗ,.. Với 40% doanh nghiệp FDI đến từ Nhật Bản, Đài Loan, Hàn Quốc,.. ASOFT sẽ là đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong chăng đường phát triển bền vững

Đăng ký ngay; hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT theo hotline: 1900 6123 để được tư vấn và Demo miễn phí.

Ban Biên tập ASOFT