12/10/2025
Bình luận(0)Mỗi mùa kiểm toán đến, nhiều doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam lại rơi vào tình trạng “căng như dây đàn”. Những câu hỏi tưởng chừng đơn giản: “Tài sản này mua ngày nào? Đã khấu hao bao nhiêu? Hồ sơ bảo trì gần nhất ở đâu?” bỗng trở thành một cuộc chạy đua tìm kiếm đầy áp lực. Theo thống kê từ các đơn vị kiểm toán, có đến 70% doanh nghiệp sản xuất Việt Nam gặp khó khăn khi cung cấp hồ sơ và báo cáo tài sản.
Khó khăn này không chỉ làm chậm tiến độ kiểm toán, mà còn kéo theo những hệ lụy lớn về thời gian, chi phí, uy tín và niềm tin nội bộ.
Thực trạng: Vì sao doanh nghiệp “toát mồ hôi” khi kiểm toán tài sản?
1. Hồ sơ rải rác, mất hàng tuần để gom dữ liệu
Tài sản thường được quản lý phân tán: hợp đồng ở phòng mua hàng, biên bản bàn giao ở phòng nhân sự, phiếu bảo trì ở bộ phận kỹ thuật, còn kế toán giữ bảng Excel. Khi kiểm toán yêu cầu, việc tập hợp có thể mất từ vài ngày đến cả tuần.
2. Sai lệch dữ liệu từ Excel và giấy tờ
Excel phụ thuộc hoàn toàn vào nhập liệu thủ công. Chỉ cần một công thức sai, một dòng bị xóa nhầm là cả báo cáo khấu hao lệch hàng trăm triệu đồng. Giấy tờ thì dễ thất lạc, khó đối chiếu, khiến báo cáo cuối cùng thiếu tính nhất quán.
3. Áp lực nội bộ và mất niềm tin
Nhân sự phải làm việc ngoài giờ để “chạy số liệu”. Lãnh đạo nóng lòng chờ báo cáo nhưng dữ liệu lại thay đổi liên tục. Niềm tin vào hệ thống quản lý bị bào mòn khi không ai dám chắc đâu là con số chuẩn.
4. Rủi ro uy tín trước kiểm toán và đối tác
Sai sót trong kiểm toán không chỉ khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh báo cáo tài chính, mà còn ảnh hưởng đến uy tín với nhà đầu tư, cổ đông và đối tác quốc tế.
Một CFO trong ngành cơ khí từng thừa nhận:
“Không phải chúng tôi không có dữ liệu, mà dữ liệu nằm ở quá nhiều nơi – và chẳng ai chắc đâu là phiên bản mới nhất.”
Giải pháp: Quản lý tài sản chuẩn mực để “nhẹ gánh” kiểm toán
Tập trung hóa dữ liệu
Thay vì để hồ sơ rải rác ở nhiều phòng ban, toàn bộ thông tin tài sản – từ mua sắm, cấp phát, bảo trì, khấu hao đến thanh lý – cần được quản lý trong một hệ thống tập trung.
Lưu vết xuyên suốt vòng đời tài sản
Mỗi lần bàn giao, thu hồi hay bảo trì đều phải có lịch sử lưu vết điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp không chỉ minh bạch trách nhiệm mà còn dễ dàng truy xuất khi kiểm toán yêu cầu.
Xem thêm: ASOFT-AM – “Chứng minh thư số” cho từng tài sản doanh nghiệp
Báo cáo tức thì
Thay vì “nước đến chân mới nhảy”, doanh nghiệp nên tạo các báo cáo định kỳ theo tuần/tháng. Khi kiểm toán gõ cửa, dữ liệu đã sẵn sàng và được cập nhật theo thời gian thực.
Một nền tảng quản trị tài sản như ASOFT-AM có thể hỗ trợ doanh nghiệp: lưu trữ hồ sơ tập trung, quản lý toàn bộ vòng đời tài sản, tự động tính khấu hao và tạo báo cáo tức thì – giúp kiểm toán trở thành một quy trình đơn giản, thay vì “cơn ác mộng” hằng năm.
Kết luận
Kiểm toán tài sản không phải là gánh nặng nếu doanh nghiệp có hệ thống quản trị chuẩn mực. Sự khác biệt giữa doanh nghiệp “chật vật chạy theo dữ liệu” và doanh nghiệp “tự tin trước kiểm toán” nằm ở cách họ quản lý thông tin.
Câu hỏi dành cho lãnh đạo hôm nay là:
Doanh nghiệp của bạn đang để dữ liệu quản lý mình, hay đã biến dữ liệu thành công cụ phục vụ cho quản trị minh bạch và hiệu quả?