Vẽ sơ đồ kho hàng và một số mẫu sơ đồ đơn giản cho các doanh nghiệp bán lẻ

► Xem thêm: Xây dựng quy trình quản lý kho hàng chuyên nghiệp
► Xem thêm: Gỡ rối quản lý kho cho các doanh nghiệp với phần mềm quản lý kho

1. Sơ đồ kho hàng là gì?

Sơ đồ kho hàng là 1 bản vẽ thể hiện các khu vực trong kho hàng; các giá kệ để sắp xếp hàng hoá, khu vực nhận hàng, đóng gói hàng,…

Bên cạnh các khu vực của kho; sơ đồ kho hàng cũng cần thể hiện được các vị trí cửa sổ, cửa ra vào,… Để có thể bố trí các giá kệ; thiết bị và lối đi trong sơ đồ kho sao cho hợp lý.

2. Các bước vẽ sơ đồ kho hàng

Cách lập sơ đồ kho hàng cũng không quá phức tạp; 3 bước dưới đây sẽ là gợi ý để bạn vẽ sơ đồ kho hàng hợp lý và dễ dàng quản lý.

Bước 1: Chuẩn bị sơ đồ mặt bằng kho

Nhiều người thưởng rất hay chủ quan và cho rằng việc sắp xếp kho hàng; và bố trí kho hàng có thể nắm trong lòng bàn tay. Tuy nhiên, nếu không lập sơ đồ kho bạn sẽ dễ gặp phải lúng túng khi thiết lập kho hàng; và làm mất thời gian tìm kiếm, nhặt hàng, đóng gói hàng sau này.

Nếu như bạn đi thuê mặt bằng kho; hãy yêu cầu chủ cung cấp cho bạn bản vẽ mặt bằng kho. Nếu không bạn cần trực tiếp đến kho đo đạc và lên bản vẽ mặt bằng kho; với kích thước chi tiết nhất có thể.

Bước 2: Lựa chọn phương pháp lập sơ đồ kho

Có rất nhiều cách lập sơ đồ kho; và việc bạn lựa chọn phương pháp nào sẽ tuỳ thuộc vào quy mô kinh doanh; cũng như ngân sách hoạt động.

Có 3 cách vẽ sơ đồ kho hàng phổ biến nhất hiện nay đó là:

• – Thuê kiến trúc sư:. Nếu quy mô kinh doanh lớn, kho bãi có diện tích rộng; và bạn có rất nhiều hàng hoá và các loại máy móc thiết bị trong kho hàng; như xe nâng, băng chuyền,… thì nên thuê 1 đội ngũ kiến trúc sư chuyên nghiệp để thiết kế sơ đồ kho.
• – Dùng công cụ online:. Có 1 số tool online giúp bạn vẽ sơ đồ kho hàng 1 cách dễ dàng và chuyên nghiệp. Công cụ mà tôi khuyên bạn nên sử dụng là SmartDraw. Đây là 1 tool online hoàn toàn miễn phí, rất đơn giản và dễ sử dụng. Công cụ còn gợi ý sẵn các khu vực cơ bản và vị trí phù hợp; để bạn có thể bắt đầu vẽ sơ đồ kho hàng mà không lo thiếu sót hay đi sai hướng.
• – Vẽ sơ đồ kho hàng trong Excel:. Đây cũng là 1 công cụ miễn phí để lập sơ đồ kho hàng. Với Excel, bạn cũng có thể bố trí các khu vực kho; và tự mình sắp xếp các trang thiết bị theo nhu cầu.

► Xem thêm: Là chủ cửa hàng, bạn đã biết quản lý kho hàng hiệu quả, tránh thất thoát

Bước 3: Bố trí các khu vực kho

Đây là bước cuối cùng để lập sơ đồ kho. Muốn có 1 sơ đồ kho hợp lý; trước hết bạn cần các khu vực chính cần có của 1 kho hàng; sau đó sắp xếp thành các hàng nhỏ hơn.

Thông thường, 1 kho hàng sẽ được chia ra làm 3 khu vực chính:

• – Khu vực hoạt động:. Là các khu vực diễn ra các hoạt động chính của kho; như nhận hàng, tiếp nhận đơn hàng và đóng gói hàng; nơi chứa các thiết bị; tấm pallet để di chuyển hàng hoá trong kho,…
• – Khu vực lưu trữ:. Là khu vực có các giá, kệ để hàng dùng để lưu kho các sản phẩm của bạn. Khu vực này cần thiết kế sao cho thuận tiện cho việc sắp xếp hàng hoá; cũng như nhặt hàng khi có đơn hàng.
• – Khoảng trống: Các khoảng trống trong kho hàng cũng là 1 yếu tố vô cùng quan trọng. Các lối đi cần để rộng bao nhiêu mới đủ để cho các thiết bị đi vào; hay nhân viên có thể di chuyển và lấy hàng dễ dàng? Các khoảng trống cần thiết kế theo quy trình quản lý kho thành 1 vòng tròn khép kín; sẽ giúp cho việc quản lý kho được hiệu quả hơn.

3. Các khu vực và trang thiết bị cần có trong thiết kế mặt bằng kho hàng

Sau khi làm theo 3 bước trong cách lập sơ đồ kho; dưới đây sẽ là 1 số lưu ý và kinh nghiệm; giúp bạn vẽ sơ đồ kho hàng hợp lý, an toàn và hiệu quả.

• – Khu vực nhận hàng cần có không gian rộng:. Quá trình nhận hàng thường yêu cầu sự nhanh chóng để không làm tắc không gian. Để đảm bảo cho vấn đề này, quy trình nhận hàng là một yếu tố; song song với việc nơi nhận hàng phải thông thoáng; thuận tiện và đủ rộng; để hàng nhanh chóng luân chuyển vào nơi lưu trữ; hoặc xuất đi ngay trong nhiều trường hợp.
• – Có không gian dành cho các máy móc:. Máy móc vận chuyển cần một khu vực đủ rộng lớn để di chuyển; mà không bị vướng đụng các vật khác. Nhất là với những đơn hàng lớn.
• – Có cửa thông gió: Hàng hóa lưu trữ thường có rất nhiều vật liệu dễ cháy. Chính vì thế, kho hàng cần các cửa thông gió đủ theo quy mô kho. Tránh ẩm mốc, thoáng mát sạch và đảm bảo an toàn.
• – Đảm bảo đủ ánh sáng: Ánh sáng cũng là một yếu tố cần thiết để đảm bảo tính thông thoáng. Đèn chiếu sáng cần bố trí đủ mật độ trong cả kho hàng; đặc biệt là những khu vực các sản phẩm bán chạy. Điều này sẽ giúp bạn hạn chế được nhầm lẫn khi hàng khi không đủ ánh sáng.
• – Có máy nâng/thang: Để tối ưu không gian, mọi kho hàng đều có các giá hàng cao. Vì thế, không thể nào thiếu máy nâng. Đối với các kho nhỏ, bạn nên chuẩn bị thang để có thể đặt và lấy hàng nhanh chóng, an toàn.
• – Trang bị bình cứu hoả:. Kho hàng là khu vực dễ xảy ra cháy nổ nhất bởi lượng hàng hoá dày đặc; cộng với các vật liệu dễ bắt lửa như pallet, carton,… Vì vậy hãy trang bị cho kho hàng đầy đủ bình chữa cháy phòng hoả hoạn.
• – Có lối thoát hiểm khẩn cấp:. Kho hàng cần thiết kế lối thoát hiểm; để nhân viên làm việc trong kho hàng có thể thoát ra an toàn trong những trường hợp khẩn cấp.

4. Kinh nghiệm vẽ sơ đồ kho an toàn, hợp lý

Lập sơ đồ kho hàng là 1 bước quan trọng. Dưới đây là 1 số kinh nghiệm giúp bạn hoàn thiện thiết kế mặt bằng kho hàng.

• – Chọn mẫu giá, kệ đỡ, loại pallet,… trước khi đưa vào thiết kế. Điều này sẽ giúp bạn có các kích thước chính xác của các thiết bị để thiết kế cho hợp lý.
• – Trao đổi với thủ kho và nhân viên làm việc trong kho để bố trí các khu vực trong kho; sao cho thuận tiện và phù hợp với nhu cầu làm việc của họ.
• – Thiết kế kho cần rõ ràng theo 1 luồng hoạt động kho khép kín. Và không bước nào trong quy trình quản lý kho gặp khó khăn hay bị khúc mắc; khi sử dụng thiết kế mặt bằng kho này.
• – Nếu bạn quan tâm đến vấn đề bảo mật thì chọn bố cục kho hình chữ I hoặc L.
• – Các mặt hàng bán chậm nên sắp xếp vào phía sau; nhường chỗ cho các mặt hàng bán chạy phía trước.
• – Có thể lập sơ đồ kho dự phòng để sử dụng cho những giai đoạn cao điểm; hoặc khi hàng hoá có nhiều lên; giúp bạn quản lý kho linh hoạt và hiệu quả trong mọi thời điểm.
• – Kiểm tra lại bản thiết kế mặt bằng kho ít nhất 3 lần trước khi đưa vào thực hiện.

► Xem thêm: Vòng xoay hàng tồn kho là gì? Tại sao cần xây dựng và quản lý vòng xoay hàng tồn kho

5. Một số mẫu sơ đồ kho hàng đơn giản cho các shop bán lẻ

Nếu chưa có kinh nghiệm thiết kế mặt bằng kho hàng; bạn có thể tham khảo 1 số mẫu sơ đồ kho hàng dưới đây để áp dụng cho cửa hàng bán lẻ của mình nhé!

Kết

Trên đây là hướng dẫn chi tiết các bước vẽ sơ đồ mặt bằng kho hàng; cách lập sơ đồ kho hợp lý và 1 số mẫu sơ đồ kho cho bạn tham khảo. Hy vọng với những kinh nghiệm trên, bạn sẽ quản lý kho hiệu quả; cũng như có thể tối ưu quy trình xử lý đơn hàng, giúp đột phá doanh số bán hàng.

Để được tư vấn chính xác và đặc thù giải pháp phần mềm quản lý cho doanh nghiệp bạn; Đăng ký ngay hoặc liên hệ Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban Biên tập ASOFT.