Bài toán không nằm ở việc tuyển thêm người hay huấn luyện lại quy trình, mà ở việc doanh nghiệp cần nhìn nhận lại mô hình vận hành nội bộ của chính mình theo phương pháp quản trị hiện đại:

Quản trị theo Quy trình (Process-Based Management)

Doanh nghiệp chuyển từ quản lý theo phòng ban sang quản lý theo quy trình xuyên suốt. Tức là, thay vì mỗi phòng chỉ biết công việc của mình và dễ bị “đứt gãy thông tin” khi chuyển giao, số hóa toàn bộ luồng xử lý công việc từ người tạo → người duyệt → người thực thi → người kiểm tra → người tổng hợp. Mỗi bước đều được hệ thống hóa, theo dõi, cảnh báo và đánh giá, giúp giảm sai sót và tăng hiệu quả vận hành.

Quản trị theo ngoại lệ (Management by Exception)

Thay vì lãnh đạo phải tham gia giám sát mọi hoạt động nhỏ lẻ, hệ thống cho phép người quản lý chỉ cần can thiệp khi có vấn đề vượt ra ngoài giới hạn được thiết lập. Ví dụ: nếu một nhiệm vụ đang diễn ra đúng tiến độ, hệ thống không cần báo cáo. Nhưng nếu công việc trễ deadline, vượt chi phí, hoặc phát sinh rủi ro – hệ thống tự động gửi cảnh báo và tổng hợp thông tin để hỗ trợ ra quyết định kịp thời. Đây là cơ chế giúp giảm áp lực kiểm soát, tăng tính linh hoạt và giải phóng thời gian cho lãnh đạo cấp cao.

Hệ thống hóa (Systematization)

Doanh nghiệp như một hệ thống có nhiều phần tử liên kết, tác động qua lại lẫn nhau, kết nối đa nền tảng – từ phòng ban, người dùng, công việc, tài nguyên đến các phần mềm khác (như kế toán, CRM, nhân sự, ERP…). Nhờ đó, doanh nghiệp không vận hành bằng những “mảnh rời”, mà là một hệ sinh thái thống nhất, có thể tự động truyền dữ liệu và phản hồi liên tục, giống như một cơ thể sống.

Lấy dữ liệu làm trung tâm (Data-Driven Decision Making)

Khả năng phân tích dữ liệu thời gian thực để hỗ trợ ra quyết định chính xác, thay vì dựa trên cảm tính. Tất cả các hành vi làm việc, trạng thái công việc, thời gian xử lý, số lần trì hoãn, mức độ tương tác,… đều được hệ thống hóa thành báo cáo trực quan. Đây chính là biểu hiện của quản trị theo dữ liệu – một xu hướng không thể thiếu trong thời đại số.

Một doanh nghiệp muốn đi xa – đặc biệt trong giai đoạn mở rộng quy mô, chuyển giao thế hệ quản trị hoặc ứng dụng công nghệ – bắt buộc phải xây dựng được một hệ sinh thái làm việc chung, nơi mọi người tương tác, phối hợp, cập nhật tiến độ và ra quyết định dựa trên dữ liệu, không phải cảm tính.

Trong thời đại mà khách hàng có thể rời đi chỉ sau một trải nghiệm không tốt, thiết kế lại luồng vận hành theo chuẩn hiện đại không đơn thuần là một công cụ vận hành, mà là điểm tựa để doanh nghiệp xây dựng lòng tin, duy trì sự gắn kết và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số hóa.