Tư vấn Hệ thống hóa và Tự động hóa hệ thống quản trị

Theo quan điểm quản trị doanh nghiệp hiện đại, doanh nghiệp thành công là “Doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà không cần bạn”, đặc biệt trong bối cảnh hội nhập sâu rộng về kinh tế hiện nay, doanh nghiệp không chỉ là “Cổ máy kiếm tiền tự động cho bạn không cần bạn”, mà cổ máy đó còn phải liên tục được mở rộng về qui mô để chiếm lĩnh thị trường, phải liên tục tích lũy vốn, kinh nghiệm, thương hiệu,… để gia tăng khả năng cạnh tranh, từ đó mới có thể tồn tại bền vững theo năm tháng.

Case study

Liên hệ tư vấn

Trái ngược với kinh nghiệm của người Việt chúng ta – “không ai giàu ba họ, không ai khó ba đời” – các doanh nghiệp phương Tây đã tồn tại hàng trăm năm nay. Lý do chính là các chủ doanh nghiệp phương Tây rất chú trọng việc hệ thống hóa và tự động hóa. Điều này giúp doanh nghiệp hoạt động độc lập, không bị phụ thuộc vào cá nhân nào đó (key person) trong doanh nghiệp.

Thậm chí, nhiều chủ doanh nghiệp chia sẻ rằng, dù đã đến tuổi nghỉ hưu, nhưng họ vẫn chưa thể nghỉ được vì chưa tìm được người quản lý kế thừa, hoặc chưa biết công ty sẽ ra sao khi mình không có mặt.

Hơn 21+ năm tư vấn xây dựng hệ thống quản trị tự động cho doanh nghiệp, chúng tôi nhận thấy rằng các doanh nghiệp ở Việt Nam hầu như không quan tâm đến việc xây dựng một hệ thống hóa và tự động hóa quy trình làm việc. Nếu có, họ cũng chưa biết làm như thế nào để xây dựng thành công hệ thống này sao cho phù hợp với thực tế doanh nghiệp của mình.

Thực tế, việc thực hiện hệ thống hóa và tự động hóa doanh nghiệp không phải là vấn đề quá mới mẻ hay quá khó để thực hiện, chúng ta có thể hình dung quá trình này theo 9 bước cơ bản như sau:

Tầm nhìn: Định hướng và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
Sứ mạng: Mục đích và nhiệm vụ chính của doanh nghiệp đối với cộng đồng, khách hàng và cổ đông.
Giá trị cốt lõi và văn hóa: Những giá trị nền tảng định hướng văn hóa và cách thức hoạt động của doanh nghiệp.
Hệ thống mục tiêu/Chiến lược: Xác định mục tiêu cụ thể và chiến lược để đạt được tầm nhìn đã đề ra.
Sơ đồ tổ chức: Cấu trúc tổ chức và phân công công việc rõ ràng cho từng bộ phận.
Bảng mô tả công việc và KPIs: Xác định nhiệm vụ cụ thể và các chỉ số đo lường hiệu quả công việc cho nhân viên.
Hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn: Đảm bảo mọi hoạt động được chuẩn hóa và thực hiện đúng theo quy trình.
Hệ thống phần mềm/tự động hóa: Tích hợp công nghệ để tối ưu hóa hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp.
Hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa: Đảm bảo sự liên tục và bền vững trong quản lý và vận hành doanh nghiệp.

Thực hiện hóa tầm nhìn, sứ mạng và giá trị cốt lõi

Hầu hết các doanh nghiệp đã có những yếu tố này, nhưng chưa thể hiện chính xác hoặc đầy đủ thông điệp mà họ muốn truyền tải tới cộng đồng, khách hàng, người lao động và cổ đông. Đồng thời, nhiều doanh nghiệp chưa biết cách triển khai những giá trị này vào thực tế, dẫn đến việc thiếu sự khác biệt trên thị trường.

Hệ thống mục tiêu và chiến lược

Mặc dù nhiều doanh nghiệp đã có hệ thống mục tiêu và chiến lược, nhưng công tác tổ chức và thực hiện thường chưa tốt, dẫn đến việc các kế hoạch thường bị trễ hoặc không hoàn thành.

Sơ đồ tổ chức, bảng mô tả công việc và KPIs

Đây là những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc, và đánh giá hiệu quả. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp mới chỉ thực hiện một phần và chưa vận hành đồng bộ, dẫn đến kết quả chưa tích cực.

Hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn

Các doanh nghiệp thường có hệ thống quy trình, quy định, nhưng chúng thường chưa đầy đủ, không được cập nhật kịp thời, và thiếu sự giám sát, dẫn đến hiệu quả không như mong đợi.

Hệ thống phần mềm và tự động hóa

Do được xây dựng theo thực tế phát sinh, không có mục tiêu rõ ràng từ đầu, phần lớn các doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm cho các công việc chuyên môn cụ thể như kế toán thuế, tính lương, quản lý công văn,… mà chưa thực sự tận dụng phần mềm như một đòn bẩy để tăng hiệu suất lao động, tốc độ đáp ứng khách hàng, và đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời.

Hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa

Hầu hết các chủ doanh nghiệp chúng ta đang trực tiếp điều hành doanh nghiệp của chính mình bằng cả tâm huyết và kinh nghiệm, nên không nghĩ công ty cần phải có hệ thống này. Nhưng không có hệ thống này, các doanh nghiệp sẽ khó mà đạt được “Doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà không cần bạn”, và các chủ doanh nghiệp dù đã tích lũy nhiều tài chính, cũng khó mà đầu tư sang lĩnh vực kinh doanh mới, do không thể rời khỏi công ty, không có đủ thời gian để thực hiện…

Nhìn chung, việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động là có công thức và có thể thực hiện từng bước tùy theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp, đây là công cụ có tính chất đòn bẩy, làm 1 lần nhưng lợi ích lâu dài, giúp chủ doanh nghiệp xây dựng doanh nghiệp thành công tự vận hành hiệu quả mà không cần mình.

Câu chuyện khách hàng