01/10/2025
Bình luận(0)Quản lý chi phí nội bộ không đơn thuần là một nghiệp vụ hành chính – đó là “van điều tiết” của dòng tiền, lợi nhuận và cả sự minh bạch của doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo khảo sát của PwC 2023, có đến 30% chi phí vận hành bị thất thoát hằng năm chỉ vì quy trình thủ công và sai sót trong kiểm soát nội bộ. Điều đáng nói, những tổn thất này không đến từ các khoản đầu tư lớn, mà từ những lỗi nhỏ nhưng lặp đi lặp lại mỗi ngày.
1. Hóa đơn trùng lặp
Khi một hóa đơn được nộp lại nhiều lần hoặc ghi nhận trùng trên hệ thống, chi phí vô hình bị nhân đôi. Với khối lượng hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng, việc kiểm tra thủ công gần như bất khả thi.
Cái giá phải trả: kế toán mất hàng giờ rà soát, dòng tiền bị rò rỉ mà lãnh đạo không hay biết.
2. Thiếu chứng từ quan trọng
Một phiếu chi không kèm hợp đồng, một đề nghị thanh toán thiếu hóa đơn gốc, hay báo cáo công tác không có bảng kê. Những thiếu sót tưởng nhỏ nhưng khiến hồ sơ bị “treo”, dòng tiền chậm giải ngân, nhân viên bức xúc và đối tác đánh giá thiếu chuyên nghiệp.
3. Phê duyệt chậm, hồ sơ dồn đống
Một phiếu tạm ứng qua 3–4 cấp duyệt, chỉ cần một quản lý bận công tác, hồ sơ có thể nằm im hàng tuần.
Hệ quả: vốn bị đóng băng, dự án chậm tiến độ, và doanh nghiệp đánh mất cơ hội kinh doanh chỉ vì sự chậm trễ.
4. Nhập nhầm số liệu
Sai một con số nhỏ có thể khiến cả báo cáo tài chính sai lệch. Nhập nhầm 100.000 thành 1.000.000, lệch mã nhà cung cấp hay ngày thanh toán… đều kéo theo hàng loạt sai sót dây chuyền.
Cái giá: lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu sai, chiến lược có nguy cơ đi chệch hướng.
5. Bỏ sót các khoản chi nhỏ
Taxi, phụ phí, chi phí vận chuyển lặt vặt… thường bị bỏ quên trong báo cáo. Nhưng khi cộng dồn một năm, con số này có thể lên đến hàng tỷ đồng. Đây chính là “lỗ thủng vô hình” khiến doanh nghiệp mất kiểm soát dòng tiền.
Cái giá thực sự của những lỗi chi phí nội bộ
Những lỗi trên không chỉ khiến doanh nghiệp thất thoát trực tiếp, mà còn kéo theo hệ lụy:
Mất hàng trăm giờ công để sửa sai, rà soát lại.
Kế hoạch kinh doanh bị chậm nhịp vì dòng tiền “treo” quá lâu.
Quyết định lãnh đạo dựa trên dữ liệu sai lệch.
Văn hóa doanh nghiệp bị ảnh hưởng khi nhân viên mất niềm tin vào quy trình.
Xem thêm: Chi phí cơ hội: mất bao nhiêu tiền chỉ vì một khoản tạm ứng chậm duyệt?
Doanh nghiệp có đang rơi vào 1 trong 5 lỗi này?
Nếu câu trả lời là “có”, bạn không đơn độc. Đây là thực trạng phổ biến ở phần lớn doanh nghiệp Việt Nam. Sự khác biệt nằm ở lựa chọn: tiếp tục mất tiền trong im lặng, hay thay đổi để quản lý chi phí minh bạch hơn.
Để hạn chế những rủi ro này, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang giải pháp quản lý chi phí tập trung ASOFT-BEM, nơi toàn bộ chứng từ, phê duyệt và báo cáo được quản lý theo thời gian thực. Đây chính là bước đi chiến lược để bảo vệ dòng tiền và nâng cao tính minh bạch.
Kết luận
Quản lý chi phí nội bộ không phải là “chi tiết nhỏ”, mà là yếu tố quyết định lợi nhuận và sự phát triển bền vững. Doanh nghiệp bạn đã bao lần mất cơ hội chỉ vì những lỗi tưởng chừng vô hại này? Đã đến lúc nhìn lại để tránh rơi vào cái bẫy “mất tiền trong im lặng”.
Liên hệ ASOFT ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp quản trị chi phí toàn diện, minh bạch và hiệu quả.