25/09/2025
Bình luận(0)Trong quản lý chi phí doanh nghiệp, những chứng từ nhỏ như biên lai taxi, vé gửi xe, hóa đơn giấy lẻ lại thường chính là “kẻ gây rối thầm lặng”. Nhiều hồ sơ quyết toán bị chậm chỉ vì thất lạc một tờ giấy nhỏ, khiến nhân viên bức xúc, kế toán quá tải và dòng tiền bị “treo” vô hình.
Để giảm rủi ro này, việc số hóa chứng từ ngay từ khâu phát sinh là giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả. Tin vui là bạn có thể thực hiện dễ dàng bằng những ứng dụng miễn phí, cài ngay trên điện thoại. Dưới đây là 3 công cụ phổ biến, được nhiều nhân viên và doanh nghiệp nhỏ sử dụng nhất hiện nay.
1. CamScanner – “máy scan bỏ túi”
CamScanner biến camera điện thoại thành một chiếc máy scan mini. Chỉ cần mở app, chụp biên lai hoặc hóa đơn, hệ thống sẽ tự động nhận diện viền, căn chỉnh và tăng độ nét trước khi lưu thành file PDF.
Điểm nổi bật:
Scan nhanh, phù hợp khi cần lưu chứng từ tại chỗ.
Hình ảnh rõ nét, ngay cả với giấy mỏng, nhòe.
Hỗ trợ gộp nhiều chứng từ thành một file, thêm chú thích hoặc đóng dấu.
Hạn chế:
Phiên bản miễn phí có watermark.
OCR toàn diện và dung lượng cloud riêng bị giới hạn.
Thích hợp cho nhân viên thường xuyên đi công tác cần lưu chứng từ ngay trên điện thoại.
2. Microsoft Lens – kết nối trực tiếp với Office & OneDrive
Microsoft Lens đặc biệt phù hợp nếu doanh nghiệp đã quen dùng Outlook, OneDrive hoặc Teams. Ứng dụng cho phép chụp biên lai, chỉnh sửa và lưu trực tiếp vào hệ sinh thái Microsoft, hoặc xuất sang Word/Excel để xử lý số liệu.
Điểm nổi bật:
Tích hợp với OneDrive/SharePoint → chia sẻ và phân quyền dễ dàng.
Hoàn toàn miễn phí khi dùng tài khoản Microsoft.
Không quảng cáo, giao diện gọn gàng.
Hạn chế:
OCR tiếng Việt chưa tối ưu, đặc biệt với biên lai mờ.
Nếu không đặt tên và folder rõ ràng, tài liệu vẫn dễ bị thất lạc.
Đây là công cụ phù hợp cho doanh nghiệp đã triển khai Microsoft 365, muốn gắn việc số hóa chứng từ với hệ thống sẵn có.
3. Google Drive Scan – nhanh gọn trong hệ sinh thái Google
Người dùng Android có thể scan trực tiếp bằng Google Drive mà không cần cài thêm ứng dụng. Chỉ với vài thao tác: mở Drive → chọn “Scan” → chụp biên lai → lưu thẳng vào thư mục.
Điểm nổi bật:
Tích hợp sẵn trong Drive, không cần cài thêm app.
Lưu trực tiếp vào cloud, dễ dàng chia sẻ bằng link.
Hỗ trợ tìm kiếm nhanh nhờ Google Search.
Hạn chế:
Chỉ có trên Android (iOS phải dùng cách khác).
Chất lượng scan cơ bản, thiếu tính năng nâng cao.
Biên lai giấy nhiệt dễ bị bóng loáng khi chụp.
Thích hợp cho cá nhân, nhóm nhỏ cần giải pháp tiện dụng trong hệ sinh thái Google.
Hạn chế chung của các công cụ miễn phí
Các ứng dụng trên giải quyết tốt nhu cầu cá nhân hoặc nhóm nhỏ, nhưng vẫn tồn tại nhiều hạn chế khi áp dụng ở quy mô toàn doanh nghiệp:
Không quản lý được hàng nghìn chứng từ mỗi tháng.
Thiếu quy trình duyệt nhiều cấp, không có nhật ký phê duyệt.
Không tích hợp trực tiếp với kế toán, báo cáo tài chính hay hệ thống ERP.
Với doanh nghiệp có khối lượng chứng từ lớn, giải pháp tối ưu là hệ thống quản trị tập trung. Ví dụ: ASOFT-BEM – nền tảng giúp quản lý toàn bộ quy trình chi phí từ đề nghị, số hóa chứng từ đến phê duyệt, hạch toán và báo cáo minh bạch.
Kết luận
Việc sử dụng CamScanner, Microsoft Lens, Google Drive Scan là cách thông minh để nhân viên cá nhân số hóa và tránh thất lạc chứng từ nhỏ lẻ. Nhưng ở cấp độ doanh nghiệp, khi quy mô dữ liệu và quy trình phức tạp hơn, việc áp dụng nền tảng quản lý chi phí tập trung là bước đi tất yếu để đảm bảo minh bạch, chính xác và bền vững.
Liên hệ ASOFT ngay hôm nay để tìm hiểu cách số hóa chứng từ và quản trị chi phí toàn diện, giúp doanh nghiệp của bạn vừa tiết kiệm thời gian, vừa tối ưu dòng tiền.