Tối ưu hóa phương pháp kế toán hàng tồn kho đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

► Xem thêm kinh nghiệm kết toán cho một số nhóm ngành khác:

• ✔ Kinh nghiệm kế toán dành cho nhóm ngàng truyền thông quảng cáo
• ✔ Kế toán ngành thực phẩm và những nghiệp vụ cơ bản

Nguyên tắc trong kế toán hàng tồn kho

Các doanh nghiệp SME đóng vai trò trụ cột trong việc tạo ra thu nhập cho người lao động. Nhằm giúp các doanh nghiệp thực vai trò này, Chính phủ và Bộ Tài chính đã ban ra các chính sách hỗ trợ. Theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/8/2016 của Bộ Tài chính; (dùng để thay thế cho các nội dung áp dụng đối với DNNVV tại Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006; và Thông tư số 138/2011/TT-BTC ngày 4/10/2011 của Bộ Tài chính); thì:

“Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất; hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh (SXKD) bình thường, gồm: Hàng mua đang đi trên đường; Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ; Sản phẩm dở dang; Thành phẩm; Hàng hóa; Hàng gửi bán. 

Các loại sản phẩm, hàng hóa, vật tư, tài sản nhận giữ hộ, nhận ký gửi, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, nhận gia công… không thuộc quyền sở hữu và kiểm soát của doanh nghiệp thì không được phản ánh là hàng tồn kho.

Theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC

Hàng tồn kho thể hiện trị giá hiện có và sự biến động hàng tồn kho trong doanh nghiệp; hoặc thể hiện giá trị hàng tồn kho ở đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp. Kế toán hàng tồn kho cần được làm dựa trên quy định Chuẩn mực kế toán “Hàng tồn kho”.

Cách kế toán hàng tồn kho

Những khoản thuế không được hoàn lại sẽ được tính gộp vào giá trị của hàng tồn kho. Ví dụ như: thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường, và nhiều loại thuế khác khi mua bán hàng tồn kho.

Những khoản chiết khấu thương mại và giảm giá có được sau khi mua hàng tồn kho (cho dù đó là khoản vi phạm hợp đồng kinh tế), thì đều phải được phân bổ về cho hàng hóa còn tồn trong kho, các mặt hàng đã bán hoặc đã sử dụng cho sản xuất kinh doanh và xây dựng căn bản; để bộ phận kế toán hạch toán cho đúng:

• ✔ Nếu trong kho còn tồn hàng tồn kho thì ghi giảm giá trị của hàng tồn kho
• ✔ Nếu đã bán hàng tồn kho thì ghi giảm giá vốn hàng bán
• ✔ Nếu đã sử dụng hàng tồn kho cho các hoạt động xây dựng căn bản, thì kế toán cần phải ghi giảm chi phí xây dựng căn bản

Ngoài ra, các khoản chiết khấu thanh toán khi mua bán hàng tồn kho sẽ được ghi nhận vào doanh thu đến từ hoạt động tài chính (theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC).

Hàng tồn kho để khuyến mãi

Đối với các trường hợp bán hàng tồn kho, thì giá gốc của mặt hàng đã được bán sẽ được bộ phận kế toán ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh ở kỳ tương ưng; và tất nhiên cũng phải phù hợp với bản chất giao dịch. Còn trong các trường hợp hàng xuất kho dùng để khuyến mãi hay quảng cáo thì cần tuân theo một số nguyên tắc sau đây:

Nếu hàng tồn kho xuất ra để phục vụ việc quảng cáo, khuyến mãi không thu lại doanh thu, không đi theo các điều kiện như phải mua hàng hóa, sản phẩm,… thì kế toán sẽ ghi nhận giá trị của nó vào chi phí của việc bán hàng.

Nếu hàng hóa xuất kho nhằm mục đích khuyến mãi hay quảng cáo. Tuy nhiên nó chỉ thuộc về khách hàng khi khách hàng đã mua sản phẩm, hàng hóa dịch vụ chính. Thì kế toán sẽ phân bổ số tiền thu được từ hàng xuất kho, để có thể tính toán được doanh thu từ cả hàng khuyến mãi. Giá vốn bao gồm luôn cả giá hàng khuyến mãi (lúc này, bản chất của sự giao dịch là hàng bán được giảm giá).

Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng hàng tồn kho để biếu cho người lao động dưới dạng quỹ khen thưởng, phúc lợi hoặc trả lương; thì bộ phận kế toán sẽ ghi nhận nguồn doanh thu và giá vốn đó như một hoạt động giao dịch bán hàng bình thường. Giá trị của hàng tồn kho dùng cho việc biếu tặng sẽ được ghi giảm quỹ khen thưởng và phúc lợi.

Cuối cùng, các khoản chiết khấu thanh toán cho người mua khi mua bán hàng tồn kho sẽ được ghi nhận vào chi phí tài chính.

► Xem thêm: 10 Sai lầm kế toán nghiêm thường gặp tại các doanh nghiệp

Phương pháp tính toán giá trị hàng tồn kho xuất trong kỳ

Có nhiều phương pháp tính toán. Mỗi phương pháp đều sở hữu các ưu, nhược điểm riêng. Doanh nghiệp cần dựa vào mô hình kinh doanh; các hoạt động và quy trình sản xuất thực tế của doanh nghiệp; để có thể lựa chọn được phương pháp tính toán giá trị của hàng tồn kho phù hợp nhất cho doanh nghiệp. Sau đây là hai phương pháp giá trị của hàng tồn kho phổ biến nhất; doanh nghiệp cần xem xét đến!

Một số phương pháp dùng để tính giá trị của hàng tồn kho

Doanh nghiệp có thể chọn tính toán giá trị của hàng tồn kho bằng một trong những cách sau đây:

• ✔ Một là tính theo giá đích danh: Cách này dựa trên giá trị thực tế của mỗi lần nhập hàng hóa; hay từng sản phẩm sản xuất ra. Vì vậy chỉ áp dụng cho doanh nghiệp có ít hàng; hoặc mặt hàng ổn định.
• ✔ Hai là tính bình quân gia quyền: Giá trị được tính theo giá trị trung bình của hàng tồn đầu kỳ; và hàng mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị này có thể được tính theo từng kỳ; hoặc sau khi nhập từng lô hàng về, tùy vào từng DN.
• ✔ Ba là tính theo phương pháp nhập trước, xuất trước: Giả định là xuất trước hàng tồn kho được mua/sản xuất trước.

Hàng tồn kho mua bằng ngoại tệ

Giá mua hàng tồn kho dựa vào tỷ giá giao dịch thực tế phát sinh để ghi nhận. Trường hợp doanh nghiệp ứng tiền cho người bán; lúc này giá trị hàng tồn kho cũng sẽ được ghi nhận dựa vào tỷ giá giao dịch thực tế. Kế toán sẽ ghi nhận phần giá trị hàng tồn kho còn lại dựa theo tỷ giá giao dịch thực tế.

Các phương pháp dùng để kế toán hàng tồn kho

Trong số các phương pháp dùng để kế toán hàng tồn kho, thì có hai phương pháp được dùng phổ biến nhất. Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng. Lựa chọn phương pháp tính toán phù hợp, dễ dàng và tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình!

Phương pháp kê khai thường xuyên

Theo dõi và phản ánh liên tục và thường xuyên, có hệ thống; về mọi tình hình nhập hay xuất. Các tài khoản kế toán hàng tồn kho dùng để phản ánh tình hình biến động tăng; hay giảm của vật tư/hàng hóa. Về nguyên tắc, số tồn kho trên sổ kế toán phải phù hợp với số tồn kho thực tế. Phải truy tìm nguyên nhân để xử lý nếu có chênh lệch. Thường được dùng cho doanh nghiệp sản xuất; và các doanh nghiệp kinh doanh những mặt hàng có giá trị lớn; ví dụ nhưn các loại máy móc, thiết bị hoặc các loại hàng hóa có kỹ thuật, chất lượng cao,…

Phương pháp kiểm kê định kỳ

Dựa vào kết quả kiểm kê thực tế; để phản ánh các giá trị tồn kho cuối kỳ của hàng hóa và vật tưtrên sổ kế toán tổng hợp. Công thức:

Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ

Công thức tính giá hàng xuất kho trong kỳ

Theo đó, tất cả biến động của vật tư và hàng hóa (cho dù nhập kho hay xuất kho); đều không được theo dõi và phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Mà sẽ được theo dõi; phản ánh ở tài khoản 611 “Mua hàng”.

► Xem thêm:  Phương pháp quản lý tài sản cố định hiệu quả cho doanh nghiệp 2021

Tạm Kết

Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần phải lưu ý rằng tùy vào đặc điểm của ngành nghề kinh doanh; và đặc điểm riêng của doanh nghiệp; mà từng loại hàng tồn kho sẽ được xếp là vật tư hay thiết bị. Chi phí cho việc vận chuyển và bảo quản hàng tồn kho trong quá trình mua bán hàng hóa phát sinh ra; hoặc tiếp tục tham gia vào quá trình sản xuất và chế biến; thì cũng được ghi nhận vào bảng giá gốc hàng tồn kho. Chi phí dành cho việc vận chuyển hay bảo quản các loại hàng tồn kho có liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng tồn kho; thì cũng được tính vào chi phí của việc bán hàng;…

Phần mềm Kế toán ASOFT được thiết kế đầy đủ những tính năng chuyên dụng và nghiệp vụ Kế toán. Ngoài ra, hệ thống cũng cập nhật các sự thay đổi của thông tư; và các quy định Kế toán một cách liên tục. Cũng như sở hữu khả năng tùy chỉnh cao nhằm có thể linh động thay đổi; để thích ứng để phù hợp với nhu cầu và đặc thù riêng mỗi doanh nghiệp.

Để được tư vấn về Giải pháp Phần mềm Quản trị Tổng thể doanh nghiệp; Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: TOP 15 Phần mềm Kế toán tốt nhất Việt Nam 2021

Ban Biên tập ASOFT