14/02/2025
Bình luận(0)Sự biến động của thị trường cùng với những thách thức từ chuỗi cung ứng đã đặt ra yêu cầu cấp thiết cho doanh nghiệp trong việc tối ưu hoá quy trình thu mua. Việc kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu suất trong hoạt động này không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động ổn định mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh đáng kể. Trí tuệ nhân tạo đang trở thành một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý chi phí hiệu quả hơn mà còn kiểm soát rủi ro tốt hơn.
Các doanh nghiệp hàng đầu đã và đang tích cực ứng dụng AI vào quá trình thu mua để đảm bảo sự ổn định và tăng cường năng lực cạnh tranh. Nhưng AI có thể hỗ trợ thu mua như thế nào và doanh nghiệp cần làm gì để tận dụng tối đa công nghệ này? Hãy cùng ASOFT tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Những thách thức trong hoạt động thu mua
Hoạt động thu mua đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch và kiểm soát. Việc dự báo nhu cầu nguyên vật liệu thiếu chính xác khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt, làm gián đoạn sản xuất và phân phối, gây lãng phí chi phí.
Chuỗi cung ứng cũng đối mặt với nhiều rủi ro từ thiên tai, xung đột địa chính trị đến thay đổi chính sách thương mại. Khi không có công cụ giám sát theo thời gian thực, doanh nghiệp khó phản ứng kịp thời, dẫn đến đình trệ sản xuất và suy giảm lợi thế cạnh tranh.
Bên cạnh đó, quy trình thu mua đến thanh toán (P2P) còn thủ công, gây sai sót, thất thoát dữ liệu và làm chậm tiến độ. Quản lý hợp đồng chưa hiệu quả cùng việc đánh giá rủi ro nhà cung cấp chưa chính xác khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ giao hàng chậm, chất lượng sản phẩm không đảm bảo và chi phí phát sinh ngoài dự kiến.
AI giúp giải quyết những vấn đề gì trong thu mua
Tự động hóa quy trình P2P – Giảm thao tác thủ công trong xử lý đơn hàng và hóa đơn
AI giúp tự động hóa quy trình thu mua từ yêu cầu mua hàng đến thanh toán, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa từng bước trong hoạt động này. Việc phân loại email từ nhà cung cấp, phản hồi yêu cầu mua hàng, xử lý hóa đơn và nhập dữ liệu vào hệ thống có thể được AI thực hiện với độ chính xác cao, giảm thiểu sai sót do thao tác thủ công.
Bên cạnh đó, AI có thể dựa trên dữ liệu lịch sử để gợi ý các nhà cung cấp đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn. Nhờ khả năng phân tích dữ liệu sâu rộng, AI có thể xác định xu hướng giá cả, đưa ra dự báo hợp lý để doanh nghiệp tối ưu hóa ngân sách mua sắm.
Theo báo cáo của CAPS, doanh nghiệp áp dụng AI có thể giảm đến 53 phần trăm chi phí xử lý giao dịch so với những doanh nghiệp chưa ứng dụng công nghệ này. Điều này giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý hơn và tập trung vào các hoạt động chiến lược thay vì những công việc mang tính lặp lại.
Tối ưu phân tích hợp đồng – Quản lý minh bạch, kiểm soát chặt chẽ
Hợp đồng là một trong những yếu tố quan trọng trong thu mua. Tuy nhiên, với số lượng lớn hợp đồng cần xử lý, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc kiểm soát các điều khoản và rủi ro pháp lý. AI giúp doanh nghiệp phân tích hợp đồng một cách nhanh chóng, phát hiện các điều khoản bất lợi và đề xuất giải pháp phù hợp.
AI có khả năng quét và nhận diện các điều khoản không rõ ràng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu các tranh chấp trong tương lai. Bên cạnh đó, AI có thể tự động trích xuất các thông tin quan trọng như điều khoản thanh toán, điều kiện bảo hành, giúp đội ngũ pháp lý và thu mua dễ dàng kiểm soát hợp đồng mà không cần kiểm tra thủ công từng dòng văn bản.
Việc sử dụng AI trong phân tích hợp đồng giúp doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch thương mại.
Kiểm soát rủi ro nhà cung cấp – Chủ động nắm bắt thông tin đối tác
Một trong những thách thức lớn nhất của doanh nghiệp là kiểm soát chất lượng và độ tin cậy của nhà cung cấp. AI có thể giúp doanh nghiệp tổng hợp và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm báo cáo tài chính, đánh giá từ khách hàng, thông tin từ báo chí và dữ liệu nội bộ để xếp hạng mức độ rủi ro của từng nhà cung cấp.
Nhờ vào khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, AI giúp doanh nghiệp dự báo những nguy cơ tiềm ẩn, từ đó có phương án dự phòng kịp thời. Điều này đặc biệt quan trọng trong các ngành công nghiệp có chuỗi cung ứng phức tạp, nơi một sai lầm nhỏ cũng có thể dẫn đến những thiệt hại lớn.
AI cũng giúp tự động theo dõi các chỉ số hiệu suất của nhà cung cấp theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các dấu hiệu bất thường trong chất lượng dịch vụ hoặc giao hàng.
Kết bài
Áp dụng AI vào thu mua không chỉ là triển khai công nghệ mà còn đòi hỏi chiến lược rõ ràng. Doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống dữ liệu đồng nhất, đào tạo nhân sự và chọn giải pháp phù hợp để tối đa hóa lợi ích. AI không chỉ là xu hướng mà đã trở thành công cụ thiết yếu giúp nâng cao hiệu suất, tối ưu chi phí và kiểm soát rủi ro. Nhiều doanh nghiệp tiên phong đã thành công nhờ ứng dụng AI bài bản. Thay vì chờ đợi, doanh nghiệp cần hành động ngay để nắm bắt cơ hội, duy trì lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững.