13/01/2025
Bình luận(0)Căng thẳng nội bộ giữa CSKH và Mua hàng đang đẩy doanh nghiệp vào tình trạng hỗn loạn. Nguyên nhân sâu xa là thiếu kết nối thông tin, khiến các phòng ban không thể phối hợp nhịp nhàng. Quy trình phê duyệt thủ công, dữ liệu rời rạc và thiếu nền tảng chung đã dẫn đến chậm trễ, mất khách hàng VIP, và tăng chi phí vận hành. Làm thế nào để giải quyết triệt để vấn đề này? Hãy cùng ASOFT tìm hiểu thông qua bài viết sau.
Nguyên nhân do đâu?
Trong môi trường doanh nghiệp, CSKH (Chăm sóc Khách hàng) và Mua hàng thường xuyên “chạm trán” vì lợi ích công việc. CSKH phải đảm bảo khách nhận hàng sớm nhất, giá cả tối ưu; trong khi Mua hàng lại cần thời gian hoàn tất quy trình duyệt ngân sách, kiểm tra tồn kho và thương lượng với nhà cung cấp. Bề ngoài, mọi rắc rối có vẻ xuất phát từ “tác phong trì hoãn” của Mua hàng hoặc “lời hứa quá vội” của CSKH. Thế nhưng, cốt lõi lại là thiếu kết nối thông tin giữa 2 phòng ban này:
Không có nền tảng chung
CSKH không nắm được tiến độ phê duyệt đơn hàng, dẫn đến việc hứa hẹn mơ hồ. Mua hàng không được báo trước về mức độ khẩn cấp, dẫn đến thiếu ưu tiên cho đơn hàng gấp. Tất cả những điều này xảy ra chỉ vì thiếu kết nối thông tin giữa hai bộ phận.
Quy trình phê duyệt thủ công
Việc quá phụ thuộc vào giấy tờ và chữ ký “cứng” (chữ ký tay, đóng dấu đỏ) đang tạo ra những trì trệ đáng kể trong quy trình làm việc. Khi lãnh đạo đi công tác hoặc vắng mặt, các hồ sơ cần phê duyệt bị đình trệ, không được xử lý. Điều này dẫn đến các đơn hàng không thể được tiến hành, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc, mất cơ hội kinh doanh và làm giảm hiệu suất hoạt động của cả tổ chức.
Thiếu dữ liệu real-time
Không có công cụ chung để kiểm tra tồn kho, giá cả hay thời gian giao hàng. CSKH phải “hứa đại” để xoa dịu khách hàng, dẫn đến thông tin sai lệch nghiêm trọng. Việc thiếu kết nối thông tin ở đây chính là “ngòi nổ” khiến quan hệ giữa CSKH và Mua hàng trở nên căng thẳng cực độ. Khi không có cái nhìn nhất quán, mỗi phòng ban tự đưa ra quyết định mà không biết rằng họ đang “vô tình” gây áp lực cho nhau.
Hậu Quả Của Việc Thiếu Vận Hành Đồng Bộ Các Phòng Ban
Việc thiếu vận hành đồng bộ giữa các phòng ban, đặc biệt là CSKH và Mua hàng, tạo ra nhiều hệ lụy nghiêm trọng không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động nội bộ mà còn làm suy yếu vị thế của doanh nghiệp trên thị trường.
Chậm trễ trong việc xử lý đơn hàng gấp
Khi các phòng ban không có dữ liệu real-time hoặc không được kết nối xuyên suốt, quá trình phê duyệt và thực thi bị kéo dài. Điều này dẫn đến việc đơn hàng gấp không được ưu tiên, khiến khách hàng không nhận được hàng đúng thời hạn, làm giảm uy tín doanh nghiệp.
Thông tin không thống nhất, gây hiểu lầm giữa các bộ phận
CSKH không nắm được trạng thái phê duyệt ngân sách hay tồn kho, dẫn đến việc cung cấp thông tin sai lệch cho khách hàng. Mua hàng không nhận được cảnh báo kịp thời về mức độ ưu tiên của đơn hàng, dẫn đến việc xử lý chậm hoặc sai sót trong lựa chọn nhà cung cấp.
Gia tăng áp lực và mâu thuẫn nội bộ
Khi không có nền tảng vận hành đồng bộ, các phòng ban thường xuyên đổ lỗi cho nhau khi có sự cố xảy ra. Sự căng thẳng kéo dài giữa các bộ phận làm giảm tinh thần làm việc, gia tăng áp lực cho nhân viên, từ đó làm giảm năng suất chung.
Chi phí vận hành tăng cao
Việc thiếu sự phối hợp mượt mà giữa các phòng ban khiến nhiều nguồn lực bị lãng phí.
Các lỗi trong quy trình vận hành dẫn đến việc phải sửa chữa, đền bù hoặc khắc phục, làm tăng thêm chi phí không đáng có.
Giải Pháp
Muốn dập tắt “cơn bão” căng thẳng và khôi phục hoạt động trơn tru, doanh nghiệp cần triển khai một giải pháp quản trị tổng thể, tập trung giải quyết “điểm mù” thiếu kết nối thông tin. Dưới đây là các tính năng cốt lõi:
Phê duyệt online & phân quyền chặt chẽ
- Khi CSKH nhập đơn hàng gấp, hệ thống tự động thông báo tới cấp quản lý và phòng Mua hàng.
- Duyệt online giúp rút ngắn thời gian chờ ký giấy, đảm bảo tính liên tục.
- Phân quyền rõ ràng để Mua hàng biết được ngân sách, ưu tiên xử lý đơn hàng “nóng”.
Chia sẻ dữ liệu real-time
- CSKH nắm được ngay trạng thái hàng tồn, thời gian giao hàng, báo giá từ nhà cung cấp.
- Mua hàng biết chính xác yêu cầu và deadline của khách, tránh tình trạng “lệch pha”.
- Toàn bộ dữ liệu được đưa về một nền tảng chung, xóa tan thiếu kết nối thông tin.
Thiết lập chế độ ưu tiên cho đơn hàng gấp
- Hệ thống đánh dấu các yêu cầu “khẩn” ngay từ khi khởi tạo.
- Nếu đơn hàng vượt mức ngân sách cho phép, hệ thống sẽ báo động đến cấp quản lý cao hơn để xử lý nhanh.
Quản lý dòng tiền & nhà cung cấp tích hợp
Khi đơn hàng được duyệt, phòng Mua hàng ngay lập tức kiểm tra tình trạng ngân sách, so sánh báo giá. Tự động đặt cọc nhà cung cấp, đẩy nhanh tiến độ, giúp doanh nghiệp không bị lỡ nhịp “vàng”.
Báo cáo & thống kê toàn diện
- Hệ thống ghi lại toàn bộ quá trình phê duyệt, ai duyệt, mất bao lâu, từ đó đánh giá hiệu suất.
- Dễ dàng tìm ra “nút thắt” để cải thiện quy trình nội bộ và giảm thiểu rủi ro thiếu kết nối thông tin.
Thay vì “chữa cháy” khi đã xảy ra căng thẳng, doanh nghiệp hãy chủ động xây dựng một giải pháp quản trị toàn diện, nơi mọi phòng ban vận hành trên một nền tảng duy nhất, đảm bảo xuyên suốt, real-time và minh bạch. Chỉ khi đó, lời hứa với khách hàng mới thực sự được “bảo chứng” bằng năng lực nội bộ vững vàng, nâng tầm uy tín doanh nghiệp trên thị trường. Hãy để ASOFT đồng hành cùng bạn trên con đường đồng bộ hóa vận hành ngay hôm nay để đảm bảo sự phát triển ổn định và bền vững cho doanh nghiệp của bạn!