Tất tần tật về ERP – The ABCs of ERP

1. ERP là gì?
Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp bao gồm các khái niệm và phương pháp kỹ thuật để tích hợp toàn bộ hệ thống quản lý kinh doanh từ việc xem xét, quản lý hiệu quả nguồn tài nguyên đến việc cải tiến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống ERP được tích hợp (bao gồm tất cả các chức năng kinh doanh) trong phần mềm trọn gói hỗ trợ cho các khái niệm ERP nói trên. Khởi đầu thì ERP nhắm tới ngành sản xuất, chủ yếu bao gồm các chức năng hoạch định và quản lý việc kinh doanh nòng cốt như quản lý bán hàng, quản lý sản xuất, kế toán, tài chính,… Tuy nhiên, những năm trở lại đây, sự thích nghi đó không chỉ dành cho ngành sản xuất mà còn cho các ngành nghề kinh doanh khác nhau và mở rộng triển khai và sử dụng ERP tiếp tục phát triển trên phạm vi toàn cầu.

Hệ thống phân hệ ASOFT-ERP^®

Phần mềm ERP thiết kế theo mô hình và tự động hoá các qui trình cơ bản của công ty, từ tài chính đến sản xuất với mục tiêu tích hợp thông tin của tất cả các phòng ban trong công ty và loại bỏ các đường truyền kết nối phức tạp, “đắt đỏ” giữa các hệ thống máy tính riêng lẻ không “khớp” với nhau.

Phần mềm Hoạch định khai thác nguồn tài nguyên doanh nghiệp hay gọi là ERP, thế nhưng nó không làm theo đúng thứ tự của những từ này. Chúng ta hãy quên đi phần hoạch định – vì nó thật sự không hoạch định nhiều đến như vậy và đừng nhắc đến nguồn tài nguyên. Nhưng hãy luôn nhớ đến phần “doanh nghiệp”. Nó chính là đích đến thật sự của ERP. ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất có thể phục vụ các nhu cầu khác nhau của từng phòng ban.

Quả thật hết sức kho khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho. Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để điều hành công việc của mình. Nhưng ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, vận hành các cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia xẻ và tiếp cận thông tin với nhau. Giải pháp tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách hợp lý.

Chẳng hạn, về khâu Nhận đơn hàng. Thông thường, khi một khách hàng nào đó đặt hàng, đơn hàng đó thường đi theo một lộ trình dài trên mặt giấy tờ. Nào là nhận thông tin, lưu trữ, xử lý thông tin qua các hệ thống máy tính khác nhau của từng bộ phận lòng vòng trong công ty. Cách làm đó thường gây ra trễ hẹn giao hàng cho khách và thiệt hại nhiều đến đơn hàng. Vì bạn có thể hiểu rằng không một ai trong công ty có thể biết rõ tình trạng của đơn hàng vào thời điểm quy định như thế nào? Bởi vì chẳng có cách nào cho bộ phận Tài chính, chẳng hạn, cập nhật vào hệ thống máy tính của bộ phận Kho để xem mặt hàng đó đã gửi hay chưa. “Anh phải gọi cho Kho hỏi thử xem!”– là một điệp khúc kêu ca quen thuộc từ phía khách hàng.

ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho. ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ mua sau.

2. ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?
ERP thường được xem như phần mềm hỗ trợ vô hình. Ví dụ như qui trình đặt hàng, ERP nhận đơn hàng từ khách hàng, sau đó cung cấp bản đồ chỉ dẫn đường đi của phần mềm để tự động hoá các bước đi khác nhau cho đến khi kết thúc quy trình. Khi Nhân viên phòng giao dịch nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn thành đơn hàng (sự xem xét hạn mức tín dụng của khách hàng, nguồn gốc đơn hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn).

Tất cả các nhân viên ở phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một bộ phận nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia.

Bạn thấy đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn nhiều.

Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quá trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Với ERP, các nhân viên giao dịch sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà doanh nghiệp. ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và mức tồn kho hàng hóa từ Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể xuất hàng đúng kỳ hạn không? Đó là những vấn đề mà bộ phận giao dịch chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không chỉ dành cho bộ phận giao dịch. Nhân viên Kho, những người nắm mức tồn kho trong đầu họ hay bằng những mẫu giấy rời giờ đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch khách hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng hàng hoá không đủ, họ thông báo với khách hàng : “xin lỗi, chúng tôi không đủ hàng phục vụ quý khách”. Trách nhiệm, giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và trách nhiệm giao tiếp đã chưa bao giờ được thử nghiệm như thế này trước đây.

Mọi người thì không thích thay đổi, và ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hoá, xuất hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm củ và không có ai làm việc trên phần mềm mới.

3. Dự án ERP kéo dài bao lâu?
Các công ty cài đặt hệ thống ERP không dễ dàng chút nào. Đừng bị lừa phỉnh khi các nhà cung cấp ERP cam đoan với bạn rằng thời gian thực hiện dự án chỉ mất từ 3 đến 6 tháng. Việc thực thi dự án trong thời gian ngắn đều tùy thuộc vào từng mức độ: công ty triển khai dự án ERP chỉ giới hạn cho những khu vực nhỏ của công ty hay công ty chỉ sử dụng những mảng về Tài chính của hệ thống ERP (trong trường hợp này hệ thống ERP không hơn gì một phần mềm kế toán mắc tiền). Để thực hiện thành công ERP, bạn phải thay đổi cách thức làm việc cũng như cách thức làm việc của nhân viên. Và kiểu thay đổi đó không dễ gì thực hiện. Trừ phi, công việc kinh doanh của bạn đang trôi chảy (đơn hàng xuất đúng hạn, hiệu suất sản xuất cao hơn các đối thủ cạnh tranh khác, khách hàng hoàn toàn hài lòng), trong trường đó thì thậm chí chẳng có lý do gì để xem xét đến dự án ERP.

Điều quan trọng không phải chú tâm đến dự án kéo dài bao lâu – những nỗ lực biến đổi thật sự của ERP thường diễn ra giữa một đến ba năm, trung bình – nhưng đúng hơn điều quan trọng để bạn hiểu tại sao bạn cần nó và bạn sẽ sử dụng nó như thế nào để cải thiện việc kinh doanh của bạn.

4. ERP sẽ giải quyết khó khăn nào trong công việc của tôi?
Năm nguyên do chính để các công ty thực hiện dự án ERP, đó là:

   a. Tích hợp thông tin tài chính
Do Tổng Giám đốc (CEO) cố nắm bắt toàn bộ hoạt động của công ty, ông ta có thể tìm thấy nhiều kiểu sự thật khác nhau. Tài chính có cách thiết lập doanh thu hằng năm riêng, Kinh doanh có kiểu riêng của họ và những đơn vị kinh doanh khác có thể có cách thiết lập riêng tổng thu nhập hằng năm cho công ty. Với ERP, chỉ có một kiểu sự thật; không thắc mắc, không nghi ngờ. Vì sao? vì tất cả phòng ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống.

  b. Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng
Với hệ thống ERP, đơn hàng của khách hàng đi theo một lộ trình tự động hoá từ khoảng thời gian nhân viên giao dịch nhận đơn hàng cho đến khi xuất hàng ra cảng và bộ phận Tài chính xuất hoá đơn. Chẳng thà bạn lấy thông tin từ chung một hệ thống còn hơn nhận thông tin rải rác từ các hệ thống khác nhau của từng phòng ban. Hệ thống phần mềm ERP giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp với bộ phận Sản xuất, Kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.

    c. Tiêu chuẩn hoá và tăng hiệu suất sản xuất
Các công ty sản xuất, đặc biệt là những công ty muốn liên doanh với nhau thường nhận thấy rằng nhiều đơn vị kinh doanh của cùng một công ty đều sử dụng các phương pháp và hệ thống máy tính khác nhau. Hệ thống ERP đem đến những phương pháp tiêu chuẩn để tự động hoá các bước đi của quy trình sản xuất. Việc tiêu chuẩn hoá các quá trình trên và sử dụng cùng một hệ thống máy tính tích hợp riêng biệt có thể tiết kiệm thời gian, tăng hiệu suất sản xuất và giảm việc.

    d. Giảm hàng hoá tồn kho
ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trình thực hiện đơn hàng trong công ty. Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu. Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó.

    e. Tiêu chuẩn hoá thông tin nhân sự
Đặc biệt ở các công ty có nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, bộ phận Hành chánh nhân sự có thể không có phương pháp chung và đơn giản để theo dõi giờ giấc của nhân công và hướng dẫn họ về các nghĩa vụ và quyền lợi. ERP có thể giúp bạn đảm đương việc đó.

5. Liệu ERP có phù hợp với cách thức làm việc của tôi?
Quả là một vấn đề khó khăn khi các công ty muốn tiên liệu trước đường lối làm việc của họ có “khớp” với bộ tiêu chuẩn của ERP trước khi thực hiện dự án. Nguyên nhân phổ biến nhất khiến các công ty bỏ dự án ERP hàng triệu đô la một cách dễ dàng bởi vì họ phát hiện phần mềm ERP không hỗ trợ được một trong những tiến trình kinh doanh quan trọng của họ. Theo điểm đó, có 2 điều họ có thể làm: họ có thể thay đổi qui trình kinh doanh để thích ứng với phần mềm. Có nghĩa là họ sẽ phải thay đổi cách thức làm việc, cái cách mà họ đã quen làm trong bao nhiêu năm nay. Hay họ có thể thay đổi phần mềm để thích nghi với quá trình kinh doanh, nhưng điều đó cũng đồng nghĩa với sự trì trệ của dự án, gây nhiều bất lợi cho hệ thống phần mềm.
Thêm vào dự thảo ngân sách cho các chi phí của phần mềm, bộ phận kế toán nên lập kế hoạch cho các chi tiêu về tư vấn, thực hiện lại công việc, thử nghiệm tích hợp và một loạt danh sách các khoản chi tiêu cần thiết khác trước khi dự án “biểu lộ” cái lợi của nó.

6. Dự án ERP thật sự tốn bao nhiêu tiền?
Meta Group gần đây đã làm một cuộc khảo sát tính toán toàn bộ chi phí quyền sỡ hữu (TCO) của ERP bao gồm phần mềm, phần cứng, các dịch vụ chuyên môn và chi phí nhân sự nội bộ. Các con số của TCO bao gồm cài đặt phần mềm và sau 2 năm với chi phí thực tế về bảo trì, nâng cấp hệ thống. Sau khi nghiên cứu khảo sát 63 công ty bao gồm những cty có quy mô nhỏ, vừa và lớn phân chia theo ngành nghề khác nhau thì TCO trung bình là 15 triệu đô la Mỹ (con số cao nhất là 300 triệu đô và thấp nhất là 400,000 đô).

7. Khi nào thì tôi sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu?
Bạn đừng mong cách mạng hoá việc kinh doanh của bạn với dự án ERP. Nó giống như một sự thực hiện chú trọng vào việc cải tiến, phát triển đường lối làm việc bên trong nội bộ hơn là với khách hàng, nhà cung cấp hay cộng sự. Và tất nhiên “cái lợi” của ERP sẽ đến với những ai kiên trì với nó. Công trình nghiên cứu 63 công ty của Meta Group đã cho thấy phải mất hết 8 tháng mới thấy được “cái lợi” của ERP sau khi hệ thống mới được cài đặt (ngốn hết 31 tháng). Nhưng tiền tiết kiệm hằng năm thu được từ hệ thống ERP là 1.6 triệu đô la Mỹ.

8. Các chi phí ẩn của ERP?
Mặc dù các công ty sẽ tìm cho mình những “nguồn” khác nhau để dự thảo ngân sách dự án. Đối với những ai đã thực hiện trọn gói ERP đều đồng ý rằng những chi phí xác định được xem xét và đánh giá thường xuyên hơn những chi phí khác. Các chuyên gia ERP tuyên bố những mảng sau đây thường dẫn đến sự tràn lan về ngân sách.

    a. Đào tạo
Vấn đề đào tạo là sự lựa chọn hiển nhiên của những nhà triển khai dự án ERP được xem như khoản ngân sách đánh giá nhiều nhất. Chi phí đào tạo rất cao vì các nhân viên, lúc nào cũng vậy, phải học cách tiếp cận toàn bộ quá trình mới, không chỉ đơn thuần về bề mặt chung của phần mềm. Tệ hơn nữa, các công ty đào tạo bên ngoài nhiều khi lại không có khả năng giúp bạn về vấn đề đó. Họ chỉ nói cho bạn biết sử dụng phần mềm như thế nào, chứ không phải chỉ vẽ hay đào tạo bạn về những cách thức cụ thể trong công việc của bạn. Vì thế, hãy tự chuẩn bị cho mình một danh sách chỉ rõ và giải thích các qui trình kinh doanh khác nhau sẽ chịu ảnh hưởng bởi hệ thống ERP.

Một Giám đốc Công nghệ thông tin (CIO) nọ thuê một giảng viên của trường quản trị doanh nghiệp trong nước để giúp anh ta phát triển và giảng dạy khoá đào tạo kinh doanh ERP cho các nhân viên. Hãy nhớ rằng với hệ thống ERP, nhân viên Tài chính và nhân viên Kho sẽ sử dụng chung phần mềm và họ sẽ nhập thông tin ảnh hưởng, chi phối đến các nhân viên ở phòng ban khác. Để thực hiện chính xác, họ phải có sự am hiểu sâu sắc về đường lối làm việc của những nhân viên khác trong công ty trước khi tiến hành dự án ERP. Sau cùng, nó sẽ tuỳ thuộc vào nhân viên IT và nhân viên giao dịch của bạn để hỗ trợ việc đào tạo. Hãy lấy ngân sách đào tạo ERP và tăng lên 2 hay 3 lần nó trước. Nó sẽ là sự đầu tư hiệu nghiệm nhất mà bạn đã từng làm.

    b. Tích hợp và thử nghiệm
Chi phí thử nghiệm các đường truyền kết nối giữa hệ thống trọn gói ERP với đường truyền phần mềm của công ty khác cũng được đánh giá nhiều. Công ty sản xuất có thể nghiên cứu cài đặt thêm đường truyền từ thương mại điện tử (e-commerce) và chuỗi cung cấp hàng (supply chain) ước tính thuế kinh doanh thấp nhất. Tất cả điểm tích hợp này đều kết nối với ERP. Các chuyên gia kỳ cựu khuyên rằng thay vì chạy dữ liệu giả từ ứng dụng này sang trình ứng dụng khác thì hãy cho chạy đơn hàng thật qua hệ thống, từ đầu vào của đơn đặt hàng cho đến khi xuất hàng và thanh toán, tốt nhất là với sự tham gia của các nhân viên thực hiện công việc của dự án.

c. Sữa chữa theo yêu cầu (customization)
Phần cài đặt bổ sung chỉ là phần khởi đầu chi phí tích hợp của ERP. Bạn sẽ còn tốn bộn tiền hơn đấy! Và nếu điều gì có thể tránh được nếu có thể thì bạn hãy nhớ kỹ đó chính là chi phí sữa chữa lõi cốt phần mềm ERP. Điều này xảy ra khi phần mềm ERP không thể giải quyết nổi một trong những qui trình kinh doanh của bạn và bạn chọn cách thay đổi nó theo ý bạn muốn. Nếu thế thì bạn thật sự đang đùa với lửa đấy! Sự sữa chữa tùy biến đó có thể ảnh hưởng đến từng phân hệ của hệ thống ERP vì các phân hệ kết nối rất chặt chẽ với nhau. Nâng cấp trọn bộ ERP – điều đó giống như là ác mộng vì bạn sẽ phải sữa chữa lại toàn bộ hệ thống từ đầu đến đuôi theo một kiểu mới. Có thể bạn làm được đấy!, nhưng nhớ là cũng có thể không. Cho dù có chuyện gì xảy ra chăng nữa thì nhà cung cấp ERP không ở đó mà hỗ trợ bạn đâu. Bạn sẽ phải thuê thêm nhân viên để làm công việc đó và họ sẽ phải làm việc dài dài.

d. Chuyển đổi dữ liệu
Chuyển đổi dữ liệu công ty cũng tốn tiền như sổ sách ghi sổ của khách hàng và nhà cung cấp, dữ liệu thiết kế sản phẩm từ hệ thống cũ sang hệ thống mới của ERP. Mặc dù một số CIO thừa nhận hầu hết dữ liệu trong hệ thống cũ không sử dụng hết được. Các công ty có xu hướng không cho là hệ thống dữ liệu cũ của họ “rối rắm” cho đến khi họ thật sự bắt buộc phải chuyển đổi theo hệ thống phục vụ khách hàng mà ERP yêu cầu. Do vậy, các công ty có thể đánh giá, xem xét trước các chi phí chuyển đổi dữ liệu. Nhưng cũng lưu ý rằng các dữ liệu mới có thể đòi hỏi kiểm tra lại toàn bộ để thích nghi với quá trình thay đổi mới khi thực hiện ERP.

    e. Phân tích dữ liệu
Thường thì dữ liệu từ hệ thống ERP phải được phối hợp với dữ liệu từ hệ thống bên ngoài để phân tích. Những người sử dụng với nhu cầu phân tích cao nên đính kèm chi phí của kho dữ liệu trong ngân sách ERP và họ cũng nên làm thêm một số việc cần thiết để thực hiện chúng thật trôi chảy.

    f. Dịch vụ tư vấn
Các công ty nên xác định rõ các mục đích chính để các nhà cộng sự tư vấn phải hướng đến mục tiêu đó khi đào tạo nhân viên nội bộ.

    g. Nhân sự
Thành công của ERP phụ thuộc nhiều vào việc bố trí nhân viên cho dự án, những nhân viên giỏi nghiệp vụ và các phòng ban IS (information system). Phần mềm đã quá phức tạp cộng thêm việc kinh doanh thay đổi quá rắc rối khiến bạn khó mà giao trọn dự án cho một vài người. Điều nguy hiểm là công ty phải chuẩn bị thay thế các nhân viên đó khi xong dự án. Mặc dù thị trường ERP không còn sức hút như trước kia, các công ty tư vấn và những công ty khác mất đi những nhân tài của họ sẽ săn tìm những nhân tài mới ở công ty bạn với mức lương hấp dẫn và mức thưởng cao. Điều mà bạn khó đáp ứng được cũng như chính sách về nhân sự cho phép. Nên hội ý riêng với Hành chánh nhân sự để thiết lập chế độ lương mới và mức thưởng cho các nhân viên kỳ cựu ERP. Nếu bạn để vuột họ, bạn sẽ còn tốn bộn tiền hơn để chi trả cho những nhà tư vấn khác.

    h. Đội ngũ triển khai có thể không bao giờ ngừng lại
Hầu hết các công ty dự định giải quyết việc thực hiện ERP như họ sẽ làm với bất cứ dự án phần mềm nào khác. Ngay khi phần mềm được cài đặt, họ sẽ sắp xếp cho tất cả mọi người trong đội trở về vị trí cũ của mình. Nhưng sau dự án ERP, bạn lại không thể để họ quay về như thế được. Những người thực hiện dự án là những người vô cùng quan trọng vì họ làm việc quá mật thiết với ERP. Họ biết rõ quá trình bán hàng hơn những nhân viên bán hàng, biết nhiều về quy trình sản xuất hơn những nhân viên ở bộ phận sản xuất. Công ty bạn sẽ không thể nào đáp ứng nổi việc sắp xếp nhân viên dự án về lại vị trí công việc lúc trước của họ bởi vì có quá nhiều việc phải làm sau khi cài đặt phần mềm ERP. Nội việc viết báo cáo để lấy thông tin từ hệ thống mới ERP khiến họ bận rộn ít nhất là một năm. Và điều đó đã được phân tích. Có một số người hy vọng công ty sẽ thu được lợi ngay sau khi thực hiện dự án ERP. Nhưng tiếc rằng chỉ một vài phòng ban IS lập kế hoạch cho các hoạt động và qui trình cần thiết sau khi cài đặt ERP. Nhiều người bắt buộc phải xin trợ giúp thêm về tài chính, nhân sự sau thời hạn kéo dài của dự án trước khi ERP “biểu lộ” bất cứ lợi nhuận nào.

i. Chờ đợi hiệu quả đầu tư (ROI)
Một trong những quan điểm sai lầm của ban điều hành dự án là luôn nghĩ sẽ thu được lợi ngay khi cài đặt ERP. Hầu hết các hệ thống không bộc lộ giá trị của mình cho đến khi công ty cho chạy các hệ thống trong một quãng thời gian và có thể tập trung cải tiến các quá trình kinh doanh ảnh hưởng từ hệ thống. Và đội dự án sẽ không được tưởng thưởng cho đến khi cố gắng của họ được đáp trả.

    j. Vấn đề gặp phải sau khi cài đặt ERP
Gần đây, công ty tư vấn Deloitte nghiên cứu 64 Fortune 500 công ty thì thấy là một trong 4 công ty thừa nhận là họ bị giảm hoạt động khi chạy chương trình ERP. Tỷ lệ phần trăm sự thật về nó nhiều hơn thế. Nguyên do chung cho những vấn đề trên là mọi cái hoạt động hiện thời khác với những gì nó làm trước kia. Khi mọi người không thể làm việc theo cách quen thuộc mà họ làm trước đây và chưa được huấn luyện cách mới, họ lo lắng, hoang mang, công việc diễn ra tồi tệ.

9. Tại sao ERP thường thất bại?
Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực hiện các nhiệm vụ khác nhau trong công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho. Để thu được kết quả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để khiến các nhân viên trong công ty tuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm. Nếu các nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay thậm chí yêu cầu bộ phận IT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ của họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án thường bị rối loạn. Những cuộc tranh cãi cứ liên tiếp diễn ra, nào là sẽ cài đặt phần mềm như thế nào hay thậm chí là có nên cài đặt nó hay không. Vấn đề sữa chữa theo ý muốn của mọi người sẽ tiếp diễn như một điệp khúc dài. Đừng quên rằng việc sữa chữa sẽ khiến phần mềm không vững chắc và khó bảo trì hơn khi nó thật sự đi vào quy trình.

Nhưng IT có thể giải quyết vấn đề trên nhanh chóng trong hầu hết mọi trường hợp. Ngoài ra một vài công ty lớn có thể tránh vấp phải vấn đề sữa chữa thay đổi ERP theo các kiểu khác nhau – mỗi ngành nghề kinh doanh đều khác nhau và phạm vi của các phương thức làm việc đều quy rằng nhà cung cấp ERP không thể giải thích khi nào mới phát triển phần mềm của nó. Một lỗi lầm chung thường gặp phải là các công ty cứ nghĩ rằng thay đổi thói quen của mọi người sẽ dễ dàng hơn thay đổi phần mềm như mong muốn. Hoàn toàn không phải như vậy!. Việc khiến mọi người trong công ty bạn sử dụng phần mềm mới để cải tiến đường lối làm việc của họ vẫn còn là một thử thách lớn. Nếu công ty bạn do dự trong việc thay đổi thì dự án ERP có khả năng thất bại nhiều hơn.

10. Làm sao tôi có thể cấu hình được phần mềm ERP?
Toàn bộ hệ thống ERP được xây dựng từ bảng dữ liệu, hàng ngàn thứ mà các lập trình viên IS và người sử dụng phải thiết lập ra để phù hợp với quy trình kinh doanh. Mỗi một bảng đều có hướng quyết định phần mềm theo con đường này hay con đường khác. Thuyết trình chỉ một cách để công ty thực hiện từng nhiệm vụ, có thể nói rằng, cho chạy hệ thống trả lương – các đơn vị hoạt động riêng lẻ của công ty và các phòng ban ở xa sẽ tích hợp lại dưới cùng một hệ thống. Nhưng để biết chính xác làm sao thiết lập các “công tắc” trong từng bảng đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc các quy trình hiện hữu được sử dụng cho hoạt động kinh doanh. Vì thiết lập bảng đã được quyết định nên các quá trình kinh doanh này sẽ được sắp đặt lại, đó là cách của ERP. Hầu hết các hệ thống ERP đều được cấu hình trước, cho phép hàng trăm việc thiết lập theo thủ tục được lập bởi khách hàng.

11. Các công ty thường tổ chức các dự án ERP như thế nào?
Trên cơ sở khảo sát thì thường thấy có 4 con đường triển khai ERP.

a. Phương pháp đổi mới toàn bộ ngay từ đầu – The Big Bang
b. Phương pháp triển khai từng phần – Franchising strategy
c. Phương pháp triển khai một phần – Slam dunk
d. Phương pháp triển khai dần theo yêu cầu – On-demand nibble.

The Big Bang – Theo phương án này – là phương án tham vọng nhất và khó khăn nhất trong việc tiếp cận và triển khai ERP, các công ty phải loại bỏ cùng lúc toàn bộ hệ thống cũ, thay vào đó là một hế thống ERP đồng bộ duy nhất trong toàn công ty.
Mặc dù phương pháp này được ứng dụng từ những thời kỳ đầu của ERP, song ngày nay chỉ ít các công ty mạnh dạn áp dụng bởi nó đòi hỏi toàn bộ công ty dồn lực và thay đổi cùng lúc.

Rất nhiều các câu chuyện khủng khiếp về triển khai ERP được thực hiện từ cuối thập niên 90 của thế kỷ trước cảnh báo chúng tôi về những công ty đã áp dụng chiến lược này.Đòi hỏi tất cả mọi người hợp tác và chấp nhận một hệ thống phần mềm mới là một sự nỗ lực to lớn, bởi trong hệ thống mới này chưa có bất kỳ sự tán thành nào.

Không một ai trong công ty có kinh nghiệm sử dụng nó, do đó, không ai chắc chắn rằng nó sẽ hoạt động hay không.
Ngoài ra, ERP chắc chắn bao gồm những thỏa hiệp.Nhiều phòng ban đã có những hệ thống đã được mài dũa phù hợp với những cách họ đang hoạt động.Trong hầu hết trường hợp, ERP không cung đầy đủ các chức năng cũng như sự thoải mái do đã quen thuộc mà hệ thống đang sử dụng có.Trong nhiều trường hợp, tốc độ của hệ thống mới có thể bị ảnh hưởng bởi nó phục vụ toàn bộ công ty chứ không phải là một bộ phận đơn lẻ.Việc triển khai ERP đòi hỏi điều hành trực tiếp từ tổng giám đốc.

Phương pháp triển khai từng bước – Phương pháp này phù hợp với công ty có quy mô lớn hoặc đa ngành, không chia sẻ nhiều quy trình chung xuyên suốt các đơn vị kinh doanh.
Những hệ thống ERP độc lập được cài đặt trong từng đơn vị, trong khi vẫn liên kết các quy trình chung, như tài chính kế toán, xuyên suốt toàn doanh nghiệp.Phương pháp này nổi bật lên như là phương pháp phổ biến nhất trong việc triển khai ERP.

Đa phần, mỗi đơn vị kinh doanh đều có “phiên bản” ERP riêng của mình – nghĩa là có một hệ thống và cơ sở dữ liệu riêng.
Các hệ thống liên kết với nhau chỉ để chia sẻ những thông tin cần thiết cho tập đoàn/công ty mẹ/tcty nhằm tạo ra một bức tranh toàn cảnh về tất cả các đơn vị kinh doanh (ví dụ như về doanh thu của các đơn vị kinh doanh), hoặc đối với các quá trình không thay đổi nhiều từ đơn vị này đến đơn vị khác (ví dụ như quản lý nhân sự).

Thông thường, phương án triển khai này sẽ bắt đầu bằng một trình diễn hoặc cài đặt thí điểm tại một phòng ban đặc biệt, nơi sẵn sàng tiếp thu cái mới và các kinh doanh chính của tập đoàn không bị ảnh hưởng nếu có trục trặc xảy ra.
Một khi đội dự án thiết lập xong hệ thống, chạy thử và chỉnh sửa các lỗi thì đội dự án mới bắt đầu triển khai tiếp ERP cho các đơn vị khác, sử dụng triển khai thí điểm đầu tiên như là ví dụ tham khảo.
Kế hoạch cho phương pháp triển khai này cần mất thời gian dài.

Phương pháp triển khai một phần – Theo phương pháp này thì chỉ tập trung vào một vài quy trình chính, ví dụ những quy trình có trong phân hệ tài chính của hệ thống ERP.
Phương pháp triển khai một phần thường áp dụng cho các công ty nhỏ có kế hoạch sau này sẽ triền khai toàn bộ ERP khi đã phát triển thành lớn.

Mục tiêu ở đây là có được ERP nhanh chóng chạy và tạo ra một tái cơ cấu nhất thời theo quy trình chuẩn của hệ thống ERP.
Chỉ vài công ty tiếp cận ERP theo cách này có thể tuyên bố là nó mang lại nhiều lợi ích từ hệ thống mới.
Nhiều người nhận thấy rằng hệ thống chỉ có 1 phần ERP chỉ tôt hơn chút đỉnh so với hệ thống cũ vì nó không bắt các nhân viên thay đổi thói quen cũ của họ.

Phương pháp triển khai dần theo nhu cầu – Bạn sẽ thấy cách tiếp cận này thường trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ, đã mất kiên nhẫn với các bảng tính Excel và máy fax, hoặc trong các công ty lớn, có hoạt động quy mô và không thể nào chuẩn hóa trên một hệ thống, hoặc là trong quá khứ họ từng đốt những khoản tiền lớn vào hệ thống ERP mà không thõa mãn được yêu cầu.
Trong trường hợp này, các công ty sẽ chuyển sang thuê các nhà cung cấp ERP theo yêu cầu hoặc cung cấp phần mềm như là một dịch vụ. Các nhà cung cấp này còn ít nhưng đang tăng dần. Các nhà cung cấp ERP này có thể đề xuất:

a. Thời gian triển khai nhanh hơn (không cần phải cài đặt phần mềm gì cả, và như vậy sẽ cắt đi giai đoạn cài đặt kéo dài hàng tháng trời).
b. Dễ dàng hơn và thường xuyên việc nâng cấp (việc này có thể thực hiện tự động vì nhà cung cấp sẽ quản lý các ứng dụng và chạy các nâng cấp và chỉnh lỗi thường xuyên hơn)
c. Giá thành trả trước rẻ hơn (chi phí phần mềm có thể rẻ hơn nhiều so với các ứng dụng truyền thống vì giá thuê sử dụng được tính theo “người dùng, tháng sử dụng” cũng như từ việc cắt giảm lớn trong việc tích hợp và phí tư vấn).

Tại sao các công ty chỉ bây giờ mới bắt đầu thử sử dụng “theo yêu cầu” và “phần mềm như là dịch vụ”? Bởi vì các công ty này và và bộ phận IT thận trọng của họ vẫn còn quan ngại khi để các số liệu ERP quan trọng và nhạy cảm (chẳng hạn như nhân sự và tài chính) có trên máy chủ của một bên thứ ba mà không phải của họ.

12. ERP thích ứng với thương mại điện tử như thế nào?
Các nhà cung cấp ERP đã không chuẩn bị cho phát triển nhanh của thương mại điện tử. ERP là phức tạp và không dành cho công chúng tiêu thụ. Nó giả định rằng người xử lý thông tin đặt hàng nhận phỉa là nhân viên của bạn, là những người được đào tạo kỹ và có khả năng hiểu biết được những ngôn từ kỹ thuật có trong phần mềm.

Song hiện nay, khách hàng và nhà cung cấp có nhu cầu truy cập đến các thông tin mà nhân viên của bạn có thông qua hệ thống ERP như tình trạng đặt hàng, mức độ tồn kho, đối chiếu hóa đơn – và họ muốn có được tất cả các thông tin này một cách đơn giản, không có các biệt ngữ của ERP, thông qua website của bạn.Thương mại điện tử nghĩa là bộ phận CNTT cần phải xây dựng hai kênh mới về quyền truy cập vào hệ thống ERP – một cho khách hàng (được biết đến như là doanh nghiệp-khách hàng, business-to-customer) và một cho các nhà cung cấp và các đối tác (doanh nghiệp-doanh nghiệp, business-to-business).

Hai nhóm người muốn có được hai loại thông tin khác nhau từ hệ thống ERP của bạn. Người tiêu dùng muốn biết tình trạng đặt hàng, thông tin thanh toán, còn các nhà cung cấp và các đối tác muốn có được mọi thứ.Nhà cung cấp phần mềm ERP truyền thống phải trải qua một thời gian khó khăn để xây dựng mối liên kết giữa các trang web và phần mềm của họ.Tuy nhiên, cuối cùng là các công ty có tham vọng về thương mại điện tử phải đối mặt với những khó khăn của việc tích hợp để hệ thống ERP sẵn sàng qua web.

Đối với những công ty này, mà đủ thông minh hoặc may mắn, thì mua hệ thống ERP từ nhà cung cấp có kinh nghiệm trong phát triển các công cụ thương mại điện tử, sẽ dễ dàng tích hợp thêm các ứng dụng từ cùng nhà cung cấp này và sẽ tiết kiệm được chi phí.

Đối với những hệ thống ERP do các nhà cung cấp thiếu kinh nghiệm về phát triển thương mại điện tử, lựa chọn tốt nhất – và có thể là duy nhất – là kết hợp các nhân viên nội bộ và tư vấn để thực hiện các chỉnh sửa.

Không quan trọng chi tiết là gì thì giải quyết các vấn đề khó khăn trong việc tích hợp ERP và thương mại điện tử yêu cầu phải có kế hoạch kỹ lưỡng, đó là chìa khóa then chốt để bước đúng trên con đường tích hợp.Một trong những khía cạnh khó khăn nhất trong việc tích hợp ERP và thương mại điện tử là internet không bao giờ ngừng lại.
Các ứng dụng ERP thì lớn, phức tạp và yêu cầu phải được bảo trì.

Sự lựa chọn sẽ khó khăn nếu ERP kết nối trực tiếp đến web – dừng hệ thống ERP để bảo trì sẽ dừng luôn cả website.
Hầu hết những người từng trải trong thương mại điện tử sẽ xây dựng linh động vào trong các liên kết của ERP và thương mại điện tử nhằm giúp giữ được những ứng dụng thương mại điện tử mới chạy trên nền web, trong khi đó vẫn có thể dừng ERP để nâng cấp và sửa chữa.

Trở ngại trong việc sử dụng những tiện ích của ERP và thương mại điện tử để cùng làm việc – không đề cập đến những ứng dụng khác có nhu cầu thông tin về ERP như chuỗi cung ứng và phần mềm CRM – đã hướng công ty xem xét đến phần mềm, được biết đến như là lựa chọn khác, là phần mềm trung gian và phần mềm tích hợp các ứng dụng của doanh nghiệp.

Những phần mềm này thực hiện như là phiên dịch, lấy thông tin từ ERP, chuyển nó sang một định dạng mà thương mại điện tử và các ứng dụng khác có thể hiểu được.Các phần mềm trung gian đã được cải tiến đáng kể trong những năm gần đây, và mặc dù nó rất khó bán cũng như chứng minh lợi nhuận đầu tư cho lãnh đạo doanh nghiệp  – nó là vô hình đối với người sử dụng – nó có thể giúp giải quyết nhiều nỗi khổ của việc tích hợp – là tai họa cho IT ngày nay.

Christopher Koch – ERPVN dịch.