15/10/2025
Bình luận(0)Trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam, tài sản chiếm tới 30–40% tổng giá trị nhưng vẫn được quản lý bằng Excel, giấy tờ rời rạc hoặc các file lưu trữ phân tán. Điều này khiến lãnh đạo thường không thể trả lời ngay những câu hỏi cơ bản: “Tài sản này đang ở đâu? Ai đang phụ trách? Tình trạng hiện tại thế nào?”
Thực tế, có hai cách tiếp cận rõ rệt: quản lý thủ công – thiên về “giữ tài sản”, và quản trị theo vòng đời – nơi tài sản được theo dõi xuyên suốt từ lúc mua đến khi thanh lý. Vậy sự khác biệt nằm ở đâu, và doanh nghiệp nên chọn con đường nào để đi xa hơn?
Quản lý tài sản thủ công: Rời rạc và phản ứng bị động
Khi quản lý thủ công, quy trình thường diễn ra như sau:
Tài sản được ghi nhận ban đầu vào Excel.
Bàn giao và thu hồi bằng giấy tờ, lưu rải rác ở nhiều phòng ban.
Bảo trì thường chỉ diễn ra khi sự cố đã xảy ra, không có kế hoạch định kỳ.
Khi kiểm toán hoặc lãnh đạo cần báo cáo, bộ phận quản lý phải gom dữ liệu từ nhiều nguồn, mất hàng tuần để tổng hợp.
Kết quả: Doanh nghiệp chỉ giữ tài sản, nhưng chưa thực sự quản trị chúng. Hệ quả là downtime bất ngờ, chi phí sửa chữa khẩn cấp, báo cáo chậm trễ và thiếu minh bạch khi đối chiếu số liệu.
Quản trị tài sản theo vòng đời: Minh bạch, tối ưu và chủ động
Ngược lại, với mô hình lifecycle asset management (quản trị vòng đời tài sản), mỗi tài sản có một “hành trình xuyên suốt”:
Ghi nhận ngay từ ngày mua, đi kèm hồ sơ chi tiết (loại, giá trị, bộ phận quản lý).
Lịch sử sử dụng rõ ràng: ai đang dùng, thời điểm cấp phát, điều chuyển, thu hồi.
Lập kế hoạch bảo trì định kỳ, hệ thống cảnh báo trước hạn để giảm downtime.
Báo cáo tức thì: giá trị còn lại, khấu hao, tuổi thọ trung bình, chi phí liên quan.
Kết quả: Doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về tài sản, từ đó tối ưu hóa vận hành, ra quyết định đầu tư – thay thế chính xác và minh bạch trước kiểm toán.
Xem thêm: Vòng tròn 80/20 trong quản lý tài sản – Doanh nghiệp đang phân bổ đúng nguồn lực?
So sánh hai mô hình: Thủ công và Vòng đời
| Tiêu chí | Quản lý thủ công | Quản trị theo vòng đời |
|---|---|---|
| Dữ liệu | Phân tán, rời rạc | Tập trung, xuyên suốt |
| Bảo trì | Khi sự cố xảy ra | Chủ động, có kế hoạch |
| Báo cáo | Chậm, nhiều phiên bản | Tức thì, minh bạch |
| Trách nhiệm | Mập mờ, khó quy trách nhiệm | Rõ ràng, có log lịch sử |
| Hiệu quả chi phí | Downtime cao, chi phí bảo trì khẩn cấp | Giảm 30–40% chi phí thất thoát |
Vì sao doanh nghiệp cần thay đổi?
Quản lý thủ công có thể tạm ổn khi quy mô nhỏ, nhưng khi số lượng tài sản tăng, rủi ro sai sót, thất thoát và kiểm toán kéo dài trở thành “cơn ác mộng”.
Quản trị theo vòng đời biến tài sản thành nguồn giá trị bền vững, nơi mọi thứ minh bạch, có kế hoạch và dữ liệu làm nền tảng cho mọi quyết định.
Trong kỷ nguyên số, khác biệt giữa doanh nghiệp đi nhanh và doanh nghiệp tụt lại đôi khi chỉ nằm ở một câu hỏi:
“Bạn có thực sự nhìn thấy vòng đời tài sản của mình không?”