28/08/2024
Bình luận(0)Các bước triển khai phần mềm ERP đạt chuẩn
Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình triển khai phần mềm ERP như sau:
Khảo sát thực tế
Doanh nghiệp cần làm việc trực tiếp với các bộ phận để hiểu rõ được các quy trình và nhu cầu nhằm xác định được yêu cầu của các bộ phận.
Phân tích và thiết kế hệ thống ERP
Với những khảo sát ở bước 1 thì đội ngũ BA sẽ tổng hợp thành tài liệu mô tả yêu cầu của người dùng. Tài liệu này sẽ được đội dự án ký thống nhất trước khi đưa sang bộ phận lập trình để thiết kế.
Lập trình hệ thống ERP
Dựa vào tài liệu yêu cầu của người dùng, các bộ phận cần tiến hành lập trình để thiết kế các chức năng cần thiết theo yêu cầu. Thời gian thiết kế phụ thuộc vào những chức năng cần có trong phần mềm dựa theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Thử nghiệm hệ thống ERP
Sau khi đội lập trình đã hoàn thiện các chức năng của phần mềm thì đội ngũ thử nghiệm sẽ tiến hành kiểm tra, tìm kiếm các lỗi. Đến khi phần mềm hoàn hảo nhất thì sẽ được chuyển cho khách hàng.
Vận hành thử phần mềm ERP
Sau khi bên sản xuất đưa phần mềm, thì doanh nghiệp sẽ đưa nhân sự key vào để đào tạo và sử dụng thử. Mặc dù phần mềm đã được kiểm thử nhưng trong quá trình hoạt động thực tế thì sẽ giúp cả hai bên sẽ có có được những đánh giá thực tế nhất để điều chỉnh kịp thời.
Các bước triển khai phần mềm ERP đạt chuẩn
Để triển khai hệ thống ERP được thành công, các nhà quản lý cần phải giám sát liên tục để và kiểm tra kỹ lưỡng cũng như đo lượng hiệu quả khi áp dụng giải pháp này vào thực tế. Từ đó để có thể đưa ra những điều chỉnh thích hợp với nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp.
Nghiệm thu, sửa lỗi hệ thống ERP
Sau khi vận hành thử, nếu không gặp khó khăn gì thì đơn vị cung cấp và doanh nghiệp tiến hành tổng kết và nghiệm thu kết thúc dự án. Nếu phát sinh trục trặc thì sẽ tiến hành chỉnh sửa và quay lại bước sử dụng thử.
►Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp chất lượng
Sự khác biệt của phần mềm quản trị ERP so với những phần mềm quản lý rời rạc
Điểm khác biệt rõ nhất của ERP so với những phần mềm rời rạc khác đó là khả năng tích hợp. ERP là một hệ thống gồm nhiều module có các chức năng giống như các phần mềm rời rạc, nhưng nó được tích hợp và liên kết với nhau. Trong hệ thống ERP các phần mềm sẽ được liên kết chặt chẽ với nhau giống như những bộ phận trên cơ thể người. Vì vậy mà thông tin sẽ được liên thông, cập nhật nhanh chóng từ bộ phần này tới bộ phận khác đảm bảo tính chính xác.
Đối với các phần mềm rời rạc thì chỉ phục vụ cho một phòng ban với nhiệm vụ nhất định riêng biệt. Việc lưu chuyển thông tin sẽ được thực hiện thủ công và năng suất thấp, dễ sai số và khó kiểm soát. Với ERP thì đảm bảo được tính chính xác và kiểm soát tốt hơn. Phần mềm quản lý ERP có thể tổng hợp thông tin từ các phòng ban và tổng hợp thành báo cáo chính xác nhất. Chính vì thế mà việc quản lý thông tin dễ dàng và hiệu quả hơn.
Chi phí khi triển khai phần mềm ERP
Chi phí triển khai ERP phụ thuộc nhiều vào quy mô doanh nghiệp. Tùy từng quy mô sẽ có những yêu cầu đối với phần mềm ERP chuyên sâu khác nhau đặc biệt nó còn phụ thuộc vào ngành nghề. Đồng thời nó cũng phụ thuộc nhiều vào giai đoạn mà doanh nghiệp triển khai ERP.
Thông thường tỷ lệ chi phí cho ERP thường được phân bổ như sau: 5-10% cho quản lý hệ thống, 10-20% là cơ sở hạ tầng, 15-30% là chi phí phần mềm và 40-60% thuộc về đội ngũ nhân sự triển khai vận hành.
Chi phí khi triển khai phần mềm ERP
Chính vì thế để xác định được chi phí khi triển khai áp dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp, thì cần xác định được nhu cầu, quy trình tích hợp cũng như định hướng phát triển như thế nào để hạch toán chi phí rõ nhất.
► Xem thêm: Khó khăn của doanh nghiệp nhỏ trước những đổi mới công nghệ của thời đại 4.0
Nên lựa chọn phần mềm ERP như thế nào?
Thị trường ERP Việt Nam có sự tham gia của các công ty cung các dạng phần mềm erp khác nhau.
Lợi thế mà phần mềm ERP trong nước đem lại đó là sở hữu quy trình xử lý tài chính – kế toán theo đúng quy định, chuẩn mực của kế toán Việt Nam đang lưu hành. Đồng thời, phần mềm quản lý ERP của nhà cung cấp trong nước sẽ nhanh chóng cập nhật kịp thời những thay đổi từ các quyết định, thông tư,… trong nước, phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam.
Phần mềm ERP rõ ràng là một công cụ, người trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hạn chế về ngân sách, hoặc không có nhu cầu sử dụng hết tất cả module trên của phần mềm ERP thì làm thế nào?
Lời khuyên của chúng tôi đó là doanh nghiệp nên cân nhắc nhu cầu sử dụng và đầu tư vào các gói module nhỏ của ERP để tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí. Lấy ví dụ nếu doanh nghiệp cần quan tâm đến việc tối ưu năng suất lao động thì nên cân nhắc lựa chọn phần mềm quản lý công việc, phần mềm CRM ( quản lý bán hàng), phần mềm HRM ( quản lý nhân sự),…
Phần mềm quản lý công việc là công cụ được sử dụng để lập kế hoạch, phân bổ công việc, giao việc, theo dõi, đánh giá tiến độ và hiệu suất làm việc đối với mọi công việc, dự án lớn nhỏ. Phần mềm này cho phép các doanh nghiệp, chủ đầu tư, nhà quản lý và nhân viên có thể dễ dàng khởi tạo, phân loại, quản lý công việc từ xa và dự án một cách khoa học.
►Xem thêm: Lợi ích nổi bật của ERP đối với mọi doanh nghiệp Việt Nam
Lợi ích lâu dài của phần mềm ERP là gì?
Thông tin tập trung
Một lợi thế là bạn sẽ có tất cả các thông tin của công ty của bạn tập trung. Bạn sẽ mất ít thời gian hơn để lấy bất kỳ dữ liệu nào bạn yêu cầu để ra quyết định hoặc thông tin có thể khiến bạn mất tiền ở cấp quy trình vì mọi thứ sẽ được tập trung hóa, nó cũng rẻ hơn so với việc duy trì một số hệ thống.
Khả năng mở rộng
ERP cho phép bạn sử dụng tùy theo nhu cầu của công ty, nếu công ty của bạn nhỏ, sẽ có các giải pháp phù hợp với nó và khi công ty của bạn phát triển hơn, bạn có thể mở rộng quy mô thành nhiều mô-đun hoặc nhiều người dùng hơn. Ý tưởng đầu tư vào hệ thống ERP là để doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể bắt đầu với một giải pháp và quy mô nhỏ.
Lợi ích lâu dài của phần mềm ERP là gì?
Dễ dàng đào tạo
Với việc sử dụng duy nhất một hệ thống nên việc đào tạo cho đội ngũ nhân viên sẽ rẻ hơn và tiết kiệm thời gian thay vì phải làm quen với nhiều hệ thống khác nhau.
Cập nhật
Hệ thống là một giải pháp mã nguồn mở, tất cả những người tham gia vào quá trình triển khai đề đề xuất các cải tiến và những cải tiến này mang lại lợi ích cho những người dùng còn lại sử dụng ERP
Cải thiện trải nghiệm khách hàng
Khi bắt đầu triển khai ERP, trọng tâm trực tiếp là cải tiến và tự động hóa quy trình nội bộ, sau đó chuyển trọng tâm sang cải thiện trải nghiệm khách hàng. ERP có các công cụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cải thiện trải nghiệm của họ:
Ứng dụng giao tiếp (trò chuyện, khảo sát, chữ ký điện tử, VoiP).
Ứng dụng Tiếp thị (tiếp thị qua email, tiếp thị xã hội, SMS, bot trò chuyện).
Ứng dụng trang web (Thương mại điện tử và trình kết nối với thị trường, blog, sự kiện, quản lý cuộc hẹn, trang web, học trực tuyến).
Có nhiều phần mềm ERP trên thị trường, chắc chắn việc lựa chọn cái tốt nhất cho công ty của bạn là một nhiệm vụ khó khăn, tuy nhiên, biết được những lợi ích mà phần mềm này mang lại trong ngắn hạn và dài hạn có thể sẽ là cho công việc đó trở nên dễ dàng hơn.
►Xem thêm: Thị trường ERP Việt Nam và định hướng ứng dụng ERP tại các Doanh nghiệp
Tạm kết
Phần mềm ASOFT – ERP là bí quyết quản trị hiệu quả của nhiều doanh nghiệp phù hợp với nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau. Tại ASOFT, có đội ngũ kĩ thuật nhiều năm kinh nghiệm cùng với sứ mệnh mang lại cho quý khách hàng giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp tốt nhất.
ASOFT đang là đơn vị cung cấp giải pháp ERP dẫn đầu xu thế với sự tích hợp cao các giải pháp hữu dụng nhất cho các doanh nghiệp. Phần mềm cho phép người dùng có thể tự thao tác lập ra các trường dữ liệu theo ý muốn, cấu hình nên hệ thống phần mềm một cách dễ dàng. Sự linh hoạt, dễ tùy chỉnh chính là đặc tính nổi trội của hệ thống ASOFT-ERP. Nhờ có giải pháp này, doanh nghiệp không còn cần phải thay đổi quy trình làm việc vốn có nếu muốn áp dụng phần mềm quản lý.
Nền tảng quản trị toàn diện doanh nghiệp ASOFT ERP
Ngoài ra, nếu quý khách hàng quan tâm đến các vấn đề phần mềm quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ; quản trị quan hệ khách hàng; quản lý nhân sự và tiền lương… Mời quý vị xem chi tiết tại đây:
→ Phần mềm Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ASOFT-SME 2022
→ Một số hệ thống phần mềm khác của ASOFT.
Nếu quý doanh nghiệp cần hỗ trợ tư vấn thêm và demo miễn phí: Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ hotline: 1900 6123.
Ban Biên Tập ASOFT