Quy trình lựa chọn phần mềm kế toán hiệu quả cho doanh nghiệp

► Xem thêm: Nên hay không? Chỉnh sửa phần mềm kế toán theo yêu cầu đặc thù doanh nghiệp

Bước 1: Xác định rõ mục đích của việc sử dụng phần mềm

Đối với nhu cầu, mỗi doanh nghiệp sẽ có một tập hợp nhu cầu khác nhau. Nên trước tiên, hãy xác định: bạn sẽ sử dụng phần mềm kế toán để làm gì?

Phần mềm kế toán thường được tích hợp rất nhiều chức năng đa dạng. Có thể doanh nghiệp bạn chỉ cần một số phần trong đó; hoặc có nhu cầu lớn hơn các chức năng thông thường. Việc xác định đúng nhu cầu sẽ giúp bạn giảm hao phí không cần thiết; cũng như lựa chọn chính xác và phù hợp hơn cho nhu cầu của mình.

Một số lợi ích mà doanh nghiệp thường mong chờ khi sử dụng phần mềm kế toán như:

• – Thông tin được cung cấp chính xác, đầy đủ và kịp thời.
• – Giảm bớt chi phí về hàng tồn kho do nắm được lượng lưu kho tối ưu
• – Quản lý về công nợ và dòng tiền hiệu quả

• – Giảm chi phí và nguồn nhân lực cho những công việc lặp lại bằng phần mềm tự động hóa.
• – …

► Xem thêm: Vai trò của CFO thay đổi thế nào trong Kỷ nguyên Chuyển đổi số

Bước 2: Tạo ra những cơ sở và tìm nhà cung cấp

Từ nhu cầu đã xác định, doanh nghiệp tiếp tục tổng hợp để ra một danh sách yêu cầu của bạn dành cho nhà cung cấp. Với những yêu cầu ấy sẽ giúp bạn phân nhóm và sàng lọc các nhà cung cấp phần mềm kế toán có đủ khả năng. Nhưng yêu cầu có thể kể đến như:

• – Phần mềm kế toán có thể xử lý được ngoại tệ
• – Yêu cầu tính toán chi phí giá thành lỗ lãi theo đơn hàng, theo lô hàng linh hoạt
• – Yêu cầu quản lý hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính
• – Đánh giá hàng tồn kho theo các phương pháp khác nhau
• – Các yêu cầu về độ rộng mã hoá tài khoản, mã hoá danh điểm vật tư. Các yêu cầu về quy trình luân chuyển, xác nhận chứng từ,…
• – …

Khi khoanh vùng các nhà cung cấp, bạn cũng cần quan tâm đến các dịch vụ đi kèm như:. Đào tạo vận hành, bảo trì-bảo hành,..

Bước 3: Lựa chọn nhà cung cấp

Đây là giai đoạn cuối cùng để bạn tiếp xúc và thử nghiệm các phần mềm kế toán từ các nhà cung cấp. Một số tiêu chí sau sẽ giúp bạn có được lựa chọn tốt nhất:

• – Khả năng thực hiện của nhà cung cấp: Có khả năng tùy chỉnh linh hoạt để đáp ứng nhu cầu không?
• – Các dich vụ kèm theo: bảo hành, bảo trì, đào tạo vận hành như thế nào? Đặc biệt là dịch vụ hỗ trợ khi gặp sự cố ra sao?
• – Chi phí triển khai tổng thể là bao nhiêu? Đừng quên các chi phí bảo trì, nâng cấp, tùy chỉnh (customize), nhập liệu,.. có thể phát sinh.
• – Độ tin cậy của nhà cung cấp: Bạn nên chọn những nhà cung cấp có uy tín và kinh nghiệm trên thị trường; để đảm bảo an ninh dữ liệu cũng như tính vận hành ổn định của hệ thống sau này.

Để hiểu rõ hơn về các tính năng của phần mềm, đừng ngần ngại yêu cầu nhà cung cấp Demo. Để bạn có cái nhìn tổng quan về giao diện cũng như các thao tác nhập liệu; và đưa qua quyết định lựa chọn đúng đắn nhất.

KẾT

Phần mềm kế toán đã dần trở thành phần mềm cần thiết của mọi doanh nghiệp. Giúp quản lý hiệu quả, chính xác, tối ưu nhất nguồn lực cho doanh nghiệp. Với quy trình 3 bước như trên, doanh nghiệp bạn sẽ tìm được một giải pháp phần mềm phù hợp; và phát huy tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.

Công ty Cổ phần ASOFT – Với hơn 17 năm kinh nghiệm cung cấp các giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp; từ tổng thể đến cụ thể toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong đó, phân hệ phần mềm kế toán được rất nhiều đơn vị tin tưởng ứng dụng để quản trị doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Cùng đồng hành với hơn 2.800 doanh nghiệp trong suốt thời gian qua, ASOFT sẽ là nhà cung cấp và đối tác đáng tin cậy cho doanh nghiệp bạn.

Đăng ký ngay để nhận tư vấn miễn phí. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban biên tập ASOFT.