Quy trình lựa chọn hệ thống kế toán hiệu quả nhất 2021

► Xem thêm: Những đổi mới trong vai trò của CFO khi cuộc cách mạng công nghệ 4.0 bùng nổ

Lợi ích mà phần mềm kế toán mang lại cho doanh nghiệp

Rút ngắn thời gian cho mỗi đầu việc

Sử dụng hệ thống kế toán giúp doanh nghiệp giải quyết các công việc chuyên môn nhanh chóng; không còn mất nhiều thời gian như trước nữa. Ví dụ như các công việc thống kê thủ công trên giấy tờ. Các phần mềm kế toán được ra đời và thiết kế phù hợp theo các quy định của pháp luật; hay các quy định về thuế hiện hành. Nhờ đó mà doanh nghiệp sẽ luôn luôn tuân thủ đúng pháp luật; và vẫn đảm bảo được tiến độ công việc.

Tính năng chuyên môn cao

Một điểm cộng cực lớn của các hệ thống kế toán là nó giúp giải quyết mọi phép tính phức tạp với những nguồn số liệu lớn. Giờ đây, công việc của các nhân viên chỉ còn là nhập số liệu đầu vào; rồi chờ máy tính xử lý và in kết quả ra là xong.

Giao diện thân thiện và dễ sử dụng

Một điểm cực hữu ích của các phần mềm kế toán hiện nay là tính thân thiện của giao diện sử dụng; tính dễ hiểu của các thao tác thực hiện. Đa phần doanh nghiệp chỉ cần bỏ thời gian để đối tác cung cấp cài đặt chương trình; và sau đó nhập các dữ liệu cần thiết. Không cần tốn nhiều thời gian cho việc đọc hướng dẫn sử dụng để biết chương trình được xây dựng như thế nào và hoạt động ra sao.

Tính chính xác cao

Các hệ thống phần mềm kế toán được thiết kế với những tính năng hỗ trợ cho công việc tính toán được diễn ra chính xác. Vì vậy mà bạn không cần phải tính toán lại hay lo ngại về việc phép toán không chính xác. Điều này dễ dàng thấy ở các công việc quản lý hay tính toán các số liệu trong sổ sách. Thực tế có rất ít trường hợp bắt gặp lỗi phát sinh khi sử dụng phần mềm kế toán trong việc tính toán. Các trường hợp phát sinh thì đa phần nguyên nhân là do việc nhập số liệu đầu vào bị sai sót.

Ngoài ra ở đa số các hệ thống kế toán trên thị trường đều có mục hướng dẫn sử dụng cho toàn quy trình nhập liệu. Chỉ cần nắm rõ cách sử dụng thì công việc tính toán này, doanh nghiệp sẽ không còn mất nhiều thời gian như trước nữa. Việc hướng dẫn này cũng góp phần giúp giảm thiểu những sai sót. Đồng thời giúp chất lượng tính toán sổ sách kế toán của doanh nghiệp được diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn.

Các bước quan trọng để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp

Các doanh nghiệp đa số đều cần đến phần mềm kế toán để đảm bảo các công tác chuyên môn trong vận hành doanh nghiệp trơn tru. Sau đây là quy trình 3 bước căn bản nhất; mà thông qua đó doanh nghiệp dễ dàng tìm ra được phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp mình.

► Xem thêm: 7 Tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm kế toán tối ưu

Bước 1: Xác định rõ mục đích sử dụng hệ thống kế toán

Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có những mục tiêu và nhu cầu khác nhau. Cho nên trước khi bắt đầu công cuộc tìm kiếm phần mềm phù hợp; doanh nghiệp cần xác định rõ ràng: hệ thống kế toán này sẽ dùng để làm gì? Nhằm đạt được mục đích gì?

Các phần mềm kế toán hay hệ thống kế toán thông thường được thiết kế và tích hợp thêm nhiều chức năng khác nhau. Đôi khi doanh nghiệp chỉ phải cần một số chức năng trong phần mềm đó thôi; hoặc doanh nghiệp có nhu cầu phức tạp vượt ngoài các chức năng hiện có của phần mềm đó. Một khi xác định đúng nhu cầu của chính mình, doanh nghiệp sẽ giảm được lượng lớn hao phí không cần thiết; cũng như là đưa ra những lựa chọn chính xác nhất và phù hợp nhất với doanh nghiệp mình.

Sau đây là một số những lợi ích mà doanh nghiệp đều mong muốn khi đầu tư cho một hệ thống kế toán. Bao gồm:

• ✔ Khả năng cung cấp đầy đủ mọi thông tin một cách chính xác và kịp thời
• ✔ Các khoản chi phí về hàng tồn kho đều được giảm bớt. Lý do là vì thông qua phần mềm, nhân viên dễ dàng nắm được lượng lưu kho tối ưu
• ✔ Thực hiện các quản lý về dòng tiền và công nợ hiệu quả
• ✔ Dễ dàng cắt giảm nguồn lực và chi phí cho những công việc mang tính lặp lại lặp lại bằng các phần mềm tự động hóa.
• ✔ …

Bước 2: Tạo ra nền tảng, cơ sở cũng như tìm kiếm nhà cung cấp hệ thống kế toán

Từ những nhu cầu đã xác định, sau đó doanh nghiệp sẽ tiếp tục tổng hợp một danh sách; bao gồm mọi yêu cầu của doanh nghiệp dành cho nhà cung cấp. Nhờ những yêu cầu ấy mà doanh nghiệp có thể tiến hành phân chia nhóm; và lọc ra những nhà cung cấp có đủ khả năng đáp ứng tốt nhất cho doanh nghiệp bạn. Những yêu cầu của một hệ thống kế toán tốt bao gồm:

• ✔ Xử lý ngoại tệ là một chức năng của phần mềm kế toán
• ✔ Phần mềm có thể đáp ứng tốt các yêu cầu về tính toán chi phí cũng như giá thành; lỗ lãi theo các đơn hàng hay theo các lô hàng một cách linh hoạt
• ✔ Có thể thực hiện các yêu cầu về quản lý hàng tồn kho dựa trên nhiều đơn vị tính khác nhau
• ✔ Dùng nhiều phương pháp khác nhau để thực hiện đánh giá hàng tồn kho
• ✔ Có đầy đủ các yêu cầu về độ rộng mã hoá tài khoản, quy trình luân chuyển, xác nhận, mã hoá danh điểm vật tư hay xác nhận chứng từ,…
• ✔ …

Khi tiến hành khoanh vùng để lựa chọn các nhà cung cấp; doanh nghiệp cũng để ý đến những dịch vụ kèm theo như: chế độ bảo trì – bảo hành, chế độ đào tạo vận hành,…

Bước 3: Chọn lựa nhà cung cấp hệ thống kế toán

➤ Một số tiêu chí tiêu biểu

Đây chính là bước cuối cùng trong quy trình lựa chọn hệ thống kế toán để lựa chọn được phần mềm kế toán phù hợp nhất với doanh nghiệp. Ở bước này, doanh nghiệp cần thử tiếp xúc và trải nghiệm các phần mềm kế toán từ nhiều nhà cung cấp. Sau đây là một số tiêu chí mà doanh nghiệp cần quan tâm xem xét; trước khi quyết định sẽ chọn lựa hợp tác bởi nhà cung cấp nào; hay quyết định sử dụng phần mềm kế toán nào:

• – Khả năng thực hiện và hỗ trợ từ nhà cung cấp hệ thống kế toán: Nhà cung cấp có thể cung cấp phần mềm có thể tùy chỉnh linh hoạt; để đáp ứng trọn vẹn nhu cầu của doanh nghiệp không?
• – Những dịch vụ đi kèm: Chế độ bảo trì – bảo hành, chế độ đào tạo, vận hành như thế nào? Nếu không may gặp sự cố trong quá trình sử dụng; thì sẽ nhận được sự hỗ trợ như thế nào?
• – Tổng chi phí cho toàn bộ quá trình triển khai: Chi phí tổng bộ là bao nhiêu? Có thể phát sinh những chi phí về bảo trì, nâng cấp, tùy chỉnh (customize), nhập liệu,… như thế nào?
• – Mức độ tin cậy của nhà cung cấp hệ thống phần mềm kế toán: Doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn các nhà cung cấp đã có uy tín và nhiều kinh nghiệm trên thị trường; nhằm mục đích đảm bảo cho việc dữ liệu được bảo mật; cũng như tính ổn định trong vận hành sau này của hệ thống.

➤ Yêu cầu demo với nhà cung cấp

Ngoài ra, nhằm mục đích hiểu rõ tường tận về những tính năng của phần mềm và hệ thống kế toán; doanh nghiệp hãy đừng ngần ngại yêu cầu nhận được demo từ các nhà cung cấp. Qua đó doanh nghiệp sẽ có được cái nhìn tổng thể về giao diện và mọi thao tác nhập liệu. Từ đó có đầy đủ căn cứ để đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

► Xem thêm: TOP 15 Phần mềm Kế toán tốt nhất Việt Nam 2021

Tạm Kết

Hiện nay, các hệ thống phần mềm kế toán đã trở thành một trong những phần mềm vô cùng cần thiết của mọi doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp có thể quản lý được hiệu quả; chính xác và tối ưu nguồn lực cho doanh nghiệp tốt nhất. Căn cứ theo quy trình 3 bước như trên; doanh nghiệp sẽ dễ dàng tìm kiếm được một giải pháp phần mềm phù hợp nhất. Đồng thời có thể phát huy tính hiệu quả trong các hoạt động kinh doanh.

Công ty Cổ phần ASOFT – Với gần 2 thập kỷ chuyên cung cấp những giải pháp phần mềm quản trị cho các doanh nghiệp đầu ngành; từ tổng thể đến chi tiết. Trong đó, phân hệ phần mềm kế toán là một trong những phần mềm được tin tưởng lựa chọn bởi rất nhiều đơn vị; nhằm mục đích quản trị doanh nghiệp hiệu quả nhất. Nhờ những kinh nghiệm được tích lũy cùng hơn 3.000 doanh nghiệp trong suốt thời gian qua; ASOFT chắc chắn là nhà cung cấp và đối tác rất đáng tin cậy cho bất kỳ doanh nghiệp nào ở thời điểm hiện tại.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm hiểu về một phần mềm hay hệ thống kế toán chuyên dụng; Đăng ký ngay để nhận tư vấn miễn phí. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Phần mềm kế toán online VS phần mềm kế toán offline – Đâu mới là giải pháp tối ưu dành cho doanh nghiệp?

Ban biên tập ASOFT