20/02/2025
Bình luận(0)Quản lý kho bãi không hiệu quả đang trở thành bài toán nhức nhối của nhiều doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu gần đây, 43% doanh nghiệp gặp tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt, gây ra mất mát lên đến 5% doanh thu mỗi năm. Báo cáo từ Hội đồng Logistics Hoa Kỳ cũng chỉ ra rằng hơn 60% chi phí trong chuỗi cung ứng đến từ kho bãi và vận hành kho kém hiệu quả.
Sai sót trong nhập – xuất kho thường xuyên xảy ra, từ nhập sai số lượng, xuất nhầm hàng đến mất kiểm soát hạn sử dụng, dẫn đến thất thoát tài sản. Khi dữ liệu kiểm kê không chính xác, doanh nghiệp không thể dự báo chính xác nhu cầu, gây khó khăn trong việc lập kế hoạch phân phối. Đặc biệt, khi giao hàng sai, chậm trễ hoặc không đủ số lượng, khách hàng mất niềm tin, ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín thương hiệu.
Nhiều doanh nghiệp lớn đã áp dụng giải pháp quản lý kho tập trung, giúp đồng bộ dữ liệu và theo dõi hàng hóa theo thời gian thực. Thay vì vận hành rời rạc giữa các kho, tất cả thông tin về xuất nhập hàng, lô hàng, hạn sử dụng và vị trí lưu trữ đều được tập trung trên một hệ thống duy nhất. Điều này không chỉ giúp tối ưu quy trình mà còn tạo ra nền tảng dữ liệu đáng tin cậy để hỗ trợ các chiến lược mở rộng.
Quy trình quản lý kho bãi trong logistics
Quản lý kho bãi không chỉ là nhập hàng, lưu trữ và xuất kho mà là một chuỗi hoạt động liên kết chặt chẽ, giúp doanh nghiệp tối ưu không gian, giảm thất thoát và nâng cao hiệu suất vận hành.
Lập kế hoạch kho bãi
Kho bãi cần được bố trí khoa học để tối ưu không gian và luồng di chuyển hàng hóa. Vị trí kho phải thuận lợi cho việc tiếp nhận và phân phối, giúp giảm chi phí vận chuyển. Phân vùng kho theo nhóm sản phẩm giúp dễ dàng quản lý và tìm kiếm hàng hóa. Dữ liệu tồn kho từ lịch sử tiêu thụ giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu chính xác, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
Nhập kho
Khi hàng hóa được giao đến kho, bước tiếp theo là quá trình nhập kho, bao gồm kiểm tra và ghi nhận thông tin. Trước tiên, cần kiểm tra số lượng, chất lượng và tình trạng của hàng hóa để đảm bảo không có hư hỏng hay sai sót. Sau đó, thông tin của từng sản phẩm được cập nhật vào hệ thống quản lý kho, bao gồm mã sản phẩm, số lượng và vị trí lưu trữ. Việc sử dụng mã vạch hoặc công nghệ RFID giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả.
Lưu trữ hàng hóa
Sau khi nhập kho, hàng hóa được sắp xếp vào các khu vực lưu trữ phù hợp. Có nhiều phương pháp lưu trữ tùy theo đặc tính sản phẩm. Phổ biến nhất là lưu trữ theo loại hàng hóa, giúp phân nhóm hàng dễ vỡ, đông lạnh hoặc theo kích thước, trọng lượng. Phương pháp FIFO (First In, First Out) áp dụng cho hàng có hạn sử dụng ngắn, đảm bảo xuất kho theo thứ tự nhập vào. Trong khi đó, phương pháp LIFO (Last In, First Out) phù hợp với hàng không có hạn sử dụng hoặc ít bị ảnh hưởng về chất lượng theo thời gian.
Quản lý tồn kho
Quản lý tồn kho đóng vai trò quan trọng trong quy trình vận hành của doanh nghiệp, giúp duy trì lượng hàng hóa ở mức hợp lý và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa. Để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng các hệ thống quản lý kho (WMS), cho phép theo dõi và kiểm soát số lượng hàng hóa một cách tự động. Việc kiểm kê định kỳ là cần thiết để xác định lượng tồn thực tế, phát hiện các vấn đề như hư hỏng hay sai sót trong kho, từ đó có phương án xử lý kịp thời và tối ưu hóa hoạt động lưu trữ.
Xuất kho
Quá trình xuất kho đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng, là bước cuối cùng trước khi hàng hóa đến tay khách hàng. Khi nhận được đơn hàng, nhân viên kho sẽ tiến hành tìm kiếm, chuẩn bị và xuất kho sản phẩm theo yêu cầu. Cần kiểm tra và xác nhận đơn hàng để đảm bảo tính chính xác về số lượng và chủng loại hàng hóa. Tiếp đến, nhân viên kho sẽ lấy hàng từ khu vực lưu trữ, kiểm tra lại chất lượng sản phẩm và tiến hành đóng gói. Cuối cùng, hàng hóa được bàn giao cho đơn vị vận chuyển để chuyển đến khách hàng đúng thời gian và số lượng.
Kiểm kê định kỳ
Kiểm kê giúp đối chiếu số liệu thực tế với hệ thống, phát hiện và xử lý kịp thời các sai lệch. Kiểm kê toàn bộ nhằm đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hóa, trong khi kiểm kê chu kỳ giúp duy trì độ chính xác mà không ảnh hưởng đến vận hành kho.
Quản lý xuất nhập tồn, giảm thất thoát, tăng minh bạch
Sai sót trong nhập xuất kho có thể gây thất thoát hàng hóa và chênh lệch số liệu tồn kho. Khi dữ liệu không đồng nhất, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng xuất nhầm hàng, nhập sai số lượng, thậm chí mất kiểm soát hạn sử dụng. Nếu hệ thống không được vận hành dựa trên data driving, các quyết định nhập hàng sẽ thiếu cơ sở, làm tăng chi phí và ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng.
Một công ty phân phối thiết bị điện tử từng gặp khó khăn trong quản lý xuất nhập tồn do chênh lệch số liệu giữa hệ thống và thực tế. Việc nhập sai số lượng, xuất nhầm hàng gây thất thoát hơn 10% doanh thu mỗi năm. Sau khi áp dụng hệ thống theo dõi dữ liệu theo thời gian thực, doanh nghiệp đã giảm 30% sai sót, tiết kiệm 15% chi phí kho và nâng tốc độ xử lý đơn hàng lên 40%.
Kiểm kê kho định kỳ, đảm bảo dữ liệu chính xác
Kiểm kê kho theo phương pháp truyền thống dễ phát sinh sai lệch, gây ảnh hưởng đến khả năng lập kế hoạch và đặt hàng. Nếu dữ liệu tồn kho không chính xác, doanh nghiệp có thể nhập hàng dư thừa hoặc thiếu hụt, ảnh hưởng đến dòng tiền và tiến độ sản xuất.
Một doanh nghiệp thương mại điện tử sở hữu kho hàng lớn mất gần một tuần để thực hiện kiểm kê kho định kỳ, với sai số lên đến 8%. Sau khi áp dụng công nghệ mã vạch và RFID kết hợp phân tích dữ liệu theo data driving, thời gian kiểm kê giảm xuống còn dưới một ngày, sai số giảm dưới 1%, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kiểm kê và kiểm soát hàng tồn kho chính xác hơn.
Quản lý chi tiết sản phẩm theo serial, IMEI, quy cách, chủng loại, nguồn gốc, xuất xứ
Với các sản phẩm có giá trị cao như thiết bị điện tử, máy móc công nghiệp hoặc dược phẩm, việc theo dõi từng đơn vị sản phẩm theo serial, IMEI, quy cách, chủng loại, nguồn gốc, xuất xứ là yêu cầu bắt buộc. Nếu không có hệ thống quản lý chi tiết, doanh nghiệp rất khó kiểm soát chất lượng, theo dõi bảo hành hoặc truy xuất nguồn gốc sản phẩm khi xảy ra lỗi kỹ thuật.
Một nhà phân phối điện thoại lớn với hơn 500.000 thiết bị nhập kho mỗi năm đã từng gặp phải tình trạng hàng loạt thiết bị bị thất lạc hoặc nhầm lẫn khi giao hàng. Khách hàng khiếu nại vì sản phẩm bị tráo linh kiện, mất bảo hành hoặc không thể kiểm tra xuất xứ. Sau khi triển khai hệ thống quản lý chi tiết sản phẩm theo serial, IMEI, quy cách, chủng loại, nguồn gốc, xuất xứ, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác lịch sử nhập – xuất từng thiết bị. Nhờ đó, số lượng khiếu nại giảm 70%, tốc độ xử lý bảo hành tăng gấp đôi và khách hàng hoàn toàn yên tâm về chất lượng sản phẩm.
Quản lý đa kho nhiều vùng miền, luân chuyển giữa các kho
Với những doanh nghiệp có hệ thống kho bãi trải dài trên nhiều khu vực, việc quản lý hàng hóa trở nên phức tạp. Nếu không có công cụ hỗ trợ, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng tồn kho cục bộ, kho này thừa nhưng kho khác lại thiếu, làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và giao hàng.
Một công ty phân phối hàng tiêu dùng với hơn 10 kho lớn trên toàn quốc đã gặp khó khăn nghiêm trọng trong quản lý đa kho nhiều vùng miền, luân chuyển giữa các kho. Mỗi chi nhánh hoạt động độc lập khiến hàng hóa không được phân bổ hợp lý, có kho tồn hàng lâu nhưng kho khác lại thiếu hụt nghiêm trọng. Sau khi áp dụng hệ thống quản lý tập trung, doanh nghiệp có thể theo dõi lượng hàng tại từng kho theo thời gian thực, tối ưu hóa luân chuyển hàng hóa và rút ngắn thời gian giao hàng. Kết quả, chi phí vận chuyển nội bộ giảm 25% và tỷ lệ thiếu hàng giảm đáng kể.
Cảnh báo tồn kho min/max
Duy trì mức tồn kho hợp lý là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh tình trạng khan hiếm nguyên vật liệu hoặc hàng hóa tồn đọng quá nhiều. Nếu không có hệ thống cảnh báo, doanh nghiệp sẽ dễ rơi vào tình trạng nhập hàng quá nhiều gây lãng phí hoặc thiếu hàng ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất.
Một doanh nghiệp sản xuất thực phẩm thường xuyên bị gián đoạn sản xuất do thiếu nguyên liệu đột ngột. Ngược lại, nhiều lần nhập hàng quá mức dẫn đến thực phẩm bị hư hỏng, lãng phí hàng tỷ đồng mỗi năm. Sau khi triển khai tính năng cảnh báo tồn kho Min, cảnh báo tồn kho Max, doanh nghiệp đã có thể theo dõi mức tồn kho theo thời gian thực, nhận thông báo khi hàng tồn dưới mức tối thiểu hoặc vượt mức tối đa. Nhờ đó, lượng hàng hư hỏng giảm 40% và sản xuất không còn bị gián đoạn.
Quản lý theo slot, date, barcode, mã vạch, lô, RFID
Ứng dụng barcode và RFID giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quản lý kho, theo dõi hàng hóa chính xác theo slot, date barcode, mã vạch, lô. Việc quét mã tự động giúp giảm sai sót trong nhập – xuất, tăng tốc độ xử lý đơn hàng và rút ngắn thời gian kiểm kê. Nhân viên kho có thể định vị hàng hóa trong vài giây thay vì tìm kiếm thủ công, đảm bảo quy trình vận hành trơn tru và hiệu suất kho bãi tối ưu hơn.
Một công ty vận chuyển và logistics với hệ thống kho rộng hơn 50.000m² đã từng mất hàng giờ để tìm kiếm một mặt hàng do số lượng hàng hóa quá lớn. Nhân viên kho phải kiểm tra từng kệ hàng bằng phương pháp thủ công, gây ra chậm trễ và nhầm lẫn khi xuất hàng. Sau khi triển khai hệ thống quản lý theo slot, date barcode, mã vạch, lô, RFID, nhân viên chỉ cần quét mã để biết chính xác vị trí hàng hóa trong kho. Thời gian tìm kiếm giảm 80%, tốc độ xử lý đơn hàng tăng gấp ba lần, giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất làm việc.
Kế thừa các dữ liệu để đồng bộ hóa các phòng ban
Kho bãi không thể vận hành riêng lẻ mà cần kết nối với kế toán, bán hàng, sản xuất để đảm bảo dòng chảy dữ liệu xuyên suốt. Khi thông tin không đồng bộ, doanh nghiệp dễ gặp sai sót trong nhập liệu, kiểm kê và điều phối hàng hóa. Ứng dụng hệ thống quản lý tập trung giúp dữ liệu kho tự động cập nhật theo từng giao dịch, giảm thời gian đối chiếu thủ công, hạn chế sai lệch và tối ưu hiệu suất vận hành.
Báo cáo dữ liệu, hỗ trợ ra quyết định chính xác
Không có dữ liệu rõ ràng, doanh nghiệp khó đưa ra quyết định tối ưu trong quản lý kho. Ứng dụng data driving giúp thu thập, phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn, tạo báo cáo chính xác về xu hướng tiêu thụ, vòng quay tồn kho và nhu cầu nhập hàng. Thay vì dựa vào phỏng đoán, doanh nghiệp có thể tối ưu lượng hàng tồn, hạn chế rủi ro thiếu hụt hoặc dư thừa, từ đó tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực và cải thiện dòng tiền.
Quản lý kho bãi hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát xuất nhập tồn, đảm bảo kiểm kê chính xác, mà còn tối ưu luân chuyển hàng hóa giữa các kho, tránh thất thoát và tối ưu chi phí vận hành. Hệ thống cảnh báo tồn kho Min/Max giúp doanh nghiệp duy trì nguồn hàng hợp lý, trong khi công nghệ mã vạch, RFID hỗ trợ theo dõi hàng hóa nhanh chóng và chính xác. ASOFT-ERP là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý kho bãi chuyên sâu, giảm thiểu rủi ro, nâng cao hiệu suất và tối ưu dòng tiền.
Kho bãi chỉ là một phần trong bức tranh vận hành doanh nghiệp, hãy khám phá thêm cách ASOFT-ERP giúp tối ưu hóa quản lý dữ liệu khách hàng.