20/09/2025
Bình luận(0)Trong nhiều doanh nghiệp Việt Nam, quy trình quản lý chi phí vẫn đang “mắc kẹt” ở giai đoạn thủ công: nhân viên đi công tác mang hóa đơn về trong phong bì, phòng hành chính tổng hợp vào Excel, rồi kế toán lại nhập thêm một lần nữa để quyết toán. Từng bước rời rạc khiến hồ sơ dễ thất lạc, dữ liệu trùng lặp, quyết toán chậm và lãnh đạo thường chỉ nắm được tình hình sau khi mọi thứ đã trễ.
Theo khảo sát của PwC 2023, có tới 30% doanh nghiệp thừa nhận việc quản lý chi phí thủ công đang làm dòng tiền bị nghẽn mạch, tạo ra thất thoát ngầm khó kiểm soát. Đây chính là lý do ASOFT phát triển ASOFT-BEM – Business Expense Management, giải pháp quản lý chi phí tập trung, kết nối trực tiếp với hệ sinh thái ASOFT-ERP9 để giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành.
Thực trạng: khi chi phí bị “đứt gãy” trong quy trình thủ công
Một đề nghị công tác bị duyệt chậm vài ngày có thể khiến cả dự án đình trệ.
Chứng từ bị mất hoặc nhập sai khiến kế toán phải mất hàng giờ rà soát, sửa chữa.
Nhân viên chờ hoàn ứng quá lâu, niềm tin và động lực giảm sút.
Ban lãnh đạo phải dựa vào báo cáo chậm, ra quyết định khi dữ liệu đã “nguội”.
Tất cả những vấn đề trên dồn lại thành một “khoản chi âm thầm” mà doanh nghiệp khó nhìn thấy trong báo cáo, nhưng lại trực tiếp rút cạn lợi nhuận và cơ hội tăng trưởng.
ASOFT-BEM – Giải pháp tập trung cho quản lý đề nghị chi phí
1. Quản lý công tác từ đề nghị đến hoàn ứng
Nhân viên có thể lập phiếu công tác ngay trên hệ thống, ghi rõ thời gian – địa điểm – nội dung, kèm file chứng từ. Sau chuyến đi, báo cáo công tác và phiếu hoàn ứng được cập nhật tại cùng một nơi.
Kết quả: quy trình minh bạch, nhân viên thao tác dễ dàng, lãnh đạo nắm thông tin tức thì.
2. Tạm ứng – thanh toán – quyết toán trong một dòng chảy liền mạch
Tất cả đề nghị tạm ứng hoặc thanh toán sẽ tự động kế thừa dữ liệu từ phiếu công tác hay phiếu mua hàng.
Kết quả: không còn nhập đi nhập lại, hạn chế sai sót, tiết kiệm hàng trăm giờ cho cả nhân viên và kế toán.
3. Lưu trữ & dịch chứng từ điện tử
Hóa đơn, hợp đồng, bảo hành, bảo hiểm… đều được đính kèm trực tiếp trong hệ thống. Với chứng từ tiếng nước ngoài, ASOFT-BEM hỗ trợ dịch nhanh để tiện đối chiếu.
Kết quả: hồ sơ đầy đủ, dễ tra cứu, không còn cảnh mất giấy hoặc chậm do chờ dịch.
4. Tập trung tất cả đề nghị chi phí trên một nền tảng duy nhất
Mỗi đề nghị (công tác, mua hàng, tạm ứng, thanh toán) đều được ghi log rõ ràng: ai tạo – ai duyệt – khi nào.
Kết quả: lãnh đạo có báo cáo tức thì, quy trình minh bạch và dễ kiểm soát hơn bao giờ hết.
Lợi ích toàn diện cho doanh nghiệp
Tiết kiệm thời gian: cắt giảm tối đa thao tác thủ công trong nhập liệu, tổng hợp và báo cáo.
Minh bạch tài chính: mọi đề nghị, phê duyệt, thanh toán đều có dấu vết rõ ràng.
Giảm thất thoát: hạn chế chứng từ trùng, thiếu hoặc sai, kiểm soát chặt chi phí phát sinh.
Tăng trải nghiệm nhân viên: hoàn ứng nhanh, quy trình đơn giản, tạo động lực và sự tin tưởng.
Quyết định kịp thời: lãnh đạo có dữ liệu tức thì thay vì chờ đợi báo cáo thủ công.
ASOFT-BEM – Đồng bộ trong hệ sinh thái ASOFT-ERP9
Điểm khác biệt của ASOFT-BEM là không hoạt động rời rạc, mà gắn liền với các phân hệ khác trong ASOFT-ERP9: kế toán, mua hàng, kho, nhân sự. Điều này đảm bảo dữ liệu chi phí không chỉ được ghi nhận, mà còn trở thành nền tảng để quản lý dòng tiền và tối ưu nguồn lực.
Tham khảo thêm: AI Agent trong Tài Chính – Kế Toán: CFO quản lý tài chính tinh gọn hơn bao giờ hết