08/10/2025
Bình luận(0)Trong nhiều doanh nghiệp, thất thoát tài sản không nhất thiết đến từ việc mất cắp, mà từ quy trình cấp phát – thu hồi thiếu minh bạch. Laptop, điện thoại, xe công vụ hay máy móc sản xuất được cấp phát rải rác, hồ sơ bàn giao bằng giấy tờ thủ công, khi nhân sự nghỉ việc hoặc tài sản được điều chuyển nhiều lần, không ai biết chính xác nó đang ở đâu và thuộc về phòng ban nào.
Kết quả là: chi phí mua sắm mới tăng cao, trách nhiệm quản lý mập mờ, văn hóa nội bộ thiếu tính minh bạch. Đây chính là “lỗ hổng ngầm” trong quản trị tài sản mà nhiều doanh nghiệp chưa nhận ra.
Thực trạng thất thoát tài sản do cấp phát và thu hồi rời rạc
Cấp phát thiếu minh bạch: nhân sự nhận tài sản nhưng không có hồ sơ điện tử rõ ràng, khó đối chiếu tình trạng ban đầu.
Thu hồi không triệt để: khi nhân viên nghỉ việc, nhiều tài sản không được bàn giao lại đầy đủ, gây lãng phí.
Điều chuyển không kiểm soát: tài sản luân chuyển giữa các phòng ban hoặc chi nhánh nhưng không có hệ thống theo dõi, dẫn đến thất lạc.
Hồ sơ giấy tờ phân tán: khi kiểm toán hoặc cần báo cáo, việc truy cứu trách nhiệm gần như bất khả thi.
Thực tế, theo nghiên cứu của PwC, 30–40% thất thoát tài sản trong doanh nghiệp xuất phát từ lỗ hổng quản lý nội bộ thay vì các yếu tố bên ngoài.
Giải pháp: Quản lý cấp phát – thu hồi – điều chuyển trên nền tảng số
Một trong những hướng đi hiệu quả là số hóa toàn bộ quy trình quản lý tài sản. Với hệ thống quản trị hiện đại như ASOFT-AM, doanh nghiệp có thể:
1. Cấp phát tài sản điện tử
Mỗi lần bàn giao tài sản đều có phiếu cấp phát điện tử ghi rõ tình trạng, người nhận và thời điểm.
Lợi ích: minh bạch, dễ đối chiếu khi có sự cố, hạn chế tranh chấp “tài sản của ai”.
2. Thu hồi minh bạch khi nhân sự nghỉ việc
Hệ thống tự động nhắc nhở phòng ban về tài sản cần thu hồi khi nhân sự nghỉ việc hoặc điều chuyển.
Lợi ích: tránh thất thoát, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mua sắm bổ sung.
3. Điều chuyển có lưu vết
Mọi lần chuyển tài sản giữa phòng ban/chi nhánh đều được ghi nhận đầy đủ: ai chuyển – lúc nào – lý do gì.
Lợi ích: truy vết rõ ràng, minh bạch trách nhiệm.
4. Hồ sơ tập trung – dễ truy xuất
Toàn bộ dữ liệu được lưu trên một nền tảng duy nhất, kết nối với hệ thống kế toán và quản trị khác.
Lợi ích: khi kiểm toán hoặc lãnh đạo cần báo cáo, chỉ mất vài giây để tra cứu.
Lợi ích dài hạn cho doanh nghiệp
Giảm thiểu thất thoát: tài sản luôn được kiểm soát từ cấp phát đến thu hồi.
Tiết kiệm chi phí: hạn chế tình trạng phải mua mới không cần thiết.
Nâng cao trách nhiệm nội bộ: mỗi cá nhân/bộ phận gắn trách nhiệm cụ thể với tài sản.
Minh bạch trước đối tác & kiểm toán: dữ liệu rõ ràng, truy xuất nhanh chóng.
Xây dựng văn hóa quản trị hiện đại: minh bạch, trách nhiệm và chuyên nghiệp.
Kết luận
Trong kỷ nguyên số, quản lý tài sản minh bạch không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn bảo vệ uy tín, xây dựng văn hóa trách nhiệm và tạo nền móng cho phát triển bền vững.
ASOFT-AM chính là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát cấp phát – thu hồi – điều chuyển tài sản một cách minh bạch, loại bỏ thất thoát và tối ưu chi phí.
Liên hệ ASOFT ngay hôm nay để trải nghiệm giải pháp quản lý tài sản toàn diện.