26/09/2025
Bình luận(0)Trong nhiều doanh nghiệp, một đề nghị công tác hay tạm ứng nhỏ có thể “kẹt” hàng tuần chỉ vì quy trình phê duyệt thủ công. Hồ sơ bị ngâm ở email của quản lý bận họp, hoặc thất lạc giữa nhiều bộ phận. Kết quả: dòng tiền bị treo, dự án trễ tiến độ, nhân viên mất động lực.
Theo khảo sát PwC 2024, 58% CFO tại Việt Nam thừa nhận rằng quy trình phê duyệt chậm là nguyên nhân hàng đầu gây nghẽn dòng tiền nội bộ. Đây chính là lý do nhiều doanh nghiệp đang tìm đến các nền tảng quản trị chi phí tập trung. Và ASOFT-BEM là một trong những giải pháp tiêu biểu – tối ưu phê duyệt đa cấp, minh bạch và nhanh chóng, chỉ bằng một cú click.
Vì sao phê duyệt chi phí đa cấp dễ bị “ngâm”?
Trong vận hành truyền thống, một đề nghị chi phí thường phải đi qua nhiều cấp duyệt: trưởng nhóm, trưởng bộ phận, ban giám đốc, kế toán trưởng, CFO. Chỉ cần một cá nhân bận họp, đi công tác hay bỏ sót email, cả chuỗi quy trình bị dừng lại.
Hệ quả thường thấy:
Chậm dòng tiền: dự án không thể triển khai kịp tiến độ vì chi phí chưa được duyệt.
Mất minh bạch: nhân viên không biết hồ sơ đang ở đâu, ai chịu trách nhiệm.
Nhân viên bức xúc: hoàn ứng chậm khiến động lực giảm sút.
Doanh nghiệp thiệt hại: cơ hội kinh doanh bị bỏ lỡ chỉ vì thủ tục chậm trễ.
ASOFT-BEM – Tự động hóa phê duyệt chi phí đa cấp
ASOFT-BEM tái cấu trúc toàn bộ quy trình phê duyệt, biến nó thành một luồng công việc số hóa, minh bạch và dễ kiểm soát.
Phân quyền rõ ràng theo vai trò
Hệ thống cho phép thiết lập tuyến duyệt dựa trên vai trò và hạn mức: nhân viên tạo đề nghị → trưởng nhóm duyệt cấp 1 → phòng ban cấp 2/ban giám đốc → CFO/kế toán trưởng.
→ Mọi hành động được ghi log, tránh tình trạng “mất dấu” hồ sơ.
Thiết lập tuyến duyệt mặc định
Đối với các loại chi phí đặc thù, như đề nghị công tác có tạm ứng, hệ thống sẽ tự động gửi hồ sơ tới đúng phòng ban được quy định sẵn.
→ Hồ sơ đi đúng luồng, không còn cảnh gửi nhầm hoặc truyền tay.
Duyệt hàng loạt nhiều hồ sơ
Thay vì xử lý từng đề nghị, lãnh đạo có thể duyệt đồng loạt nhiều hồ sơ chỉ trong một thao tác.
→ Giảm backlog cuối tháng, tiết kiệm hàng giờ cho quản lý cấp cao.
Chỉ một cú click để duyệt
Người duyệt nhìn thấy toàn bộ thông tin: nội dung chi phí, chứng từ đính kèm, hợp đồng, bảng kê… và có thể phê duyệt ngay lập tức.
→ Dòng tiền lưu thông nhanh, nhân viên được hoàn ứng đúng hạn.
Lợi ích khi áp dụng phê duyệt chi phí trong ASOFT-BEM
Tăng tốc quy trình: thời gian phê duyệt rút ngắn 50–70%.
Minh bạch dữ liệu: toàn bộ hồ sơ lưu trữ tập trung, dễ truy xuất khi cần.
Báo cáo tức thì: CFO và lãnh đạo theo dõi trạng thái duyệt chi phí ngay trên dashboard.
Tăng sự hài lòng: nhân viên an tâm vì hồ sơ được xử lý minh bạch, đúng hạn.
Tính minh bạch và niềm tin trong vận hành
Điểm khác biệt của ASOFT-BEM không chỉ là số hóa quy trình duyệt, mà là tạo ra nền tảng quản trị chi phí minh bạch. Mọi hồ sơ đều có nhật ký điện tử, từ lúc tạo đến lúc phê duyệt cuối cùng. Điều này giúp CFO, kế toán và lãnh đạo doanh nghiệp yên tâm kiểm soát mà không lo thất thoát hay bỏ sót.
Đặc biệt, khi kết nối với ASOFT-ERP9, dữ liệu chi phí sẽ được đồng bộ sang các phân hệ kế toán, ngân sách, báo cáo tài chính. Đây chính là bước tiến để doanh nghiệp vừa tối ưu quy trình nội bộ, vừa sẵn sàng minh bạch trước kiểm toán và nhà đầu tư.
Kết luận
Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, tốc độ và minh bạch là yếu tố sống còn. Thay vì để hồ sơ “kẹt” nhiều ngày giữa các cấp duyệt, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giải phóng dòng tiền chỉ bằng một cú click với ASOFT-BEM.
Liên hệ ngay với ASOFT để trải nghiệm giải pháp quản trị chi phí tập trung – minh bạch – nhanh chóng, giúp doanh nghiệp của bạn vận hành tinh gọn và hiệu quả hơn.