16/09/2024
Bình luận(0)► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất với giải pháp quản lý công việc
1. Tối ưu thời gian xử lý công việc cho nhân viên
Một nhân viên quá bận rộn với nhiều nhiệm vụ một lúc thường rơi vào tình trạng khủng hoảng và khó tạo ra kết quả công việc tốt như mong đợi. Đây cũng là nguyên nhân khiến gây tiêu tốn nhiều thời gian lãng phí trong công việc. Để cải thiện tình trạng này, phần mềm văn phòng điện tử đã tích hợp phương pháp quản trị công việc tiêu chuẩn toàn thế giới như: Kaizen, Grantt, BPM,… nhằm giúp người dùng phân nhỏ công việc và đẩy nhanh tiến độ thực hiện công việc.
Ngoài ra, phần mềm văn phòng điện tử còn cho phép người dùng trực tiếp lưu trữ thông tin, tài liệu dự án trên hệ thống. Hạn chế thất thoát và phân tán tài liệu; khiến người dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu, thông tin khi cần thiết. Nhờ vậy, một lượng lớn thời gian hao phí được cải thiện và chất lượng công việc cũng được nâng cao.
Đối với nhà quản lý, việc giám sát nhân viên và tiến độ dự án cũng trở nên dễ dàng hơn. Khối lượng công việc trễ hẹn, công việc chưa thực hiện cũng thể hiện trực tiếp trên hệ thống. Chỉ với vài cái nhấp chuột, nhà quản lý đã có thể nắm bắt chi tiết tình hình.
► Xem thêm: 4 Phương pháp quản trị thời gian hiệu quả với giải pháp văn phòng điện tử
2. Đảm bảo tính chuyên nghiệp trong vận hành và quản lý
Để dự án thực thi hoàn thiện nhất, đòi hỏi quy trình làm việc và giao việc phải luôn đạt chuẩn từng chi tiết. Vì vậy mà việc phân chia công việc cũng đóng vai trò không kém quan trọng để tạo nên thành công của mọi dự án. Nghe thì đơn giản. Nhưng thực chất, đây lại là vấn đề dễ dẫn đến tình trạng mất đoàn kết tập thể nhân sự nhất. Để tránh tình trạng tị nạnh xảy ra trong doanh nghiệp; nhà quản lý cần có cái nhìn bao quát về điểm mạnh/ yêu của từng nhân viên; cũng như khối lượng công việc mà nhân viên đang thực hiện. Từ đó giao việc đúng – đủ cho nhân viên.
Nhờ có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý công việc dự án, nhà quản lý có thể nắm được khối lương công việc và chất lượng thực hiện của từng nhân viên qua những cái “click” chuột. Đây cũng là điều kiện tất yếu giúp nhà quản lý có cái nhìn sáng suốt; và giao việc công bằng. Tiến trình giao việc cũng trở nên ít rườm rà, rắc rối hơn chỉ với những thao tác nhập liệu cơ bản. Nhân viên nhanh chóng nắm bắt công việc, deadline, người hỗ trợ,…
Giao việc trực tiếp cho một nhân viên chịu trách nhiệm chính sẽ giúp doanh nghiệp loại bỏ tình trạng đùng đẩy trách nhiệm; nâng cao tính chuyên nghiệp trong nghiệp vụ.
Bằng cách giao việc này, nhân viên có thể an tâm phát huy 100% thế mạnh, ý tưởng, công suất làm việc. Hoàn thiện công việc nhanh chóng, chất lượng và đạt hiệu quả cao.
3. Xây dựng môi trường làm việc nhất quán
Nếu như trước đây, thường xảy ra các vấn đề thất lạc tài liệu, nhân viên quên việc, teamwork không hiểu ý nhau,… Mà nguyên nhân chính là vì:
- – Doanh đã sử dụng quá nhiều công cụ nhỏ lẻ để quản lý công việc như: Email, Excel, Word, văn bản giấy tờ,…
- – Vô vàn các ứng dụng để lưu trữ tập tin như: Dropbox, Google Drive, One Drive,…
- – Ti tỉ các ứng dụng mạng xã hội như: Facebook, Zalo, Skype, Vibe,…
Việc sử dụng quá nhiều ứng dụng nhỏ lẻ khiến công việc không được thống nhất. Dễ thất thoát dữ liệu, dễ khiến nhân viên quên việc. Lúc này, ứng dụng một phần mềm quản lý dự án – phần mềm văn phòng điện tử là điều vô cùng thích đáng.
Ứng dụng phần mềm quản lý công việc dự án vào quy trình công việc của doanh nghiệp là phương pháp tối ưu nhất; tạo môi trường làm việc nhất quán cho toàn doanh nghiệp. Nhờ có không gian này, các phòng ban, bộ phận, cá nhân; có thể dễ dàng chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau. Các thông tin tài liệu cũng được lưu trữ trực tiếp tại phần mềm. Nhà quản lý cũng dễ dàng theo dõi và quản lý một cách khoa học.
► Xem thêm: Quản lý nguồn nhân lực hiệu quả trong môi trường làm việc công bằng
4. Tiết kiệm chi phí và nhân lực
Phần mềm văn phòng điện tử tích hợp nhiều phân hệ và tiện ích bổ trợ. Vì vậy người dùng không cần mất quá nhiều thời gian để đi lại xử lý công việc. Các công việc đều có thể dễ dàng kiểm tra và xử lý thông qua những cái nhấp chuột. Từ đây, văn phòng điện tử sẽ hỗ trợ người dùng giảm thiểu tối đa thời gian xử lý công việc; hạn chế các công việc dư thừa. Như vậy, các nhân viên có thể mở rộng quỹ thời gian rảnh; làm thêm nhiều công việc khác. Tiết kiệm một khoảng hao phí lớn cho nhân lực của doanh nghiệp.
Mặt khác, văn phòng điện tử còn là công cụ hữu hiệu. Giúp doanh nghiệp quản lý hồ sơ, tài liệu một cách đồng bộ. Việc ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử vào doanh nghiệp giúp nhà quản lý tiết kiệm tối đa các khoản hao phí phát sinh. Một số có thể kể đến như: Hao phí văn phòng phẩm; hao phí giấy mực; hao phí bảo trì/ sữa chữa máy in;…
Nhiều cơ quan, đơn vị sau khi triển khai ứng dụng phần mềm văn phòng điện tử đã nhận thấy những tiềm năng nổi trội của phần mềm. Không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết giảm được thời gian thực thi công việc; tăng cao năng suất và chất lượng sản phẩm; lưu trữ văn bản, hồ sơ, tài liệu;… Phần mềm văn phòng điện tử còn là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tiết giảm đến 90% chao phí phát sinh. Đồng thời, thống nhất và an toàn hóa tài nguyên, dữ liệu chung.
5. Làm việc từ xa hiệu quản với phần mềm văn phòng điện tử
Đặc biệt, khi ở trong tình thế dịch bệnh đang diễn ra phức tạp như hiện nay; thì việc ứng dụng một công cụ quản lý công việc từ xa là điều vô cùng thích đáng.
Phần mềm văn phòng điện tử cho phép người dùng có thể dễ dàng truy cập và báo cáo dù ở bất cứ nơi đâu
Nếu không có ứng dụng văn phòng điện tử; và đứng trước tình thế không thể hoạt động công việc trực tiếp như hiện nay, các công ty buộc phải thông báo công việc qua các group chat. Điều này không những không mang lại hiệu quả cao trong công việc; mà đôi khi nó còn tạo áp lực vô hình cho nhân viên. Khiến nhân viên khó nắm bắt và xử lý công việc kịp thời. Thay vào đó, khi sử dụng các công cụ, phần mềm quản lý công việc dự án chuyên nghiệp. Việc giao việc, kiểm soát tiến độ và hiệu suất làm việc của nhân viên cũng hiệu quả hơn.
Khi tất cả mọi hoạt động của nhân viên đều được cập nhật trên một hệ thống duy nhất. Các báo cáo công việc được thống kê cụ thể theo ngày, tuần, tháng, quý, năm,…. Bao gồm cả: khối lượng công việc được giao; thời gian xử lý công việc; khối lượng công việc trêc hẹn; khối lượng công việc chưa xử lý;… Sẽ cho nhà quản lý một cái nhìn toàn diện nhất về hiệu suất của nhân viên. Từ đây nhân viên cũng có thểm nắm bắt tiến độ công việc và cố gắng cải thiện, đẩy nhanh tiến độ và chất lượng thực hiện.
Mặt khác, hầu hết các phần mềm văn phòng điện tử cho phép người dùng sử dụng trên giao diện Website và cả App Mobile. Vì vậy, người dùng có thể dễ dàng truy cập và báo cáo bất cứ nơi đâu.
► Xem thêm: Làm việc từ xa hiệu quả với 3 yếu tố nòng cốt
ASOFT-OO: Phần mềm Văn phòng điện tử hiệu quả toàn diện
Với hơn 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp phần mềm. ASOFT hiện đã đồng hành và triển khai cho hơn 3000 đối tác trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong đó, có đến hơn 40% thương hiệu nước ngoài đã tin tưởng hợp tác cùng ASOFT như: Hàn, Nhật, Singapore,… Chúng tôi luôn tự tin sẽ cung cấp cho quý doanh nghiệp những giải pháp Văn phòng điện tử phù hợp với đặc thù doanh nghiệp. Để hiểu rõ hơn về phần mềm ASOFT-OO, ASOFT xin giới thiệu đến quý vị một số điểm mạnh; cũng như lợi ích mà phần mềm mang lại cho doanh nghiệp như sau.
Phần mềm văn phòng điện tử ASOFT-OO có điểm mạnh gì?
Phần mềm văn phòng điện tử ASOFT-OO tích hợp công nghệ nhuần nhuyễn giữa Web và Mobile App. Giúp người dùng có thể truy cập ở bất cứ nơi đâu; bất cứ khi nào; và bất cứ thiết bị nào. Phần mềm khai thác triệt để các công nghệ vượt bậc như: Phân tích dữ liệu theo Big Data; cảm biến và nhận diện khuông mặt; quản lý chat, thông báo; kết hơp API của Big 5 (Google, Apple, Facebook, Amazon, Microsoft);…
Phần mềm văn phòng điện tử ASOFT-OO giúp được gì cho doanh nghiệp?
Với đầy đủ các tính năng hỗ trợ quản lý quy trình, dự án, công việc. ASOFT-OO đảm bảo hỗ trợ người dùng hoạt động tối ưu với các hiệu năng như:
- – Lập kế hoạch công việc/ dự án, phân bổ nguồn lực dễ dàng
- – Quản lý giám sát dự án công việc từng bước qua nhiều dang biểu đồ như Grantt, WBS, BPM, Grid,…
- – Báo cáo tiến độ và cập nhật báo cáo chi tiết và tổng thể hàng ngày
- – Quản lý quy trình và giao việc theo sơ đồ tổ chức
- – Thảo luận trực tiếp tại công việc/ dự án, lưu trữ dữ liệu trực tiếp tại hệ thống theo chủ đề công việc/ dự án
- – …
Để hiểu thêm về các tính năng của phần mềm ASOFT-OO. Quý doanh nghiệp có thể xem tại đây.
>> Phần mềm văn phòng điện tử ASOFT-OO – Giải pháp nâng cao hiệu suất công việc
Tạm Kết
Qua bài viết này, ASOFT đã giới thiệu sơ bộ những điểm mạnh; cũng như những lợi ích mà phần mềm văn phòng điện tử mang lại cho doanh nghiệp. Hy vọng rằng, bài viết sẽ cung cấp những thông tin hữu ích. Giúp quý doanh nghiệp cân nhắc và lựa chọn giải pháp phù hợp với doanh nghiệp mình.
Để được tư vấn chi tiết và đặt lịch Demo miễn phí, mười quý doanh nghiệp Đăng ký ngay hoặc liên hệ với ASOFT tại hotline: 1900 6123.
► Xem thêm: Văn phòng điện tử – giải pháp không thể thiếu đối với các doanh nghiệp trong thời đại 4.0
Ban Biên Tập ASOFT.