Làm thế nào để cắt giảm hao phí ẩn trong doanh nghiệp?

► Xem thêm: 6 Nhóm chi phí ẩn mà doanh nghiệp cần phải cắt giảm ngay

1. Cắt giảm hao phí ẩn trong quy trình bằng cách đo lường và đánh giá

Quy trình là sợi dây chỉ đường giúp các CEO vận hành doanh nghiệp trơn tru, đồng bộ hơn. Một doanh nghiệp thiếu đi những quy trình chuẩn, mâu thuẫn xảy ra trong quá trình vận hành là điều tất yếu. Chính những mâu thuẫn này sẽ đe dọa đến tiến độ; mục tiêu và cả sự gắn kết nội bộ trong tổ chức. Chính vì thế, quy trình là điều đầu tiên bạn cần xem xét.

1.1. Cắt giảm hao phí ẩn nhờ xây dựng quy trình chuẩn

Mô hình BPM Life Cycle là một mô hình phổ biến trong việc xây dựng và quản lý quy trình. Mô hình này bao gồm 5 bước:

1- Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp

2- Modeling: Chuẩn hóa mô hình của quy trình

3- Execution: Theo dõi và kiểm soát quy trình bằng các loại công cụ

4- Monitoring: Theo dõi chất lượng đầu ra; thời gian làm việc;… từ đó xem xét – đánh giá hiệu quả công việc.

5- Optimization: Tối ưu hóa và điều chỉnh quy trình để tối ưu hóa.

Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp đều đnag sở hữu một quy trình đặc thù riêng. Để tối ưu, bạn có thể dựa trên nền tảng này để điều chỉnh cho phù hợp. Trong đó, hãy đặc biệt quan tâm đến yếu tố Đo lường.

1.2. Cắt giảm hao phí ẩn nhờ kiểm tra các nhóm chỉ số đánh giá

Yếu tố đại diện để đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra, đó là PPIs – Process Performance Indicators. Các chỉ số này thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:

• ✔ Nhóm chỉ số chất lượng đầu ra: Nhóm này chỉ yếu đo chất lượng sản phẩm, dịch vụ đầu ra. Được đo theo nhiều cách khác nhau; tùy vào yêu cầu của chất lượng kết quả. Để có được số lượng thực tế và chính xác; việc đo lường chỉ số này thường phụ thuộc chủ yếu vào các khảo sát như: Độ hài lòng của khách hàng; người tiếp nhận kết quả đầu ra;…
• ✔ Nhóm chỉ số về thời gian: Là thời gian để thực hiện và đưa kết quả đầu ra đến với khách hàng/ người tiếp nhận.
• ✔ Nhóm chỉ số về chi phí: Chủ yếu đo lường các chi phí chênh lệch giữa “đầu vào” và “đầu ra”. Bằng cách kê khai các loại chi phí đầu tư cho đầu và chất lượng sản phẩm nhận được. Các loại chi phí này có thể là: chi phí làm lại nhiều lần do thiếu sót/ sai sót; chi phíbảo trì/ sửa chữa hỏng hóc trong quy trình; chi phí thu lại lợi nhuận từ chất lượng sản phẩm/ dịch vụ của kết quả đầu ra;…

Bằng cách cập nhật và theo dõi những chỉ số đánh giá trên; Bạn sẽ có cái nhìn chính xác về những rắc rối, thiếu sót tồn đọng trong quy trình hiện tại. Từ đó, chủ doanh có thể điều chỉnh quy trình nhằm hướng đến những kết quả tối ưu hơn trong tương lai.

2. Cắt giảm hao phí ẩn trong hệ thống nhân sự nhờ đo lường hiệu suất và phân chia công việc phù hợp

Nguồn nhân lực là yếu tố mang tính quyết định trong tổ chức. Bởi một quy trình có chuẩn đến đâu; nếu không có nhân lực để thực hiện, thì cũng vô ích. Ngược lại, nếu có trong tay nguồn nhân sự giỏi đến đâu; mà nhà quản lý không biết cách quản lý thì cũng chỉ là một sự lãng phí. Sự lãng phí cho vấn đề này chính là một hao phí lớn cần cắt giảm.

Để nhân viên có thể phát huy được hiệu suất công việc; một quy trình rõ ràng thôi chưa đủ. Mà cần có một tiêu chuẩn để đánh giá và ghi nhận những thành quả. Từ đó tạo ra động lực để nhân viên cố gắng. Hai yếu tố mà nhà quảng lý cần quan tâm, đó là thời gian và kết quả làm việc. Với hai chỉ số này, nhà quản trị có thể khám phá ra các vấn đề quan trọng. Như điểm mạnh, điểm yếu của từng nhân viên; những yếu tố cần cải thiện để gia tăng hiệu suất; hay cách phân bổ nguồn lực đúng vị trí để phát huy thế mạnh;…

2.1. Các chỉ số đo lường hiệu suất cần chú ý

Đầu tiên, bạn phải đảm bảo đã có kể hoạch cụ thể cho các mục tiêu của doanh nghiệp; bao gồm cả mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn. Đồng thời đặt ra một thước đo; tiêu chuẩn đánh giá cụ thể cho các mục tiêu này. Các thước đo đánh giá hiệu suất thường thấy như:

• ✔ KPIs (Key Performance Indicator): Tức là chỉ số đánh giá năng suất làm việc. KPIs là thước đo giúp doanh nghiệp đo lường chuẩn xác hiệu suất công việc của từng cá nhân, bộ phận cụ thể. Qua đó mọi công việc của nhân viên đều được thu thập và ghi nhận. Sự minh bạch này là cách thức khuyến khích, tạo động lực và giữ chân nhân tài.
• ✔ OKR (Objectives and Key Results): Đây là phương pháp đo lường theo mục tiêu và kết quả then chốt. Với mục đích chủ đạo tập trung vào những công việc chính, công việc có giá trị; có thể nói đây chính là một chỉ số được các công ty công nghệ vô cùng ưa chuộng.
• ✔ Bộ từ điển năng lực: Nắm được năng lực, điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân nhân viên là một việc vô cùng cấp thiết của các doanh nghiệp. Điều này giúp doanh nghiệp chọn, đào tạo đúng người; đánh giá đúng năng lực nhân viên cho từng vị trí công tác.

2.2. Thời điểm dùng để đo lường và đánh giá hiệu suất

Ngoài ra, việc đánh giá hiệu suất nên được thực hiện đều đặn và liên tục qua:

• ✔ Theo dõi tiến độ: Tổ chức các cuộc họp để nắm bắt được tiến độ công việc; các vấn đề phát sinh và kịp thời giải quyết. Trong các buổi họp; nhân viên phải báo cáo tiến độ từng công việc và cập nhật những khó khăn, hạn chế kịp thời. Nhìn chung, tùy theo tính của công việc và đặc thù doanh nghiệp; các nhà quản lý tùy biến mà yêu cầu các cuộc họp diễn ra hàng ngày, hàng tuần, hoặc bất cứ khi nào.
• ✔ Đánh giá nhân viên thường kỳ (hay còn được gọi là Performance Review): Từ những cuộc họp định kì vào KPIs đánh giá công việc cá nhân. Các nhà quản lý sẽ có cái nhìn tổng quan về một quá trình dài của nhân viên. Từ đó đánh giá xem nhân viên đã làm được những gì; đạt được những tiến bộ như thế nào;… Rồi đưa ra các quyết định kịp thời và đúng đắn cho những hoạt động doanh nghiệp nhằm tối ưu chi phí.
• ✔ Xây dựng kế hoạch: để cải thiện và nâng cao hiệu suất nhân viên

3. Cắt giảm hao phí ẩn nhờ ứng dụng công nghệ 4.0

Trường hợp các doanh nghiệp gia đình; doanh nghiệp nhỏ lẻ;… với tổng số nhân sự khoảng dưới 10 nhân sự. Thì việc đánh giá và đo lường hiệu suất công việc vẫn có thể thực hiện tốt bằng những công cụ thủ công. Nhưng với số lượng nhân sự lớn, đây sẽ là bài toán cần có sự hỗ trợ của công nghệ. Với thời đại Big Data như bây giờ; công nghệ đã mở ra cho chúng ta những hiểu biết sâu rộng. Trong đó bao gồm việc tập trung và phân tích những dữ liệu quá khứ. Ở trường hợp này, lịch sử được ghi nhận; cùng các con số đo lường liên tục và tự động sẽ hỗ trợ rất lớn cho nhà lãnh đạo ra quyết định.

Bằng việc ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp vào hoạt động kinh doanh, nhà quản trị dễ dàng kiểm soát và tối ưu quy trình vận hành. Là cánh tay đắc lực nâng cao khả năng tự động hóa; và đưa về cho nhà quản lý các con số chính xác cho những quyết định quan trọng.

3.1. Công nghệ phần mềm quản lý và tối ưu quy trình

Những phần mềm quản lý quy trình sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan; giúp nhà quản lý dễ dàng nhận thấy các điểm nóng của quy trình; từ đó cải tiến và tối ưu hóa. Phần mềm quản lý sẽ là công cụ tốt nhất để phát hiện và cắt giảm hao phí phát sinh.

• ✔ Theo dõi tình trạng các quy trình đang triển khai: Bằng cách thống kê các lý do cụ thể khiến công việc tắc nghẽn hoặc thất bại. Đây sẽ là báo cáo chuyên môn giúp nhà lãnh đạo nhận định và quyết định điều chỉnh.
• ✔ Theo dõi hiệu suất công việc của từng cá nhân: Bao gồm báo cáo chi tiết về thời gian và hiệu quả công việc. Giúp nhà quản trị đánh giá đúng người, đúng việc.

► Xem thêm: Tối ưu hiệu suất làm việc với Phần mềm quản lý công việc

3.2. Công nghệ phần mềm quản lý công việc dự án

Những nhà quản lý luôn cần kiểm soát tiến độ và các hạng mục một cách tổng quát. Trong đó bao gồn tất cả các bước như: lập kế hoạch; phân chia hạng mục; chia nhỏ giai đoạn công việc; phân bổ nguồn nhân lực; kiểm soát tiến độ công việc;… Từ đó làm cơ sở chung giúp cho các phòng ban, nhân viên có được những chỉ đạo cụ thể, kịp thời. Và tập trung làm tốt các nhiệm vụ được giao; mà không sao nhãn bởi những công việc ngoài lề.

Nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập xem báo cáo tự động một cách chi tiết, trực quan về công việc của thành viên. Đồng thời, phần mềm còn có chức năng dự báo tiến độ dự án; giúp nhà quản lý có thể xem xét điểm mạnh, điểm yếu thực tế của toàn thể nhân sự. Nhằm mục đích phân bổ nguồn lực hiệu quả:

• ✔ Báo cáo tiến độ trực quan, tự động cập nhật số liệu theo thời gian thực
• ✔ Hiển thị đồng thời tiến độ và mức độ hoàn thành của nhiều dự án
• ✔ Dự báo khả năng hoàn thiện dự án; giúp chủ doanh nghiệp ra quyết định, ứng phó, điều chỉnh,… kịp thời.
• ✔ Cân đối nguồn lực; phân bổ nguồn lực dựa vào khối lượng công việc đang thực hiện của từng thành viên
• ✔ Lưu lại lịch sử của từng công việc, dự án, làm cơ sở cho việc đánh giá

► Xem thêm: Văn phòng điện tử – Online Office (ASOFT-OO)

Kết luận

Mặc dù quá trình tối ưu và cắt giảm hao phí có thể dẫn đến sự phản đối hay bất đồng từ các nhân viên đã quen với hệ thống cũ. Song, là một nhà lãnh đạo tài năng; bạn nên chú tâm đến các mục tiêu lớn của doanh nghiệp. Cũng như cân nhắc khả năng tồn tại và phát triển vững bền của oàn bộ doanh nghiệp.

Không chỉ thế, có lẽ qua nhiều nghiên cứu và tìm hiểu sâu kĩ về các công cụ quản trị doanh nghiệp. Chúng ta cũng hiểu được mức độ cần thiết và lợi ích mà những phần mềm quản lý doanh nghiệp mang lại. Hy vọng, bài viết này sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu và nắm rõ những rắc rối tồn đọng ẩn sâu trong những công việc hằng ngày. Từ đó giúp doanh nghiệp kịp thời thay đổi, nắm bắt xu thế thời đại; cũng như giải quyết, cắt giảm những chi phí ẩn trong doanh nghiệp.

Để được tư vấn chi tiết hơn về các sản phẩm của ASOFT – Đội ngũ hơn 18 năm kinh nghiệm đồng hành cùng 3.000 doanh nghiệp trong công cuộc cắt giảm hao phí và vận hành hiệu quả. Mời quý doanh nghiệp Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Giải pháp ASOFT-ERP giúp được gì cho doanh nghiệp?

Ban biên tập ASOFT