Là chủ cửa hàng, bạn đã biết quản lý kho hàng hiệu quả và tránh thất thoát.

Để giải quyết được những vấn đề trên, đầu tiên hãy tìm hiểu nguyên nhân của nó đến từ đâu.

► Xem thêm: Nâng cao hiệu quả quản lý kho bằng giải pháp phần mềm

1. Nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa

Thất thoát hàng hóa có thể từ nhiều lý do. Nhưng chung quy sẽ có hai dạng nguyên nhân bên trong và bên ngoài sau.

Nguyên nhân bên trong:

Nguyên nhân xuất phát từ các quy trình nội bộ như: Quy trình quản lý hàng hóa; cách phân quyền quản lý mơ hồ, không cụ thể cho nhân viên, thường sẽ dẫn đến tình trạng:

• – Kiểm kê hàng không chính xác về số lượng và cả chất lượng
• – Nhầm lẫn khi dán mã vạch, tem giá giữa các sản phẩm
• – Việc sắp xếp hàng hóa không khoa học; dẫn đến khó khăn trong việc tìm kiếm và lưu trữ hàng hóa.
• – Thất thoát sản phẩm do nhân viên lợi dụng từ các chương trình khuyến mãi; thẻ khách hàng, ưu đãi để trục lợi
• – Mất cắp do nhân viên không trung thực; lấy hàng hoặc tiền của cửa hàng vì các công cụ để kiểm soát lỏng lẻo.

Nguyên nhân bên ngoài:

Nhóm nguyên nhân bên ngoài có thể bao gồm các yếu sau:

• – Mất trộm: Do kẻ gian lấy cắp, đặc biệt với những sản phẩm, phụ kiện nhỏ, dễ giấu
• – Khách hàng sử dụng tại chỗ với những mặt hàng ăn liền trong cửa hàng mà không chịu thanh toán
• – Khách hàng cố tình bóc và dán tem dán để qua mặt nhân viên; khi thanh toán những món giá trị cao hơn với giá thấp hơn

Có thể thấy, nguyên nhân có thể đến từ nhiều phía; nhưng đáng kể là đến hơn một nửa trong số đó đến từ nguyên nhân bên trong. Và các nguyên nhân bên ngoài một phần cũng đến từ sự giám sát lỏng lẻo của nhân viên cửa hàng.

Tóm lại rằng. Để nâng cao quản lý hàng hóa hiệu quả và tránh thất thoát, chủ cửa hàng cần cải thiện khả năng quản lý nội bộ; một cách có trình tự và các công cụ kiểm soát chặt chẽ hơn.

2. Phương pháp quản lý hàng hóa hiệu quả, chống thất thoát. 

Quản lý tình trạng thất thoát hàng hóa do nguyên nhân bên ngoài

Lắp camera quan sát hoạt động cửa hàng

Camera là điều thiết yếu đối với mọi cửa hàng. Nghiên cứu các góc quay quan trọng trong cửa hàng và lắp đặt. Không chỉ giúp chủ cửa hàng kiểm soát bao quát hàng hóa; mà còn giúp bạn quan sát thát độ làm việc của nhân viên và phản ứng từ khách hàng

Một số lưu ý cho việc lắp đặt camera:

• – Xác định số lượng camera sẽ lắp đặt
• – Xác định vị trí đặt camera; đặc biệt tại quầy thu ngân, cửa ra vào, các quầy hàng nhỏ, dễ mất mát; hoặc đồ giá trị cao ,…
• – Những cửa hàng có vị trí nhiều góc khuất, diện tích hẹp:. Có thể cân nhắc lắp dạng camera 360 độ cho góc quan sát rộng hơn
• – Đừng quên chọn các loại camera hồng ngoại để quan sát cả ban đêm.

Quản lý sản phẩm bằng mã vạch

Mã vạch đã quen thuộc với các chủ cửa hàng. Để tránh tình trạng khách hàng đánh tráo mã vạch và tem; chủ cửa hàng có thể sử dụng các loại tem vỡ. Đồng thời quản lý hàng hóa bằng mã vạch cũng giúp cho việc kiểm kê; quản lý hàng hóa trở nên dễ dàng hơn nhiều.

Đặc biệt với những món hàng giá trị lớn, bạn có thể sử dụng các loại tem chống trộm. Hệ thống báo hiệu sẽ báo khi có người mang hàng ra khỏi cửa hàng mà chưa qua quầy thanh toán. Với các mặt hàng nhỏ, bạn nên trưng bày tập trung tại một quầy; nên đặt cạnh quầy thu ngân và có nhân viên giám sát túc trực sẽ đạt hiệu quả hơn.

Quản lý tình trạng thất thoát hàng hóa do nguyên nhân nội bộ bên trong

Các vấn đề cần giải quyết bao gồm:. Tránh thất thoát hàng; dễ dàng truy xuất số lượng hàng; tình trạng hàng hiện có; cân đối số lượng hàng bán trong ngày với kho hàng.

Phương pháp: Quản lý hàng hóa bằng file Excel

Là công cụ quen thuộc và tiết kiệm nhất đối với các chủ cửa hàng cũng như doanh nghiệp; Excel hỗ trợ cho doanh nghiệp nhập liệu, quản lý với một số công cụ cơ bản như:. Tìm kiếm (Find), Lọc dữ liệu (Sort) , các phép tính toán cộng trừ nhân chia, chuyển dữ liệu cơ bản,..  Excel sẽ là một công cụ khá bị động; khi bạn phải nhớ nhập dữ liệu vào mỗi ngày, cân đối và điều chỉnh các công thức tính toán. Bên cạnh Excel, các hình thức khác như sổ tay, bảng tính,.. Chỉ phù hợp với các cửa hàng nhỏ, chỉ bán tại chỗ. Để quản lý bán hàng online trên mạng xã hội cũng như kênh thương mại điện tử; thì với các công cụ cơ bản này là “quá sức”.

Những thông tin cần hiển thị trong mẫu quản lý kho hàng hóa bằng file Excel gồm:

• – Tên sản phẩm
• – SKU hoặc mã sản phẩm nội bộ của bạn: Bạn có thể tự đặt mã cho hàng hóa theo thói quen; hoặc sử dụng mã sản phẩm được nhà sản xuất in trên tem/nhãn mác.
• – Đơn vị tính: chiếc/cái/bộ/hộp… Điều này rất cần thiết với những sản phẩm không bán lẻ; hoặc chỉ bán theo set, tránh sự hiểu lầm của nhân viên khi bán hàng.
• – Giá bán buôn.
• – Giá bán lẻ.
• – Đặc tính sản phẩm: Màu Sắc hoặc kích cỡ, chất liệu.
• – Nhà cung cấp hoặc tên nhà sản xuất.
• – Số lượng tồn kho.
• – Số phiếu nhập kho.
• – Hình ảnh sản phẩm:. Nhiều người kinh doanh thường chủ quan về chụp hình sản phẩm, và đây là một sai lầm. Đành rằng, bán hàng tại cửa hàng thì không cần file ảnh để tiếp thị như bán hàng trên website; hoặc bán hàng trên Facebook; hoặc các sàn thương mại điện tử, nhưng bạn lại rất cần nó khi thiết kế brochure hoặc báo giá.

Phương pháp: Quản lý hàng hóa bằng phần mềm quản lý kho hàng

Khi quy mô kinh doanh và số lượng hàng hóa của doanh nghiệp đã lớn hơn; bạn sẽ cần một công cụ thông minh và đặc thù hơn; để giải quyết được nhu cầu quản trị của mình. Công cụ ấy chính là Phần mềm quản lý kho hàng

Bằng phần mềm quản lý kho hàng, kho sẽ được cập nhật số lượng liên tục; giúp bạn dễ dàng theo dõi tồn kho. Ngoài quản lý hàng hóa, phần mềm quản lý bán hàng còn có thể quản lý đơn hàng; giao vận, tránh trường hợp giao thiếu, giao nhầm. Ngoài ra, đây cũng là một công cụ hữu hiệu trong việc quản lý khách hàng, quản lý nhân viên; và báo cáo thống kê chi tiết giúp bạn bán hàng nhẹ như không.

Nếu đã xác định kinh doanh lâu dài, bạn nên sử dụng công nghệ quản lý hàng hóa giúp mình. Người làm chủ mà hàng ngày cứ bám riết lấy cuốn sổ; hay file excel để đo đếm hàng hóa, cộng cộng trừ trừ thì còn thời gian đâu mà lo việc lớn.

► Xem thêm: Gỡ rối quản lý kho cho doanh nghiệp bằng phần mềm quản lý Kho

Hạch toán hóa đơn mua hàng chính xác

Ngành kinh doanh bán lẻ được ví von như “đem đồng bạc cắc ra để thu về đồng bạc lẻ” vậy. Nên việc kiểm soát, hạch toán đơn hàng hàng ngày thường bị sai lệch, không chuẩn. Nguy cơ đối mặt với thất thoát, tồn kho âm là rất cao.

Với phần mềm quản lý kho hàng, mọi thông tin liên quan đến giao dịch mua – bán như:. Họ tên khách hàng, số điện thoại, mã khách hàng; ngày giao dịch, thanh toán,.. sẽ được lưu lại tổng hợp trên hệ thống. Điều này giảm được tình trạng làm giả hóa đơn, nhằm lấy cắp hàng hóa hay hành vi gian lận khác.

Để được tư vấn chi tiết hơn về Phần mềm quản lý kho hàng dành cho doanh nghiệp Bán lẻ, Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn Công ty ASOFT qua hotline: 1900 6123

Ban Biên tập ASOFT.