09/10/2025
Bình luận(0)Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình cấp phát tài sản cho nhân sự mới thường rất nhanh gọn: từ laptop, điện thoại công vụ cho đến phương tiện đi lại. Nhưng khi nhân sự nghỉ việc, tình trạng thu hồi lại không triệt để. Không ít trường hợp thất lạc phụ kiện, thậm chí mất hẳn thiết bị mà doanh nghiệp chỉ phát hiện khi đã quá muộn. Đây không chỉ là vấn đề quản lý hành chính, mà là bài toán thất thoát tài sản – nơi dòng tiền, dữ liệu và uy tín doanh nghiệp cùng bị ảnh hưởng.
Thực trạng thất thoát tài sản khi nhân sự nghỉ việc
Tài sản không được thu hồi đầy đủ: laptop, điện thoại, hoặc xe công vụ bị giữ lại hoặc mất phụ kiện.
Chi phí đội lên: với doanh nghiệp hàng trăm nhân sự, con số thất thoát có thể lên tới hàng tỷ đồng mỗi năm.
Dữ liệu nhạy cảm biến mất: nhiều thiết bị chứa hợp đồng, thông tin khách hàng, hoặc báo cáo tài chính.
Hồ sơ bàn giao mập mờ: thiếu chứng từ hoặc lưu trữ rời rạc khiến việc truy cứu trách nhiệm gần như bất khả thi.
Điều nguy hiểm nhất là thất thoát diễn ra âm thầm, ít khi được báo cáo hoặc thống kê. Lãnh đạo chỉ nhận ra khi sự việc đã gây tổn thất đáng kể.
Hệ quả trực tiếp đến doanh nghiệp
Dòng tiền bị ảnh hưởng: doanh nghiệp phải mua sắm bổ sung thay thế cho những tài sản thất lạc.
Niềm tin nội bộ suy giảm: lãnh đạo mất lòng tin vào quy trình quản lý, nhân viên cảm thấy trách nhiệm bị buông lỏng.
Rủi ro bảo mật: dữ liệu trong thiết bị mất đi có thể gây hậu quả nghiêm trọng cho quan hệ với đối tác hoặc khách hàng.
Kiểm toán kéo dài: thiếu hồ sơ minh bạch khiến báo cáo tài chính bị chậm hoặc bị trả về.
Nguyên nhân không nằm ở con người, mà ở quy trình
Nhiều doanh nghiệp vẫn cho rằng thất thoát là lỗi của cá nhân, nhưng thực tế, gốc rễ lại nằm ở cách thiết lập và vận hành quy trình.
Thiếu minh bạch khi bàn giao – thu hồi: hồ sơ chỉ là giấy tờ rời rạc, không được lưu vết tập trung.
Không có theo dõi xuyên suốt: lịch sử sử dụng tài sản không được cập nhật từ ngày cấp phát đến khi thu hồi.
Không có cảnh báo chủ động: khi nhân sự nghỉ việc hoặc chuyển vị trí, tài sản không được hệ thống nhắc nhở để thu hồi kịp thời.
Xem thêm: 5 nguyên tắc vàng giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản hiệu quả và minh bạch hơn
Hướng đi để giảm thiểu thất thoát
Doanh nghiệp cần chuyển từ quản lý thủ công sang quản trị minh bạch và số hóa toàn bộ vòng đời tài sản. Một quy trình hiện đại bao gồm:
Bàn giao – thu hồi minh bạch: mỗi lần cấp phát hoặc thu hồi đều phải có hồ sơ điện tử, lưu vết chi tiết người nhận, thời điểm, tình trạng tài sản.
Theo dõi xuyên suốt: từ ghi nhận ban đầu đến khi thanh lý, toàn bộ lịch sử được quản lý tập trung.
Cảnh báo tự động: hệ thống gửi nhắc nhở ngay khi nhân sự nghỉ việc hoặc tài sản đến hạn bảo trì.
Chỉ khi quy trình được chuẩn hóa và minh bạch, mỗi tài sản mới thực sự có “chủ sở hữu” rõ ràng, giảm thiểu thất thoát và nâng cao trách nhiệm trong toàn bộ tổ chức.
Kết luận
Thất thoát tài sản không chỉ dừng lại ở vài thiết bị mất đi, mà còn là nguy cơ ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí, dữ liệu và uy tín doanh nghiệp. Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng đầu tư nhiều vào công nghệ, phương tiện và thiết bị, đây là lời nhắc nhở mạnh mẽ rằng: chỉ khi quản lý minh bạch và chuẩn hóa quy trình, doanh nghiệp mới thật sự kiểm soát được thứ mình sở hữu.