28/08/2024
Bình luận(0)► Xem thêm: Phần mềm ERP đối với CEO: Người bạn tốt và trợ thủ đắc lực
Phần mềm quản lý doanh nghiệp được biết đến nhằm mang lại tính vận hành hiệu quả hoạt động kinh doanh. Thay vì tiêu tốn các tài nguyên và nguồn lực cho những công việc không hiệu quả và kém tối ưu; hoặc chủ doanh nghiệp, những người quản lý không thể đánh giá, hay dự đoán chính xác về tình hình phát triển; để điều chỉnh định hướng doanh nghiệp cho phù hợp,… Thì đó là lúc để doanh nghiệp đang cần đến hệ thống quản lý doanh nghiệp.
Khi nào doanh nghiệp cần ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp?
Không có quy trình làm việc rõ ràng và thống nhất
Quy trình làm việc là một tấm bản đồ đặc lực; hỗ trợ cho mọi nhân viên, dù là nhân viên cũ hay mới đều có thể nhanh chóng nắm bắt được. Với dạng công việc này, họ cần thực hiện từ những bước nào? Xin xét duyệt từ bộ phận/ nhân sự nào? Chuyển giao đến phòng ban/ bộ phận nào? Yêu cầu kết quả của công việc ra sao? Căn bản, đây chính là lộ trình cho từng công việc, hay được gọi là quy trình làm việc.
Với việc xây dựng và chuẩn hóa một quy trình làm việc thống nhất; các công việc sẽ được thực hiện một cách tối ưu, đạt hiệu quả theo yêu cầu; giúp cho quá tình vận hành doanh nghiệp chính xác và theo đúng kế hoạch. Hạn chế thấp nhất các nhầm lẫn, sai sót so với trước đây. Đây cũng chính là lợi ích đầu tiên nhận được khi doanh nghiệp ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý.
Là nhà quản lý, bạn có thể dễ dàng nhận ra vấn đề này. Bằng cách hỏi trực tiếp một vài nhân viên ngẫu nhiên về quy tình xử lý công việc hiện tại của họ? Quan sát cách nhân viên tìm hiểu về quy trình làm việc? Hay thống kê những sai sót xảy ra khi nhân viên làm việc nhầm lẫn, sai sót.
► Xem thêm: Hệ thống phần mềm ASOFT-ERP 9 R9 có gì mới?
Khó khăn của nhà quản lý khi theo dõi công việc
Nhiều chủ doanh nghiệp/quản lý vẫn đang duy trì cách giao việc cho nhân viên trên các công cụ: Chat, Group chat, email,… hoặc chỉ giao bằng miệng. Chính điều này gây ra những khó khăn và cả nhầm lẫn khi nhận việc của nhân viên.
Nhân viên chưa hiểu rõ yêu cầu công việc hoặc hiểu sai yêu cầu; dẫn đến kết quả công việc không chính xác. Điều này không chỉ gây hao phí về nguồn lực công ty; mà còn ảnh hưởng đến các kế hoạch chung của doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc theo dõi tiến độ thực hiện công việc cũng gặp nhiều khó khăn. Quản lý cần tốn nhiều thời gian để hỏi việc từng nhân sự; đôn đốc nhắc việc hay hướng dẫn từng người một; nhưng lại không quản lý được bức tranh tổng thể và điều hướng chính xác. Khiến cả nhân viên và chính mình bị lạc hướng, không hiệu quả. Khi những khó khăn trong giao việc và theo dõi công việc lặp lại ở tần suất quá lớn; doanh nghiệp tức khắc cần tìm hiểu và ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý.
Thiếu tính realtime cho các tình huống cần ra quyết định quản trị khi thiếu hệ thống quản lý doanh nghiệp
Sẽ có những lúc nhà quản trị cần ra quyết định trong những tình huống cấp thiết và quan trọng. Tuy nhiên, nếu thiếu những “điểm tựa” hỗ trợ, nhà quản trị không thể đưa ra các quyết định chính xác. Trong khi đó thông thường, để có báo cáo/ thống kê cho một hoạt động, phòng ban nào đó; cần hơn 1 ngày làm việc của một nhân viên. Mà đến khi nhận được, những báo cáo, số liệu ấy cũng đã là của ngày hôm qua; không còn mang giá trị thực tiễn nữa.
Trong những tình huống ấy, doanh nghiệp bắt đầu nhận ra sự cần thiết của một hệ thống phần mềm quản lý. Không chỉ liên tục tổng hợp báo cáo, số liệu thống kê theo thời gian thực; mà còn đảm bảo tính chính xác, khách quan nhất. Từ đó có thể đưa ra các quyết định quản trị quan trọng nhanh chóng, chính xác và hiệu quả nhất.
Không thể đánh giá kết quả công việc cho từng nhân viên nếu thiếu hệ thống quản lý doanh nghiệp
Đánh giá nhân viên là công việc quan trọng nhất trong việc nhận định nguồn nhân lực. Không chỉ thế còn thể hiện được tính chất minh bạch, xây dựng động lực làm việc và cống hiến của nhân viên.
Tuy nhiên, cơ sở đánh giá năng lực là gì? Lịch sử làm việc của nhân viên được lưu lại ở đâu và như thế nào? Điều gì chứng minh những đánh giá đó là khách quan, đúng đủ?… Nếu tất cả lịch sử giao việc bị trôi dần theo các tin nhắn và email từng dùng để giao việc.
Giảm sút doanh thu do vấn đề chăm sóc khách hàng kém hiệu quả
Khách hàng có thể là người đầu tiên cảm nhận thấy vấn đề của một doanh nghiệp yếu kém và rời rạc trong quản lý. Khi một công ty bắt đầu phát triển lên; hệ thống kiểm kê có thể là hệ thống đầu tiên chịu ảnh hưởng. Lúc này, các sản phẩm cần ở đúng nơi vào đúng thời điểm là điều quan trọng cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào.
Khi thông tin khách hàng, các dữ liệu kiểm kê/ bán hàng lưu trữ rời rạc bởi các hệ thống phần mềm riêng lẻ; thì việc quản lý các đơn đặt hàng của bạn cuối cùng sẽ chịu ảnh hưởng nghiêm trọng. Việc theo dõi đơn đặt hàng và vận chuyển; từ nguyên liệu đến giao hàng là điều không thể thiếu để gia tăng sự hài lòng của khách hàng. Không biết những gì bạn có trong kho chính là bằng chứng của việc quản lý vận hành yếu kém.
Tạm kết
Đứng trước xu hướng chuyển đổi số và ứng dụng hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp; nhiều doanh nghiệp vẫn đang dửng dưng vì nhiều lý do. Những dấu hiệu trên có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc nhận ra tính cần thiết và cấp thiết hiện nay; để bắt đầu khởi động một dự án chuyển đổi số ngay cho doanh nghiệp mình.
Là đơn vị chuyên tư vấn và cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp; trong suốt 18 năm cùng đồng hành với hơn 3.000 doanh nghiệp trong và ngoài nước; ASOFT sẽ giúp doanh nghiệp bạn ứng dụng chuyển đổi số thành công; nâng cao năng lực quản trị và vận hành hiệu quả nguồn lực doanh nghiệp – Với những best-practice trong từng ngành đặc thù.
ĐĂNG KÝ NGAY để nhận tư vấn miễn phí. Hoặc liên hệ Hotline: 1900 6123
► Xem thêm: So sánh bốn nhà cung cấp phần mềm ERP lớn nhất thế giới
Ban Biên tập ASOFT