Kaizen là gì? Quản lý công việc theo phương pháp Kaizen mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

► Xem thêm: Sơ đồ Grantt – Công cụ quản lý dự án đắc lực cho doanh nghiệp

Kaizen là gì?

Để định nghĩa được Kaizen là gì, đầu tiên, chúng ta phải biết rằng khái niệm Kazien được biết đến như một triết lý kinh doanh của người Nhật Bản. Theo định nghĩa từ ngữ, Kaizen được ghép từ 2 chữ với ngữ nghĩa độc lập. Trong đó:

• – 改 /Kai/: Thay đổi
• – 善 /Zen/: Tốt hơn
  → 改 善 /Kaizen/: Thay đổi để tốt hơn

Từ ngữ nghĩa này, ta có thể hiểu đơn giản rằng: Phương pháp Kaizen hướng đến sự cải tiến liên tục của quá trình làm việc; nhằm mục đích nâng cao năng suất. Quá trình cải tiến bắt đầu từ những công việc có quy mô nhỏ, tăng dần theo thời gian, cuối cùng hướng đến một kết quả mang tính ảnh hưởng lớn trong thời gian dài.

Trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, Kaizen được biết đến như một phương pháp sản xuất tinh gọn (The Totoya Way). Tức nghĩa là, phương pháp Kaizen giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các vấn đề khuyết điểm sản xuất. Đây là phương pháp hướng đến mục đích nâng cao năng suất, loại bỏ chất thải; cũng như khuyến khích sự đóng góp và trách nhiệm của toàn thể nhân viên tham gia.

Đặc trưng của Kaizen là gì?

Để hiểu thêm về phương pháp Kaizen trong ứng dụng sản xuất kinh doanh, nhà quản lý có thể tiếp cận phương pháp này thông qua các đặc trưng riêng biệt sau đây:

Cải tiến liên tục từ những chi tiết nhỏ nhất

Phương pháp kaizen tập trung cải tiến hoạt động từ những vấn đề nhỏ nhất. Dần dần tăng cao, giải quyết các vấn đề lớn dần theo thời gian. Nhờ cách này, phương pháp Kaizen có thể tiếp cận các vấn đề sai sót một cách nhẹ nhàng hơn. Hướng đến sự thay đổi lớn, đổi khác theo thời gian. Và mục đích cuối cùng là đổi mới quy trình hoàn thiện nhất qua việc cải tiến chậm. Bằng cách thức thực hiện này, phương pháp Kaizen giúp nhân lực giảm thiểu dễ dàng tiếp nhận sự thay đổi; loại bỏ các xu hướng kích động, chống đối vì vấn đề thay đổi đột ngột.

Thu thập và phân tích dữ liệu

Trong quy trình quản lý công việc, nhà quản lý và toàn bộ nhân sự sẽ nhận ra các vấn đề tồn đọng. Để loại trừ các vấn đề này, toàn bộ nhân viên thực hiện công việc/ dự án có thể ghi chép chi tiết những sai sót. Và chỉnh sửa dần theo thời gian. Phương pháp Kaizen giúp người thực hiện được phép xem xét và cắt giảm các vấn đề dư thừa trong quy trình hoạt động. Cắt giảm tối đa những hoạt động lãng phí và sai lầm trong quy trình dự án.

Cải tiến quy trình công việc bằng cách kiểm tra và thay đổi liên tục

Kaizen được tiếp cận phương pháp cải tiến quy trình công việc liên tục. Tạo ra từ một dòng chảy cải tiến mỗi ngày. Giúp doanh nghiệp phát hiển a từng lỗi nhỏ trong quy trình sản xuất. Từ đó, nhà quản lý cần lội ngược lại những nguyên nhân và tiến hành thay đổi từng bước. Nhằm tạo ra một quy trình hoàn thiện sau cùng.

Đẩy mạnh sáng kiến cá nhân – Gắn kết tinh thần làm việc nhóm

Cứ một ý tưởng Kaizen từ một cá nhân sẽ tạo ra một cải thiện nhỏ. Tương đương, khi xuất hiện nhiều ý tưởng Kaizen từ một hệ thống nhân sự; liền sẽ tạo ra một chuyển biến lớn và liên tục. Vì vậy, có thể nói phương pháp Kaizen luôn đẩy mạnh ý tưởng từ bộ phận tham gia. Khuyến khích hệ thống nhân sự đóng góp các ý kiến; tăng cao tinh thần làm việc, cũng như làm nổi bật giá trị cá nhân của nhân viên. Từ đó, phương pháp Kaizen còn góp phần đẩy mạnh tinh thần đội nhóm, hội thảo và tìm ra phương pháp cải tiến quy trình công việc.

Lợi ích của Kaizen là gì?

Về lợi ích mà Kazen mang lại cho quá trình quản lý công việc nói riêng và toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nói chung. Có thể hiểu chi tiết bằng hai mặt lợi ích “vô hình” và “hữu hình” như sau:

Lợi ích hữu hình

Lợi ích hữu hình là những mặt hiệu quả thể hiện rõ ràng, dễ dàng nhận thấy được thông qua chu trình cải thiện. Bằng phương pháp quản lý công việc Kaizen, doanh nghiệp có thể nhận lại các hiệu quả hữu hình như:

• – Tích lũy các cải tiến nhỏ, tạo ra kết quả to lớn theo thời gian
• – Cắt giảm sự lãng phí trong quá trình vận hành như: Chi phí hàng tồn, chi phí hàng hư hỏng, chi phí kho bãi,..
• – Hướng tới những sản phẩm tối ưu và hữu hiệu nhất
• – Nâng cao năng suất và kĩ năng lao động của nhân viên
• – …

Lợi ích vô hình

Có thể những mặt lợi ích này không thể hiện rõ ràng, trực tiếp. Nhưng doanh nghiệp cũng có thể cảm nhận được chúng thông qua các thói quen thực tiễn trong môi trường làm việc như:

• – Tạo động lực phát triển ý tưởng và kĩ năng của các nhân viên
• – Tạo không gian làm việc nhóm, thúc đẩy tinh thần đoàn kết
• – Tạo ý thức tiết kiệm, hạn chế lãnh phí trong quá trình làm việc
• – Xây dựng văn hóa doanh nghiệp, văn hóa nội bộ

Tóm lại, dù vô hình hay hữu hình. Phương pháp Kazen cũng hướng đến những thành công lớn cho doanh nghiệp. Nhằm tạo ra các sản phẩm tối ưu, đẩy mạnh quan tâm vấn đề trải nghiệm của khách hàng và tăng cao năng suất hoạt động, chất lượng hoạt động của nhân viên.

► Xem thêm: Quy trình quản lý công việc có vai trò gì đối với doanh nghiệp?

Các bước thực hiện một chu kì Kaizen là gì?

Phương pháp Kaizen thu hút và phát triển những người có khả năng sáng tạo và duy trì hiệu quả công việc cao. Liên quan trực tiếp đến việc xác định các vấn đề và cơ hội. Tạo ra các giải pháp và tiếp tục suy xét tính khả thi của các giải pháp. Từ đó lượt ra các vấn đề chưa được giải quyết thỏa đáng và tiếp tục quay lại bước đầu tiên. Để trả lời câu hỏi “Các bước thực hiện một chu kì Kaizen là gì”, bạn có thể tham khảo thực hiện bằng các bước sau.

8 bước thực hiện chu kì Kaizen

• 1. Tiêu chuẩn hóa công việc: Xác định quy mô, phạm vi ứng dụng phương pháp Kaizen. Tiêu chuẩn hóa các vấn đề cần giải quyết và bắt đầu ứng dụng Kaizen trong phạm vi nhỏ trước để tránh rủi ro trong quá trình triển khai.
• 2. Tập hợp các dữ liệu: Doanh nghiệp có thể tập hợp các dữ liệu sai sót từ bộ phận nhân viên; nhằm kiểm kê các vấn đề tồn đọng trong dây truyền quản lý sản xuất.
• 3. Phân tích dữ liệu: Từ các dữ liệu đã tập hợp, có thể kiểm tra và xác định sai sót bằng cách tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ.
• 4. Tìm kiếm định hướng khắc phục: Khuyến khích nhân viên đưa ra nhiều ý tưởng ứng phó. Đẩy mạnh tinh thần đồng đội, nhằm tìm giải pháp phù hợp từ nhiều ý kiến sôi nổi.
• 5. Thực hiện cải tiến: Bắt đầu ứng dụng các phương pháp vào thực tế. Các phương pháp này cần được thực hiện từ từ, từng vấn đề; tránh dồn ép thực hiện cùng lúc.
• 6. Thu nhận và sàn lọc kết quả: Nhà quản lý và toàn bộ nhân viên có thể sàn lọc các dữ liệu sau thu thập. Tiếp tục tìm ra và ghi lại thông tin các vấn đề chưa có kết quả tốt.
• 7. Tiếp tục sử đổi: Với những sai sót đã được tìm ra. Nhà quản lý có thể tiếp tục xây dựng và sửa đổi các tiêu chuẩn quản lý công việc để cải tiến tốt hơn.
• 8. Xem xét toàn bộ quá trình: Nhà quản lý tiếp tục xem xét lại toàn bộ quá trình cải tiến. Từ đó đưa ra các hướng giải quyết hoặc trở lại bước 1 với dự án tiếp theo.

ASOFT-OO: Phần mềm quản lý công việc tích hợp phương pháp quản trị Kaizen

Để ứng dụng phương pháp Kaizen một cách hiệu quả trong công việc. Doanh nghiệp không thể thiếu một phần mềm quản lý. Nhờ cách ứng dụng công nghệ phần mềm 4.0 và quy trình hoạt động doanh nghiệp; nhà quản lý có thể dễ dàng phát hiện ra các thiếu sót và hiệu chỉnh công việc phù hợp hơn.

Để đảm bảo công việc được quản lý, hoạch định chuyên nghiệp, hạn chế các thiếu sót và rủi ro. ASOFT – với sứ mệnh hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bềnh vững và lâu dài – đã nghiên cứu và phát triển phần mềm tích hợp phương pháp quản trị Kaizen nổi tiếng.

Một số đặc tính nổi bật từ phần mềm có thể kể đến như:

• – Hỗ trợ lập kế hoạch công việc theo chu kỳ cải tiến Kaizen
• – Chế độ theo dõi trực quan, giám sát công việc qua từng công đoạn cụ thể
• – Báo cáo tổng hợp và chi tiết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc
• – Theo dõi công việc bằng mẫu đã thiết lập, dễ dàng thực hiện hiệu chỉnh khi có vấn đề
• – Tích hợp thảo luận qua giao diện mạng xã hội nội bộ, quá trình trao đổi công khai, minh bạch
• – Tích hợp App Mobile giúp làm việc từ xa hiệu quả
• – …

Để hiểu thêm về những hiệu năng của phần mềm, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm Phần mềm văn phòng điện tử – ASOFT-OO.

Tạm Kết

Ở bài viết này, ASOFT đã cùng doanh nghiệp tìm hiểu các khái niệm là lợi ích chung về Kaizen. Hy vọng rằng, qua bài viết này, doanh nghiệp có thể hiểu được Kaizen là gì, phương pháp Kaizen mang lại những lợi ích gì,…

Với hơn 18 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực phần mềm. ASOFT luôn tự hào vì đã giúp đỡ được hơn 3.000 doanh nghiệp đến từ nhiều phân ngành khác nhau. Với châm ngôn “Đồng bước trưởng thành – Đồng hành phát triển”, ASOFT luôn nỗ lực hết mình để giúp đỡ các doanh nghiệp vượt qua khó khăn. Tiến bước đến một tương lai phát triển bền vững.

Để được tư vấn và Demo trải nghiệm trực tiếp phần mềm ASOFT-OO; Mời quý doanh nghiệp Đăng ký ngay Hoặc liên hệ Hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Lập kế hoạch quản lý dự án từ 4 bước cơ bản

Ban Biên Tập ASOFT.