Hướng dẫn chi tiết cách làm bảng tính lương trên Excel theo TT 133 và 200 [Tải mẫu miễn phí] - ASOFT-ERP

Bảng tính lương là một trong những chứng từ kế toán quan trọng nhất, không chỉ liên quan đến chi phí doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Một bảng tính lương Excel chính xác phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành, đặc biệt là Thông tư 133 và Thông tư 200.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước thực hiện kế toán tiền lương trên Excel, từ việc chuẩn bị căn cứ pháp lý đến việc áp dụng các công thức tính lương Excel chuẩn xác nhất.

Nội dung chính

1. Nền tảng Pháp lý và 7 Chứng từ Căn cứ lập Bảng lương

Theo quy định, doanh nghiệp được tự thiết kế mẫu bảng thanh toán tiền lương (Mẫu B05 – LĐTL theo TT 200 hoặc Mẫu Bảng thanh toán tiền lương theo TT 133) miễn là đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin.

Để lập bảng lương một cách chuẩn xác, bạn cần 7 chứng từ và căn cứ sau:

Bảng chấm công: Xác định số ngày công đi làm thực tế của từng nhân viên trong tháng.
Hợp đồng lao động (HĐLĐ): Cung cấp mức lương chính, các khoản phụ cấp cố định.
Quy chế lương thưởng: Đây là văn bản cốt lõi. Nếu Quy chế chưa rõ ràng, việc tính lương dễ dẫn đến tranh chấp và sai sót.
Hồ sơ bảo hiểm: Dữ liệu về mức lương đóng BHXH để tính các khoản trừ theo lương.
Chứng từ tạm ứng/Hoàn ứng (nếu có): Dùng để bù trừ vào lương cuối kỳ.
Bảng tính thuế TNCN: Tính ra số thuế Thu nhập cá nhân phải khấu trừ.
Các Quyết định nhân sự: Ví dụ: Quyết định tăng lương, thuyên chuyển công tác.

2. Hướng dẫn Nhập liệu và Công thức cho 4 Cột Thu nhập Cơ sở

Bạn cần nhập dữ liệu vào bảng Excel để xác định tổng thu nhập của nhân viên trước khi áp dụng các công thức tính ngày công:

Cột Chỉ tiêu	Nguồn dữ liệu	Lưu ý quan trọng
Lương Chính	Hợp đồng lao động	Mức lương chính không được thấp hơn mức Lương tối thiểu vùng (Ví dụ: 4.960.000 VNĐ/tháng cho Vùng 1 năm 2025).
Các khoản Phụ cấp	HĐLĐ và Quy chế lương thưởng	Phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực…
Các khoản Trợ cấp/Hỗ trợ	Quy chế tài chính/lương thưởng	Ăn trưa, điện thoại, xăng xe (cần quy định rõ trong quy chế để được tính vào chi phí hợp lý).
Tổng Thu nhập (Theo HĐLĐ)	Cộng các cột trên	Công thức Excel đơn giản: `=SUM(Cột Lương Chính: Cột Trợ cấp)`
Ngày công đi làm thực tế	Bảng chấm công	Dữ liệu đầu vào bắt buộc, là cơ sở tính lương thực nhận.

3. Phân tích Chuyên sâu Công thức và Cách tính Ngày công

Phần phức tạp nhất của bảng tính lương Excel là xác định chính xác Số ngày công tính lương (mẫu số trong công thức) để tính ra lương thực tế (Lương Gross).

3.1. Công thức Tính Lương Tổng quát

Lương thực tế (Gross) của nhân viên được tính theo công thức:

3.2. 2 Cách Xác định “Số ngày công tính lương” (Mẫu số)

Việc lựa chọn cách tính nào hoàn toàn do doanh nghiệp quyết định, nhưng phải được ghi rõ trong Quy chế lương thưởng hoặc Hợp đồng lao động.

Cách Tính	Cơ sở xác định	Ưu/Nhược điểm và Công thức ví dụ
Cách 1: Theo Ngày làm việc Hành chính	Căn cứ vào lịch làm việc hành chính trong tháng (Tổng số ngày trong tháng – Tổng số ngày nghỉ hàng tuần).	Ví dụ: Tháng 3/2025 có 31 ngày, nghỉ 4 Chủ nhật, 1 Thứ Bảy $\to$ Ngày công tính lương là 26 ngày (tùy thuộc thỏa thuận T6, T7, CN).
Cách 2: Theo Số ngày Cố định	Doanh nghiệp quy định một số ngày cố định (thường là 26, 24, 22 ngày) làm căn cứ tính lương, bất kể tháng đó có bao nhiêu ngày nghỉ.	Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán, áp dụng công thức đồng nhất qua các tháng. Khuyến nghị: Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay chọn cách này.

Cách Tính

Cơ sở xác định

Ưu/Nhược điểm và Công thức ví dụ

Cách 1: Theo Ngày làm việc Hành chính

Căn cứ vào lịch làm việc hành chính trong tháng (Tổng số ngày trong tháng – Tổng số ngày nghỉ hàng tuần).

Ví dụ: Tháng 3/2025 có 31 ngày, nghỉ 4 Chủ nhật, 1 Thứ Bảy

\to

Ngày công tính lương là 26 ngày (tùy thuộc thỏa thuận T6, T7, CN).

Cách 2: Theo Số ngày Cố định

Doanh nghiệp quy định một số ngày cố định (thường là 26, 24, 22 ngày) làm căn cứ tính lương, bất kể tháng đó có bao nhiêu ngày nghỉ.

Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán, áp dụng công thức đồng nhất qua các tháng.

Khuyến nghị: Phần lớn các doanh nghiệp hiện nay chọn cách này.

Ví dụ minh họa:

Giả sử Tổng thu nhập theo HĐLĐ là 8.730.000 VNĐ, nhân viên đi làm thực tế 24 ngày.

Phương pháp	Ngày công tính lương	Lương thực tế (Gross)
Cách 1 (Hành chính)	27 ngày (Ví dụ giả định)	$8.730.000 \times 27 24 = 7.760.000 VN Đ$
Cách 2 (Cố định)	26 ngày	$8.730.000 \times 26 24 = 8.058.462 VN Đ$

4. Hoàn thiện Bảng lương và các lưu ý khác

Sau khi có Lương thực tế (Gross), bạn cần tính toán các khoản trừ theo lương để ra Lương thực nhận (Net):

Tính các khoản Trích theo lương (BHXH, BHYT, BHTN): Áp dụng tỷ lệ trích theo quy định hiện hành (thường là 10.5% tổng cộng) dựa trên Lương đóng BHXH.
Tính Thuế TNCN: Dùng Bảng tính thuế TNCN để xác định số thuế cần khấu trừ.
Lương thực nhận (Net): $L ươ ng Net = L ươ ng thực tế - (BHXH + BHYT + BHTN + Thuế TNCN + Tạm ứng)$

Việc tính toán thủ công trên Excel rất dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn và nhiều biến động.

Lưu ý về Lương Ngày nghỉ Lễ/Tết

Các ngày nghỉ Lễ, Tết (Ví dụ: Tết Dương lịch, Tết Âm lịch) theo quy định của Luật Lao động, người lao động nghỉ nhưng vẫn được hưởng nguyên lương. Căn cứ tính lương cho những ngày này là tiền lương theo HĐLĐ.

Tải ngay Mẫu Bảng Tính Lương Excel chuẩn 2025 mới nhất

Tải ngay Mẫu Bảng Tính Lương Excel mới nhất được thiết kế sẵn công thức theo TT 133/200, giúp bạn bắt tay vào công việc kế toán tiền lương ngay lập tức.

Tải ngay Mẫu Bảng Tính Lương Excel chuẩn 2025 mới nhất