Hệ thống ERP giúp cải thiện năng suất hoạt động từng phòng ban

► Xem thêm: ERP Giúp thay đổi văn hóa doanh nghiệp

1. Hệ thống ERP giúp cải thiện gì cho phòng kinh doanh?

Hoạt động chào hàng và chốt đơn hàng của phòng kinh doanh sẽ thuận tiện và chặt chẽ hơn; nhờ có hệ thống ERP giúp cải thiện kinh doanh hiệu quả:

✔ Hồ sơ khách hàng được quản lý theo một quy trình bài bản và trật tự. Doanh nghiệp có cơ sở để đề xuất các kế hoạch chiến lược chăm sóc; và hỗ trợ khách hàng tốt nhất.

✔ Thiết lập chu kỳ chăm sóc khách hàng tối ưu. Nhờ đó nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng quản lý được khách hàng tiềm năng của mình. Giảm hẳn tình trạng rò rỉ khách hàng/mất khách hàng.

✔ Bán hàng theo một quy trình tối ưu: hợp nhất mọi phòng ban; giảm thiểu thời gian hoạt động; và tăng độ chính xác trong các khâu bán hàng. Nhờ đó doanh nghiệp có điểm cộng cực lớn trong mắt khách hàng.

✔ Dữ liệu được tổng hợp và báo cáo kịp thời và hoàn toàn tự động. Nhân viên có thêm thời gian để làm các công việc khác quan trọng hơn; tạo ra nhiều giá trị hơn.

✔ Kế hoạch doanh số được quản lý và thực hiện mạch lạc nhờ vào hệ thống ERP giúp cải thiện hiệu quả: linh hoạt đưa ra các phương án thích hợp; nhanh chóng đối phó với các tình huống không thuận lợi. Trong trường hợp chưa đủ doanh số; thì nhân viên hoàn toàn có thể chủ động đẩy nhanh các hợp đồng sắp ký trong thời gian tới.

2. Hệ thống ERP giúp cải thiện hoạt động của phòng mua hàng

Làm sao để đảm bảo hàng hóa luôn ở mức đủ cần thiết cho hoạt động vận hành, kinh doanh; hệ thống ERP giúp cải thiện hoạt động của phòng mua hàng qua các lợi ích sau:

✔ Kế hoạch mua hàng được thiết lập dễ dàng và nhanh chóng: hệ thống nghiệp vụ đồng nhất từ kho đến bán hàng; nhờ đó bộ phận mua hàng có thể căn cứ vào số lượng hàng bán ra và tình trạng hàng tồn kho, mà chủ động tính toán kế hoạch mua hàng; giúp nắm bắt nhanh cơ hội.

✔ Kế hoạch mua hàng tập trung: tập trung nhanh chóng các yêu cầu mua hàng từ các phòng ban, bộ phận khác nhau,… Để có thể lên kế hoạch thống nhất và chi tiết về việc đặt hàng. Tránh sai sót hay thiếu sót trong việc phân bổ nguyên vật liệu.

✔ Nhờ có hệ thống ERP giúp cải thiện mà chất lượng nguyên vật liệu và sản phẩm được theo dõi sát sao, kỹ lưỡng: xác định sản phẩm không đáp ứng nhu cầu (lỗi, hỏng, cần đổi trả); hoặc các vấn đề gây bất tiện cho khách hàng;… Tất cả đều được lưu lại vào hệ thống. Căn cứ vào đây, bộ phận mua hàng sẽ tổng hợp lại các vấn đề cần khắc phục của nhà cung cấp.

✔ Công nợ được theo dõi chặt chẽ: thực hiện thanh toán công nợ kịp thời và chính xác; giúp gia tăng uy tín đối với nhà cung cấp; tạo nền tảng tốt để kinh doanh lâu dài. Đồng thời giảm hao phí.

3. Vai trò vủa hệ thống ERP với phòng kho vận

Hàng hóa được quản lý tối ưu và hiệu quả nhờ vào các lợi ích từ hệ thống ERP:

✔ Tổ chức kho hiệu quả và hỗ trợ vận hành kho: Thực hiện việc khai báo và tổ chức hệ thống kho theo nhiêu cấp độ khác nhau; từ tổng nguồn kho đến các quầy, kệ của các kho.

✔ Hàng hóa vật tư được quản lý và giám sát chặt chẽ thông qua các tiêu chí định nghĩ về vật tư: phân biệt được hàng hóa thông qua mã tự động được tạo ra từ hệ thống. Mỗi mã này sẽ được tích hợp các thông tin chi tiết về sản phẩm/vật tư. Song song đó, các sản phẩm bị hỏng cũng được quản lý tốt. Giúp giảm nhanh các chi phí phát sinh trong quá trình kiểm định hàng hóa.

✔ Chủ động lập kế hoạch đảm bảo các vấn đề kho bãi cho hoạt động nhập hàng; đáp ứng kịp thời các nhu cầu trong kinh doanh và sản xuất. Nhờ đó mà việc quản lý chất lượng của sản phẩm được tối ưu.

✔ Kế hoạch phân bổ nhân sự được thực hiện chủ động và hợp lý, đáp ứng nhu cầu kịp thời của từng quy trình và hoạt động. Bao gồm: xuất nhập khẩu, kiểm kê hàng hóa ở kho, tránh tình trạng dư thừa, thiếu nhân sự vận hành.

► Xem thêm: Khi nào doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm ERP trong hệ thống quản lý doanh nghiệp

4. Phòng sản xuất cải thiện năng suất nhờ ứng dụng hệ thống ERP

Phải sản xuất khi nào? Sản xuất bao nhiêu là vừa đủ để cung cấp cho thị trường; và đáp ứng được hoạt động kinh doanh? Đây là một trong số những lợi ích từ việc ứng dụng hệ thống ERP giúp cải thiện hoạt động kho bãi:

✔ Cân đối các kế hoạch sản xuất thông qua việc lập kế hoạch sản xuất. Hoạch định nhu cầu về đầu vào nguyên vật liệu; để tính được nhu cầu về nguồn cung thực sự cần thiết. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể đưa ra những yêu cầu gần nhất với nhu cầu thực tế. Từ đó, phòng mua hàng có thể xem xét và duyệt nhanh chóng các yêu cầu mua hàng; đẩy nhanh quá trình mua hàng nhằm phục vụ sản xuất.

✔ Hỗ trợ lập các định mức nguyên vật liệu và công thức sản xuất; đảm bảo chất lượng của từng sản phẩm với đơn hàng lớn. Điều này giúp giảm được số lượng sản phẩm hư hỏng, tiết kiệm chi phí và thời gian sản xuất.

✔ Toàn bộ quy trình sản xuất được điều hành theo một hệ thống quản lý chất lượng; an toàn, hiệu quả thông qua tính năng tự động hóa các lệnh sản xuất; quản lý thông tin các công đoạn sản xuất; theo dõi tiến độ hoàn thành lượng hàng kế hoạch trong thời gian yêu cầu.

5. Hệ thống ERP giúp cải thiện và tăng cường khả năng kiểm soát của phòng kỹ thuật

Hệ thống ERP giúp cải thiện và tăng cường khả năng kiểm soát và linh hoạt, chủ động khi các vấn đề kỹ thuật phát sinh:

✔ Lên kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị dựa theo tính chất và thời gian khác nhau. Giúp theo dõi, giám sát, thực hiện theo kế hoạch đã lên từ trước, nhằm giảm thiểu đến mức thấp nhất sự hư hỏng của thiết bị. Qua đó, các kế hoạch về việc mua sắm, dự trữ vật tư, thiết bị được tối ưu; ngoài ra còn hỗ trợ mua hàng, giảm đi các vấn đề phát sinh của máy móc trong thời gian sản xuất dự án; gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất chung.

✔ Tích hợp chặt chẽ với các thiết bị kiểm kê chuyên môn nên việc kiểm kê tiện dụng hơn rất nhiều, đảm bảo việc kiểm kê được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng.

6. Những thay đổi của phòng hành chính, nhân sự khi ứng dụng ERP

Hệ thống ERP giúp cải thiện và xử lý, tự động hóa hầu hết các nghiệp vụ của phòng nhân sự với:

✔ Các thao tác về quản lý; giám sát nhân viên đều được thực hiện một cách tự động; các thay đổi về thông tin được cập nhật nhanh chóng. Nhờ vậy mà giảm bớt sức lao động; và sự phức tạp trong việc thực hiện các công việc lặp đi lặp lại. Đồng thời hệ thống ERP cũng hỗ trợ tối ưu các công cụ giám sát: chấm công; báo cáo tình trạng đi làm; nghỉ có phép/không phép;… Giúp đánh giá ý thức của người lao động.

✔ Dễ dàng lọc thông tin nhân sự; lập các kế hoạch đào tạo; nâng cao năng lực của các nhân viên thông qua hệ thống đánh giá tự động trong hệ thống.

✔ Xây dựng và áp dụng thang bậc lương, định mức lao động, tính lương và khen thưởng/kỷ luật hợp lý.

7. Phòng kế toán linh động hơn nhờ phần mềm ERP

Các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp được thực hiện một cách chính xác và kịp thời cũng là một lợi ích của việc sử dụng hệ thống ERP:

✔ Lập phiếu thu, chi, tổng hợp công nợ, cắt giảm tối đa thời gian nhập liệu nhờ thừa kế dữ liệu từ tất cả các bộ phận khác; để cam kết về tính chính xác của kết quả do các số liệu được tập hợp theo thời gian thực.

✔ Tìm ra sai sót nhờ lịch sử nhập liệu được lưu lại trong toàn bộ trong hệ thống.

✔ Các nhu cầu tài chính ngắn hạn cho hoạt động sản xuất; bao gồm: thu mua vật liệu, vật tư, thiết bị sản xuất, tiền lương cho người lao động và các chi phí cho hoạt động hỗ trợ khác; đảm bảo tính minh bạch nhất quán; sự giám sát của các nhân tố chính yếu; hệ thống phân quyền; đảm bảo tính bảo mật trong kinh doanh.

✔ Thúc đẩy tiến độ hoạt động của các phòng ban do quá trình xét duyệt tích hợp trong hệ thống; xét duyệt nhanh do có đủ các báo cáo cần thiết để doanh nghiệp có cơ sở ra quyết định.

✔ Xuất báo cáo phân tích tài chính kịp thời; để chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quát về hoạt động của doanh nghiệp trong giai đoạn nhất định. Từ đó điều chỉnh chiến lược cho phù hợp với hướng đi và tầm nhìn của công ty theo từng hoàn cảnh cụ thể.

Tạm kết

Ở bài viết trên, ASOFT đã đúc kết một số thông tin về các tín năng của hệ thống ERP giúp doanh nghiệp cải thiện năng suất hoạt động. Hy vọng qua bài viết này, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn bao quát và cụ thể hơn về hệ thống ERP.

Tìm hiểu thêm và tư vấn về giải pháp hệ thống ERP đặc thù ngành; Đăng ký ngay, hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123.

► Xem thêm: Tăng tỉ lệ chuyển đổi số thành công với giải pháp phần mềm ASOFT-ERP đặc thù ngành

Ban Biên tập ASOFT