1. Giới thiệu tổng quan về hệ thống phần mềm

Buổi đào tạo bắt đầu bằng việc giới thiệu tổng quan về hệ thống ASOFT-ERP. Đây là bước đầu tiên quan trọng để doanh nghiệp hiểu rõ các tính năng cơ bản của phần mềm và các phân hệ chính. Mỗi phân hệ trong hệ thống sẽ được giải thích chi tiết từ kế toán, nhân sự, kho, sản xuất, đến bán hàng. Mục tiêu là giúp doanh nghiệp có thể nắm vững cách các phân hệ này hoạt động độc lập nhưng lại hỗ trợ lẫn nhau để tối ưu hóa quy trình công việc của doanh nghiệp.

Buổi đào tạo không chỉ đơn thuần cung cấp cái nhìn tổng quan về các phân hệ mà còn đi sâu vào các tính năng và lợi ích mà hệ thống mang lại cho doanh nghiệp. Một trong những điểm mạnh của phần mềm ASOFT-ERP là khả năng giúp doanh nghiệp quản lý số liệu và tạo báo cáo một cách dễ dàng và chính xác. Việc hướng dẫn làm quen với giao diện người dùng cũng rất quan trọng, bởi giao diện thân thiện sẽ giúp người dùng dễ dàng thao tác và làm chủ phần mềm ngay từ lần sử dụng đầu tiên.

2. Hướng dẫn cách thức thiết lập bộ mã, danh mục và từ điển

Thiết lập bộ mã, danh mục và từ điển là bước cơ bản nhưng vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai phần mềm ASOFT-ERP. Đây là nền tảng giúp hệ thống ghi nhận và phân loại chính xác các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Buổi đào tạo sẽ cung cấp các hướng dẫn chi tiết về cách thiết lập mã sản phẩm, dịch vụ, và các danh mục tài khoản kế toán, đảm bảo hệ thống có thể ghi nhận và phân loại đúng các chi phí, doanh thu, hàng hóa hay dịch vụ.

Đặc biệt, việc thiết lập các tài khoản kế toán sao cho phù hợp với nhu cầu báo cáo tài chính của doanh nghiệp cũng là một phần không thể thiếu trong buổi đào tạo. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và kiểm soát tài chính, cũng như cân đối số liệu. Bên cạnh đó cũng sẽ giải thích các thuật ngữ chuyên ngành và cách mà hệ thống sử dụng chúng để dịch chuyển và lưu trữ thông tin, giúp người tham gia hiểu rõ hơn về cách thức vận hành của ASOFT-ERP.

3. Hướng dẫn cập nhật số liệu phát sinh trước khi đưa hệ thống vào vận hành thực tế

Một trong những bước then chốt trước khi phần mềm ASOFT-ERP chính thức đi vào hoạt động là cập nhật số liệu phát sinh trước khi vận hành. Buổi đào tạo sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách nhập liệu các thông tin cần thiết như tồn kho, công nợ, doanh thu, chi phí,… vào hệ thống. Việc cập nhật đầy đủ và chính xác các số liệu nền tảng này sẽ giúp phần mềm có dữ liệu chính xác để thực hiện các giao dịch sau này.

Để đảm bảo hệ thống vận hành suôn sẻ và chính xác, buổi đào tạo cũng hướng dẫn doanh nghiệp các phương pháp để kiểm tra và xác nhận dữ liệu đã nhập vào. Điều này sẽ giúp người dùng phát hiện và sửa chữa bất kỳ sai sót nào trước khi bắt đầu sử dụng phần mềm chính thức.

4. Hướng dẫn cập nhật số liệu phát sinh hàng ngày

Khi phần mềm bắt đầu đi vào vận hành, việc cập nhật số liệu hàng ngày trở nên rất quan trọng để hệ thống luôn phản ánh đúng và đầy đủ các hoạt động của doanh nghiệp. Khóa đào tạo sẽ cung cấp các hướng dẫn về cách nhập liệu giao dịch bán hàng, mua hàng, nhập xuất kho, công nợ hàng ngày.

Ngoài ra, việc theo dõi và quản lý tồn kho cũng được chú trọng. Người tham gia sẽ được hướng dẫn cách cập nhật số liệu về số lượng và giá trị hàng hóa tồn kho, đồng thời cách thức cập nhật khi có sự thay đổi. Hướng dẫn về cập nhật công nợ và thanh toán cũng là một phần quan trọng, giúp doanh nghiệp theo dõi chính xác công nợ với khách hàng và nhà cung cấp, từ đó đưa ra các báo cáo công nợ chính xác.

5. Hướng dẫn thực hiện các thao tác cuối kỳ kinh doanh

Các thao tác cuối kỳ là bước quan trọng giúp hệ thống tổng hợp và báo cáo chính xác tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Buổi đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp làm quen với các thao tác cân đối số liệu cuối kỳ, từ việc tổng hợp dữ liệu từ các phân hệ kế toán, kho, bán hàng, để chuẩn bị cho các báo cáo tài chính.

Đặc biệt, việc kiểm kê tồn kho và đối chiếu công nợ trước khi kết thúc kỳ kinh doanh cũng được chú trọng. Điều này đảm bảo rằng tất cả số liệu đều chính xác, không có sai sót nào khi kết thúc kỳ kế toán.

6. Hướng dẫn lên hệ thống báo cáo (sổ sách, kho, công nợ, doanh thu, giá thành, nhân sự, quản trị…)

Báo cáo là một trong những công cụ quan trọng nhất giúp doanh nghiệp quản lý và ra quyết định. Khóa đào tạo cung cấp các kỹ năng sử dụng phần mềm ASOFT-ERP để tạo ra các báo cáo nhanh chóng, chính xác và dễ hiểu. Các báo cáo bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, giúp người quản lý theo dõi các yếu tố quan trọng như doanh thu, lợi nhuận, giá thành, công nợ, nhân sự,… Tất cả các báo cáo này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn trong quá trình phát triển.

7. Hướng dẫn thực hiện các thao tác khi kết thúc năm tài chính, báo cáo tài chính

Khi kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp cần hoàn tất các báo cáo tài chính chính thức và chuẩn bị các báo cáo cho cơ quan thuế và các bên liên quan. Buổi đào tạo sẽ giúp người tham gia là doanh nghiệp hiểu rõ các bước cần thực hiện để hoàn tất báo cáo tài chính, tổng hợp tất cả các giao dịch trong năm.

Cùng với đó, việc chuẩn bị cho năm tài chính mới cũng được hướng dẫn chi tiết. Hệ thống sẽ hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu từ năm cũ sang năm mới, đảm bảo tính liên tục và chính xác của mọi hoạt động.

8. Kiểm tra đối chiếu số liệu trên phần mềm giữa các phần hành

Cuối cùng, buổi đào tạo sẽ hướng dẫn doanh nghiệp cách thực hiện việc kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các phân hệ trong hệ thống ASOFT-ERP. Việc này giúp đảm bảo sự đồng bộ giữa các phân hệ như tài chính, kho, bán hàng, sản xuất, và nhân sự. Đây là bước quan trọng để phát hiện và xử lý bất kỳ sai sót nào, giúp hệ thống hoạt động ổn định và chính xác.