23/09/2025
Bình luận(0)Trong nhiều doanh nghiệp, quy trình quyết toán chi phí vẫn thường xuyên gặp tình trạng hồ sơ bị trả về vì thiếu chứng từ. Nhân viên thì bức xúc vì hoàn ứng chậm, kế toán thì tốn thời gian rà soát, còn lãnh đạo lại nhận báo cáo trễ hạn. Theo khảo sát của Deloitte 2024, 37% CFO cho rằng thiếu minh bạch trong hồ sơ quyết toán là nguyên nhân lớn dẫn đến dòng tiền bị “treo”.
Để đảm bảo quy trình quyết toán chi phí diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần chú ý đến từng chi tiết trong hồ sơ.
Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những giấy tờ gì để quy trình quyết toán diễn ra nhanh chóng – minh bạch – đúng chuẩn kiểm toán?
Việc thiếu sót trong hồ sơ quyết toán chi phí có thể dẫn đến tình trạng khó khăn trong việc hoàn ứng.
1. Phiếu/Đề nghị đã được duyệt – căn cứ gốc của mọi khoản chi
Mọi chi phí phát sinh, dù là tạm ứng hay thanh toán, đều phải xuất phát từ phiếu đề nghị hoặc đề nghị công tác đã được phê duyệt chính thức. Đây là cơ sở để kế toán đối chiếu hạn mức và mục đích chi tiêu.
Các phiếu đề nghị cần phải rõ ràng và chính xác để tránh rắc rối khi quyết toán chi phí.
Nếu thiếu bước này, hồ sơ gần như chắc chắn bị trả lại.
2. Hóa đơn/Chứng từ hợp lệ – chứng minh tính pháp lý của khoản chi
Hóa đơn VAT, biên lai điện tử, vé máy bay, vé taxi,… phải có đầy đủ thông tin: tên doanh nghiệp, ngày tháng, nội dung chi tiêu.
Thông tin trên hóa đơn phải đầy đủ để hỗ trợ quy trình quyết toán chi phí hiệu quả.
Lưu ý: chỉ một chi tiết sai (ví dụ sai MST hoặc ngày tháng không trùng) cũng có thể khiến hồ sơ bị loại ngay khi kiểm toán.
3. Hợp đồng/PO/Quyết định phê duyệt nhiệm vụ – cơ sở pháp lý rõ ràng
Với các khoản mua sắm, dịch vụ hoặc dự án, hợp đồng và Purchase Order (PO) là tài liệu bắt buộc.
Đây là bằng chứng ràng buộc để hợp thức hóa khoản chi, đảm bảo chi phí có căn cứ pháp lý.
Hợp đồng rõ ràng là yếu tố quan trọng trong quyết toán chi phí mà doanh nghiệp không thể bỏ qua.
4. Chứng từ thanh toán – dấu chốt của quy trình
Giấy báo nợ, ủy nhiệm chi, sao kê thẻ công ty hoặc phiếu chi… là bằng chứng xác nhận rằng tiền đã thực sự được giải ngân.
Thiếu chứng từ này, hồ sơ quyết toán coi như chưa khép lại chu trình.
Chứng từ thanh toán là bằng chứng xác nhận quan trọng trong quy trình quyết toán chi phí.
5. Bảng kê & bằng chứng hoàn thành công việc – xác nhận đầu ra
Tùy loại chi phí, doanh nghiệp cần đính kèm:
Việc sao kê chi tiết giúp doanh nghiệp xác nhận rõ hơn về quyết toán chi phí cuối cùng.
Công tác: báo cáo công tác, boarding pass, vé lưu trú.
Mua sắm/dịch vụ: phiếu nhập kho, biên bản nghiệm thu.
Chi phí nhỏ lẻ: bảng kê chi tiết kèm hóa đơn.
Đây là “chốt kiểm soát” để đảm bảo chi phí đã tạo ra giá trị thực, không chỉ nằm trên giấy tờ.
Vì sao checklist này quan trọng?
Checklist quyết toán chi phí rất cần thiết để đảm bảo mọi thứ được kiểm soát tốt.
Nhân viên: không còn bị “treo tiền” vì thiếu chứng từ.
Kế toán: tiết kiệm hàng chục giờ xử lý, giảm áp lực rà soát.
Nhờ checklist, nhân viên không còn phải lo lắng về việc chậm trễ trong quyết toán chi phí.
Lãnh đạo: có báo cáo minh bạch, ra quyết định nhanh chóng.
Doanh nghiệp: tránh rủi ro khi kiểm toán, bảo vệ uy tín tài chính.
Quy trình quyết toán chi phí minh bạch giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và niềm tin từ khách hàng.
Checklist quyết toán & quản lý chi phí hiện đại
Trong kỷ nguyên số, việc chỉ dựa vào giấy tờ thủ công dễ dẫn đến thất thoát chi phí. Các doanh nghiệp đang dần chuyển sang quản lý chi phí tập trung trên nền tảng số để hạn chế rủi ro chứng từ.
Tham khảo thêm: Cách quản lý chi phí doanh nghiệp minh bạch với ASOFT-BEM – giải pháp giúp doanh nghiệp tập trung toàn bộ quy trình tạm ứng, thanh toán, quyết toán trên một hệ thống duy nhất.
Kết luận
Một checklist 5 giấy tờ cơ bản tưởng chừng đơn giản nhưng lại là “chìa khóa” để giữ cho quy trình quyết toán chi phí minh bạch, gọn gàng và hiệu quả. Thay vì mất thời gian đi đi về về với hồ sơ thiếu sót, hãy chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu để nhân viên, kế toán và lãnh đạo đều tiết kiệm thời gian – doanh nghiệp thì bảo toàn dòng tiền.
Việc tuân thủ checklist trong kế toán sẽ giúp quy trình quyết toán chi phí diễn ra không gặp vấn đề gì.