10/04/2026
Bình luận(0)Sai sót trên hóa đơn GTGT điện tử là khó tránh và có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ chứng từ, nghĩa vụ thuế. Năm 2026, doanh nghiệp cần xử lý đúng theo từng trường hợp như điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo với cơ quan thuế để hạn chế rủi ro và đảm bảo kê khai, quyết toán chính xác.
Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn GTGT điện tử có sai xót năm 2026
Về căn cứ pháp lý hướng dẫn xử lý hóa đơn khi có sai sót:
Thực hiện theo quy định tại:
+ Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ:
(Nghị định 70/2025/NĐ-CP ban hành ngày 20/3/2025 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/6/2025)
+ Thông tư 32/2025/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
(Thông tư 32/2025/TT-BTC ban hành ngày 31/05/2025, có hiệu lực từ ngày 01/6/2025 và thay thế Thông tư số 78/2021/TT-BTC)
Đối với trường hợp hóa đơn điện tử đã được CQT cấp mã rồi sau đó phát hiện ra hóa đơn có sai sót thì không phân biệt hóa đơn điện tử đó đã được gửi cho người mua hay chưa
Cứ hóa đơn đó đã được CQT cấp mã rồi thì người bán thực hiện xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai theo quy định Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP theo từng trường hợp như sau:
1. Khi hóa đơn điện tử chỉ bị sai tên, địa chỉ của người mua
Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì thực hiện xử lý như sau:
+ Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn.
+ Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
2. Nếu trường hợp có sai: mã số thuế, sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
- Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
Khi điều chỉnh thì:
- Điều chỉnh tăng: ghi dấu dương
- Điều chỉnh giảm: ghi dấu âm
=> Các sai sót về giá trị như: số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán
+ Nếu sai cao hơn => Phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm
+ Nếu sai thấp hơn => Phải lập hóa đơn điều chỉnh tăng
* Lưu ý khi điều chỉnh hóa đơn: Nếu sai 1 chỉ tiêu nào đó mà dẫn đến sai các chỉ tiêu khác thì thực hiện điều chỉnh những chỉ tiêu bị sai liên đới đó
Ví dụ: Sai thuế suất thuế GTGT dẫn tới sai cả tiền thuế GTGT và tổng thanh toán thì khi điều chỉnh hóa đơn sẽ thực hiện điều chỉnh cả thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán
=> Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh xong thì thực hiện: Ký số -> Gửi cho CQT để cấp mã -> Gửi cho người mua.
- Cách 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
=> Sau khi lập hóa đơn thay thế xong thì thực hiện: Ký số -> Gửi cho CQT để cấp mã -> Gửi cho người mua.
* Lưu ý: Trước khi điều chỉnh/thay thế hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì phải lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo cho người mua
- Đối với trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai;
- Đối với trường hợp người mua là cá nhân thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có) để người mua biết.
Mẫu hóa đơn GTGT điện tử
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai xót – TẢI NGAY TẠI ĐÂY
3. Cách xử lý hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử loại cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC có sai khi doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử loại mới theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) và quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC:
Thực hiện xử lý theo hướng dẫn tại khoản 8, điều 12 của Thông tư 32/2025/TT-BTC như sau:
Kể từ thời điểm doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP) và quy định tại Thông tư 32/2025/TT-BTC thì các hóa đơn đã lập trước đó được xử lý theo quy định tại Thông tư số 51/2010/NE-CP ngày 14/5/2010, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của Bộ Tài chính mà hóa đơn đã lập sai thì:
Bước 1: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai
Bước 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai
Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…
=> Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập sai
=> Người bán gửi hóa đơn điện tử mới thay thế cho người mua
4. Một vài thông tin cần lưu ý xử lý hóa đơn viết sai theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP:
4.1. Một hóa đơn chỉ được áp dụng 1 hình thức xử lý sai sót
Theo mục 5 – Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế tại Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì:
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế rồi, sau đó lại phát hiện hóa đơn sai thì các lần xử lý tiếp theo đều phải thực hiện theo hình thức đã áp dụng ban đầu.
4.2. Cách xử lý hóa đơn điều chỉnh/hóa đơn thay thế bị sai sót:
Theo Công văn 1647/TCT-CS ngày 10/5/2023 của Tổng cục Thuế hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót thì:
Trường hợp doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai thì:
Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
4.3. Về thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn điều chỉnh/hóa đơn thay thế đối với các mặt hàng được giảm thuế GTGT
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng được giảm thuế GTGT đã bán => đã xuất hóa đơn theo mức thuế suất được giảm (8%) theo quy định tại thời điểm bán =>
Rồi sau đó phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót => phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thì khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thì cần xác định như sau:
+ Trường hợp 1: Nếu thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế vẫn còn trong thời hạn được giảm thuế GTGT => Trên hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế sẽ ghi theo mức thuế suất được giảm là 8%
+ Trường hợp 2: Nếu thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế KHÔNG còn trong thời hạn được giảm thuế GTGT nữa thì xác định theo các lỗi sai như sau:
- Đối với các sai sót không ảnh hưởng tới tiền hàng và thuế GTGT phải nộp hoặc điều chỉnh giảm tiền thuế thì hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế áp dụng thuế suất thuế GTGT 8%
- Trường hợp sai sót về số lượng hàng hóa dẫn đến sai sót về tiền hàng và thuế GTGT thì hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế áp dụng thuế suất thuế GTGT theo quy định tại thời điểm lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
4.4. Điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai
Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
4.5. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập sai thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP để người bán kiểm tra nội dung sai.
Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định.
4.6. Điều chỉnh khi phát sinh chênh lệch sau thanh toán/quyết toán
Đối với các hóa đơn điện tử đã lập khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không bị sai, nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch tăng/giảm để phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phát sinh giảm → ghi âm (-)
- Phát sinh tăng → ghi dương (+)
4.7. Trường hợp ngành hàng không
Đối với ngành hàng không, hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển không được coi là hóa đơn điều chỉnh và không cần ghi thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm…” trên hóa đơn.
Doanh nghiệp vận chuyển hàng không cũng không được phép xuất hóa đơn cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.
4.8. Cách kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn có sai sót:
Theo Khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì:
13. Sửa đổi tên Điều 19 và sửa đổi, bổ sung Điều 19 như sau:
Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
….
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
……
b.2) Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
……
5. Áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế
d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế
—————————————————
Ngày 28/3/2025, Cục Thuế ban hành Công văn số 348/CT-CS giới thiệu nội dung mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.
Thì có 1 số nội dung thay đổi đáng chú ý tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP như:
1. Bỏ quy định hủy hóa đơn đã lập sai
Trước 01/06/2025: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán hủy hóa đơn đã lập sai và lập hóa đơn mới
2. Bổ sung quy định trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai, đối với người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: người bán, người mua phải có văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; trường hợp người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán
Trước 01/06/2025: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không bắt buộc có văn bản thỏa thuận về việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai
3. Bổ sung quy định lập 01 hóa đơn để thay thế hoặc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng của cùng 01 người mua
4. Quy định rõ: Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập sai thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra nội dung sai và người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định
5. Bổ sung quy định trong 01 ngày làm việc cơ quan thuế phải thông báo về việc tiếp nhận và xử lý đối với người nộp thuế chịu trách nhiệm về việc rà soát sai sót
Trước 01/06/2025: Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định nếu người nộp thuế không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử
6. Bổ sung hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp (khoản 4)
7. Bổ sung quy định về áp dụng hóa đơn điều chỉnh, thay thế (khoản 5)
d) Hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế đối với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều này thì người bán, người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh, bị thay thế;
đ) Hóa đơn điều chỉnh đối với trường hợp quy định tại khoản 4 Điều này thì người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
Xem thêm: Các mặt hàng chịu thuế suất GTGT 0% năm 2026 mới nhất
Kết luận
Xử lý đúng sai sót trên hóa đơn GTGT điện tử theo quy định mới năm 2026 là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ và tuân thủ pháp luật thuế. Chủ động rà soát, lựa chọn phương án điều chỉnh hoặc thay thế phù hợp, đồng thời thực hiện đầy đủ thủ tục với cơ quan thuế sẽ giúp hạn chế rủi ro, đảm bảo quá trình kê khai và quyết toán diễn ra chính xác, minh bạch và hiệu quả.
Nguồn tổng hợp