28/08/2024
Bình luận(0)► Xem thêm: Tổng quan về sơ đồ Grantt – Công cụ quản lý dự án hiệu quả
Giai đoạn 2: MODELLING – Mô hình hóa quy trình
Modelling – mô hình hóa là giai đoạn thứ hai trong hoạt động quản lý quy trình; khi các nội dung mang tính lý thuyết ở giai đoạn đầu được minh họa lại thành hình ảnh; bao gồm các bước định tuyến với công việc và người tham gia được xác định rõ ràng. Mục đích của hoạt động mô hình hóa là để:
- – Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm đầu ra
- – Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn ngược lại lưu đồ; có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm
- – Là tài liệu đầy đủ giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình; đặc biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,…)
Có rất nhiều các để mô hình hóa quy trình, nhưng phổ biến nhất có thể kể đến là Flowchart. Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình); là một phương tiện đồ họa trực quan hóa các bước trong quy trình thành những hình ảnh đơn giản; bao gồm các bước/ công việc, các điều kiện thay đổi kết quả,…
Giai đoạn 3: EXECUTION – Triển khai quy trình
Sau khi đã hoàn tất 2 giai đoạn xây dựng và mô hình hóa; đã đến lúc bạn đưa quy trình của mình áp dụng triển khai vào thực tế. Hoạt động triển khai này có thể được thực hiện theo 2 cách:. (1) áp dụng quy trình trên giấy tờ; hay (2) sử dụng các phần mềm công nghệ.
Tuy nhiên, thay vì lựa chọn phương án (1) với hàng tá quy trình phức tạp được tổng hợp và thủ công; đồng thời cũng không thể kiểm soát được tiến trình thực tế của nhân viên; thì các nhà quản lý ngày nay đều đồng tình với việc sử dụng phương án (2).
Việc sử dụng phần mềm triển khai và quản lý quy trình tự động có nhiều ưu điểm so với phương thức tự “quy trình hóa” truyền thống của doanh nghiệp như:
- – Tiết kiệm không gian/dung lượng lưu trữ văn bản hướng dẫn quy trình đáng kể.
- – Tính tương tác cao, dễ hiểu do đó tiết kiệm thời gian hướng dẫn.
- – Tính năng phân luồng công việc và thiết lập trật tự ưu tiên cho công việc
- – Có khả năng lưu trữ các tác vụ quy trình cùng các file tác vụ trên hệ thống.
- – Có khả năng thống kê, đo lường hiệu quả công việc của nhân viên để tiếp tục nâng cao chất lượng quy trình.
.jpg)
Triển khai quản lý công việc và quy trình theo tình trạng công việc, được sắp xếp theo mô hình Kanban trên ASOFT-OO
► Xem thêm: Các tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý công việc tốt
Giai đoạn 4: MONITORING – Theo dõi, đánh giá quy trình
Giai đoạn MONITORING chính là nền tảng cho việc cải tiến và phát triển; không chỉ với quy trình cụ thể, mà còn là toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Thử nghĩ mà xem, bạn sẽ cải thiện quy trình của mình như thế nào; nếu còn không biết chúng đang thực tế diễn biến ra sao?
Để đánh giá hiệu quả hoạt động của quy trình; bạn phải theo dõi được các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs); là chỉ số đại điện để đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra của cả quy trình. Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:
- – Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ):. Tùy thuộc vào từng loại kết quả đầu ra; chỉ số này có thể được đo lường theo các cách khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung, việc đo lường chỉ số này có thể được phụ thuộc rất nhiều vào việc khảo sát Độ hài lòng của khách hàng/ người tiếp nhận kết quả đầu ra.
- – Nhóm chỉ số về thời gian để thực hiện; và đưa kết quả đầu ra đến với khách hàng/ người tiếp nhận.
- – Nhóm chỉ số về chi phí:. Bao gồm các loại như chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu vào và kết quả đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/ hỏng hóc trong quy trình; chi phí lợi nhuận từ các kết quả đầu ra…
Giai đoạn 5: OPTIMIZATION – Điều chỉnh và tối ưu quy trình
Dựa vào những chỉ số được đánh giá trong giai đoạn 4; bạn sẽ từ đó xác định được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại. Nhờ vậy có thể thiết kế, điều chỉnh (Quay lại giai đoạn 1); để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai.
Tạm kết.
Xây dựng quy trình làm việc là một trong những nhiệm vụ và sứ mệnh mà nhà quản trị cần thực thi trong doanh nghiệp mình. Một tầm nhìn lớn thôi chưa đủ; ngay cả những bước đi, những công việc nhỏ nhặt nhất; cùng cần sự chính xác và chuyên nghiệp. Và xây dựng quy trình làm việc chuẩn xác ngay từ đầu đóng một vai trò vô cùng quan trọng
Phần mềm quản lý công việc – dự án ASOFT-OO: Giải pháp quản trị công việc 4.0 là một công cụ đắc lực cho mọi doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. Được thiết kế và xây dựng khoa học; cùng khả năng tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp; ASOFT-OO giúp doanh nghiệp dễ dàng thiết lập và chuẩn hoá các quy trình nghiệp vụ nội bộ; nhằm tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm nhiều chi phí, thời gian; giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành và nâng cao hiệu suất của mỗi cá nhân.
Tìm hiểu thêm về những tính năng ưu việt của phần mềm, và nhận tư vấn/ Demo miễn phí; Đăng ký ngay tại đây, hoặc liên hệ Hotline: 1900 6123
Ban Biên tập ASOFT.