28/08/2024
Bình luận(0)► Xem thêm: Bài học từ 3 dự án ERP thất bại
Bảo trì phần mềm ERP là gì?
✔ Tóm lược về bảo trì phần mềm ERP
Bảo trì phần mềm ERP là điều chỉnh các lỗi chưa được phát hiện trong giai đoạn xây dựng hoặc trong quá trình sử dụng phần mềm. Những thay đổi trong quy trình hoạt động, nâng cấp tính năng sử dụng và vấn đề vận hành an toàn của phần mềm. Trong một chu kỳ sống của phần mềm, việc bảo trì định kỳ góp sức từ 65 – 75% công suất hoạt động.
Phần mềm ERP từ lúc triển khai đến khi đi vào hoạt động phải trải qua rất nhiều giai đoạn. Trong đó gồm: thu thập dữ liệu/ yêu cầu; phân tích yêu cầu; thiết kế và xây dựng phần mềm;… cuối cùng là kiểm tra, triển khai và bảo trì. Bảo trì phần mềm ERP thường xuyên sẽ giúp phần mềm cập nhật xu hướng thay đổi liên tục bởi tác động của thị trường hoặc từ chính yêu cầu của người dùng.
✔ Phân biệt điểm khác biệt giữa bảo trì và bảo hành phần mềm ERP
Thường, sau khi triển khai phần mềm thành công; phần mềm ERP sẽ được các nhà cung cấp cam kết bảo hành 1 năm. Trong khoảng thời gian này, nếu có các vấn đề xảy ra như: phần mềm lỗi; cần cài đặt lại phần mềm; cần được hướng dẫn sử dụng phần mềm;… Thì phần mềm sẽ được phía công ty cung cấp hỗ trợ sửa chữa hoàn thiện mà không cần tốn phí.
Tuy nhiên, khi hạn bảo hành đã hết; chế độ “bảo hành” sẽ được chuyển thành “bảo trì”. Lúc này, tất cả các sự cố phát sinh từ hệ thống ERP vẫn sẽ được hỗ trợ giải quyết; song, doanh nghiệp bắt buộc phải trả chi phí bảo trì.
Các kiểu bảo trì phần mềm ERP
Theo nguồn tin từ IEEE (1993), bảo trì phần mềm tức là sửa đổi phần mềm sau khi đã hoàn tất triển khai. Việc này nhằm chỉnh sửa các lỗi phát sinh; cải thiện các hiệu năng, thuộc tính của phần mềm. Hoặc, chỉnh sửa phần mềm phù hợp với xu hướng thay đổi của thị trường. Có 4 kiểu bảo trì phần mềm ERP:
✔ Corrective – Sửa cho đúng lỗ hổng
Tức là chỉnh sửa lỗi phần mềm hoặc do hỏng hóc phát sinh. Các lỗi này thường xuất phát từ lỗi thiết kế, lỗi logichay do lỗi coding sản phẩm. Ngoài ra, các lỗi cũng có thể do quá trình xử lý dữ liệu, hoặc hoạt động của hệ thống.
✔ Adaptative – Thích ứng phần mềm
Chỉnh sửa phần mềm ERP phù hợp với thị trường theo thời gian. Việc chỉnh sửa này bao gồm tất cả những yếu tố bên ngoài sản phẩm như: Quy tắc kinh doanh; cập nhật luật pháp; phương thức hoạt động của doanh nghiệp;…
✔ Complete – Hoàn thiện phần mềm
Để đáp ứng các yêu cầu mới của người sử dụng; việc bảo trì phần mềm ERP cần được thực hiện thường xuyên. Theo đó, chuyên viên bảo trì thường tập trung nâng cao chức năng của hệ thống phần mềm; hoặc tăng cường hiệu năng của hệ thống; cải thiện giao diện;… Nhìn chung, sau khi triển khai một phần mềm thành công; người sử dụng sẽ lại khám phá và có thêm những yêu cầu mới. Do đó, hệ thống ERP cũng cần cải thiện nhiều tính năng để ngày càng hoàn thiện; phù hợp với nhu cầu người sử dụng.
✔ Preventive – Bảo vệ phần mềm
Mục đích chính của việc này là chỉnh sửa phần mềm sao cho hệ thống dễ dàng bảo trì hơn trong những lần tiếp theo. Ngoài ra, việc bảo trì phần mềm theo xu hướng Preventive còn có ý nghĩa quan trọng trong việc nắm bắt lỗ hổng thông tin doanh nghiệp. Hạn chế việc tuồng thông tin doanh nghiệp ra ngoài; tránh thất thoát dữ liệu quan trọng.
Bảo trì phần mềm ERP có thực sự cần thiết?
Phần mềm ERP cần được bảo trì ngay khi gặp các sự cố về: lỗi phần mềm; lỗi do thao tác sử dụng sai; lỗi mất dữ liệu;… Đây là những vấn đề đặc biệt cần phải có chuyên viên bảo trì; doanh nghiệp dù có kiến thức tin học vẫn chưa đủ chuyên môn và kinh nghiệm để giải quyết được. Bởi lý do, mã nguồn phần mềm do nhà lập trình viết; chỉ có nhà lập trình mới có thể hiểu rõ từng chi tiết của phần mềm.
Nhằm rút ngắn tối đa thời gian phần mềm hỏng hóc, ngưng hoạt động; các doanh nghiệp cần lên kế hoạch kiểm tra/ bảo trì phần mềm ERP định kỳ. Đồng thời, để giảm thiểu tối đa chi phí bảo trì. Trước khi hạn bảo hành phần mềm hết, doanh nghiệp nên chuẩn bị trước những vấn đề cần bảo trì. Nhờ đó, việc sửa chữa/ nâng cấp phần mềm sẽ diễn ra kịp thời; giúp phần mềm được duy trì ổn định. Nhìn chung, các doanh nghiệp nên thực hiện bảo trì hệ thống ERP ít nhất 1 lần/ 1 năm.
► Xem thêm: Hệ thống phần mềm ASOFT-ERP 9 R9 có gì mới?
Một số lưu ý khi cần bảo trì phần mềm ERP
✔ Doanh nghiệp chỉ nên triển khai và bảo trì hệ thống ERP với một nhà cung cấp duy nhất
Để hệ thống phần mềm ERP được hoạt động theo một chỉnh thể thống nhất; doanh nghiệp chỉ nên làm việc với một nhà cung cấp duy nhất. Nghĩa là, ngoại trừ việc doanh nghiệp không cảm nhận được tính ưu việt của phần mềm và muốn hợp tác triển khai một hệ thống ERP hoàn toàn mới. Thì, doanh nghiệp chỉ nên – và chỉ có thể làm việc với một nhà cung cấp duy nhất. Lý do là vì: để sửa chữa phần mềm cần có mã nguồn (source code); tuy nhiên mã nguồn này chỉ duy nhất thuộc quyền sở hữu của đơn vị phát triển phần mềm mà thôi.
✔ Doanh nghiệp nên lựa chọn nhà cung cấp chuyên nghiệp
Chi phí triển khai là đầu mối quan tâm hành đầu khi nhắc đến phần mềm ERP. Song, doanh nghiệp cũng nên quan tâm nhiều hơn đến tính chuyên nghiệp và thái độ dịch vụ của nhà cung cấp. Bởi, các công ty phần mềm chuyên nghiệp thường luôn túc trực một đội ngũ nhân viên đông đảo, dày dặn kinh nghiệm; sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp bất cứ khi nào. Ngay cả ngoài giờ làm việc, ngày lễ, cuối tuần,… cũng luôn có đội “cấp cứu” cho những trường hợp báo động. Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc và lựa chọn kĩ lưỡng nhà cung cấp để tránh phiền toán về sau.
✔ Vấn đề bảo trì phần mềm từ xa
Nếu như ngày xưa, việc kiểm tra, sửa chữa sản phẩm phần mềm chỉ có thể thực hiện trực tiếp tại chỗ. Thì hiện nay, với sự phát triển như vũ bão của Internet; các ứng dụng điều khiển máy tính từ xa như Teamviewer, Ultraviewer đã hỗ trợ sự liên kết giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp trơn tru hơn. Theo đó, các nhân viên kỹ thuật có thể thao tác gián tiếp trên máy tính của bạn thông qua ứng dụng. Lúc này, việc cần làm của doanh nghiệp chỉ là trang bị đường truyền Internet thật tốt. Vấn đề chắc chắn sẽ được xử lý trơn tru một cách nhanh chóng.
Chi phí bảo trì định kỳ
Nhiều nghiên cứu đã cho thấy: Trên 80% việc bảo trì phần mềm là để khắc phục lỗ hổng doanh nghiệp. Song, điều này đã khiến các doanh nghiệp có quan niệm sai lầm về chi phí của việc sửa chữa. Doanh nghiệp nên tìm hiểu về các loại bảo trì phần mềm; từ đó hiểu rõ hơn cơ cấu của chi phí bảo trì. Một số điều cần lưu ý để hiểu rõ chi phí bảo trì phần mềm:
✔ Chi phí phụ thuộc vào các gói bảo trì phần mềm
Tùy theo mức độ ảnh hưởng của phần mềm đối với hoạt động công việc mà doanh nghiệp có thể lựa chọn các gói chi phí khác nhau. Đối với những doanh nghiệp phải chịu áp lực nhiều về mặt thời gian; các doanh nghiệp nên lựa chọn gói hỗ trợ bảo trì tốt nhất. Điều này sẽ giúp ích cho doanh nghiệp rất nhiều trong quá trình làm việc; hạn chế thiếu sót nhất có thể.
Đương nhiên, tùy vào việc lựa chọn các gói bảo trì khác nhau; doanh nghiệp sẽ phải trả mức phí khác nhau. Vậy nên trước khi lựa chọn gói bảo trì, các doanh nghiệp nên xem xét kĩ tình hình hoạt động của doanh nghiệp và mức độ cần thiết của gói phần mềm.
✔ Có nên trả phí bảo trì cho cả năm khi phần mềm không gặp nhiều sự cố?
Giống như việc mỗi cá nhân cần trang bị cho mình các gói bảo hiểm; ít nhất là bảo hiểm y tế. Thì, phần mềm cũng nên có “bùa hộ mệnh” cho mình. Dù doanh nghiệp không xảy ra nhiều sự cố nào cần hỗ trợ; song, việc lựa chọn một gói bảo trì luôn luôn là điều cần thiết. Doanh nghiệp vẫn có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ trả phí theo mỗi lần hỗ trợ. Tuy nhiên, cũng như vấn đề chúng tôi đã trao đổi phía trên: “Bảo hiểm” thì bao giờ cũng sẽ có giá trị phải chăng hơn dịch vụ riêng lẻ.
Tạm kết
Nhìn chung, khi hợp tác triển khai phần mềm; các nhà cung cấp đều sẽ tích hợp hỗ trợ gói bảo hành. Song, doanh nghiệp vẫn nên theo dõi và tìm hiểu các gói bảo trì định kì để được hỗ trợ tốt nhất sau khi hết hạn bảo hành.
Công ty Cổ phần ASOFT – Với kinh nghiệm hơn 18 năm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hơn 3000 doanh nghiệp. Dịch vụ bảo hành và bảo trì hệ thống luôn được cập nhật và thông tin rõ ràng, phù hợp cho từng doanh nghiệp.
Để nhận tư vấn miễn phí, Đăng ký ngay, hoặc liên hệ với Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123.
► Xem thêm: Giới thiệu Asoft Super Apps – Siêu ứng dụng tiện lợi và mạnh mẽ – quản trị doanh nghiệp trong lòng bàn tay
Ban Biên tập ASOFT