5 Quyết định gây nguy hiểm khi triển khai ERP

► Xem thêm: 10 bước giúp CEO doanh nghiệp triển khai ERP thành công

Vì sao doanh nghiệp cần phải triển khai phần mềm ERP?

Trước sự thay đổi như vũ bão của nền công nghệ 4.0. Nhiều doanh nghiệp tức thời ứng dụng các giải pháp công nghệ vào quá trình vận hành và quản lý doanh nghiệp. Trong đó, giải pháp đang “làm mưa làm gió” trong thị trường công nghiệp nay chẳng đâu khác; chí là giải pháp phần mềm ERP. Đây là một ứng dụng phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nguồn lực; phân tích/ báo cáo các hoạt động tổng thể doanh nghiệp. Nhắc đến ERP, người ta thường nghĩ ngay đến những lợi ích sau đây:

✔ Gia tăng năng suất làm việc

Nhờ có sự hỗ trợ của hệ thống ERP; các bộ phận nhân sự sẽ giảm thiểu khá nhiều thời gian cho các công việc lặp đi lặp lại. Họ có thể nhìn thấy được tổng thể các công việc đang được lên kế hoạch; từ đó phân biệt, lựa chọn, cũng như có chế độ ưu tiên đối với các công việc quan trọng.

Nhờ sự hỗ trợ của ERP, dữ liệu kinh doanh, tiến độ công việc cũng trở nên minh bạch và dễ kiểm soát hơn. Qua đó, chủ doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định đánh giá về năng suất lao động của từng cá nhân hay phòng ban cụ thể.

✔ Cắt giảm chi phí hoạt động

Bằng việc tích hợp hệ thống ERP vào quán trình quản lý quy trình hoạt động; các doanh nghiệp cũng tiết kiệm được một khoảng chi phí đáng kể cho các báo cáo/ kiểm kê trên giấy tờ. Chi phí cho văn phòng phẩm được cắt giảm bớt; chi phí bảo trì máy in/ máy photocopy cũng giảm thiểu tối kể;… Ngoài ra, các loại chi phí phát sinh do quá trình vận hành rườm rà của phương pháp truyền thống cũng được loại bỏ.

Nghe thì có vẻ các loại chi phí này không đáng kể bao nhiêu. Song, nếu nhìn chúng trên cái nhìn toàn diện và quá trình dài rộng hơn. Rõ ràng, doanh nghiệp sẽ thấy được số hao phí này có thể lên đến hàng chục, hàng trăm triệu mỗi năm.

✔ Quy trình lồng ghép quy trình

Một vấn đề khó khăn cấp bách mà hầu hết các doanh nghiệp quản lý bằng phương pháp truyền thống đều gặp phải đó là: Quy trình quản lý rối ren, khó kiểm định.

Chúng ta hiểu rằng, một doanh nghiệp muốn vận hành thật trơn tru thì không thể thiếu quy trình làm việc. Đương nhiên, với những doanh nghiệp lớn thì không chỉ là một quy trình duy nhất; mà có thể lên đến hàng chục, hàng trăm, hàng nghìn quy trình chồng chéo lên nhau, liên quan mật thiết đến nhau.

Song, nếu quản lý không tốt; doanh nghiệp có thể sẽ gặp những rắc rối kéo dài, ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình hoạt động và doanh thu tổng của doanh nghiệp. Vì vậy, vấn đề cấp thiết được đặt ra chính là cần một hệ điều hành quản lý các quy trình. Mà chẳng đâu khác, đó chính là ERP.

ERP có khả năng tích hợp và quản lý tốt các quy trình. Giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và chi tiết đến từng quy trình cụ thể. Hạn chế các góc khuất doanh nghiệp do vấn đề quy trình chồng chéo gây ra.

✔ Hệ thống báo cáo tổng hợp

Nhà quản trị không còn phải đau đầu bởi những báo cáo rời rạc và thiếu tính tổng quan nữa. Nhờ có phần mềm ERP, nhà quản lý đã có thể có cái nhìn toàn diện và chính xác hơn về toàn thể hoạt động doanh nghiệp.

Theo đó, hệ thống ERP sẽ tích hợp các báo cáo chi tiết, trải qua chế độ phân tích thông minh; và cho nhà quản lý kết quả chuyên sâu về quá trình hoạt động tổng thể của doanh nghiệp theo từng tháng/ quý/ năm/… cụ thể.

✔ Nhắc việc, phân việc tự động

Nhà quản lý không cần phải nhắc nhở nhân viên làm việc thường xuyên nữa; bởi vì hệ thống ERP đã tích hợp sẵn các tín năng này.

Thay vào đó, với tín năng nhắc việc và phân việc. Nhà quản lý có thể nhìn được những vấn đề cụ thể của từng nhân viên. Bao gồm:

• – Tiến độ công việc.
• – Khối lượng công việc trễ hạn.
• – Khối lượng công việc chưa xử lý.
• – Thời gian hoàn thành công việc.
• – …

Từ số liệu này, nhà quản lý có thể giao việc phù hợp cho nhân viên. Tránh trường hợp “kẻ lắm việc, người ngồi không”.

► Xem thêm: 9 Lý do doanh nghiệp cần tự động hóa chi phí với giải pháp phần mềm quản lý

5 Quyết định gây nguy hiểm khi triển khai ERP mà doanh nghiệp thường mắc phải

1. Thiếu quan tâm trong vấn đề thay đổi tổ chức gây nguy hiểm khi triển khai ERP

Thiếu quan tâm đến vấn đề quản lý thay đổi tổ chức rất dễ khiến người quản lý đưa ra các quyết định sai lầm. Các quyết định này chính là mấu chốt dẫn đến những ảnh hưởng xấu trong quá trình triển khai phần mềm ERP. Bởi lý do, các nhà quản trị không nhận ra sự cần thiết hoặc tầm quan trọng của việc quản lý thay đổi. Thậm chí, đôi khi doanh nghiệp lại đưa ra các quyết định sai lầm; gây nguy hiểm cho việc triển khai phần mềm ERP. Các quyết định nguy hiểm có thể kể đến như:

• – Loại bỏ việc đầu tư thời gian triển khai ERP.
• – Cắt giảm nguồn lực vào việc triển khai ERP.
• – Thay đổi nhân sự trọng yếu trong quá trình triển khai ERP.
• – Đẩy hết trách nhiệm lên nhà cung ứng ERP.
• – …

Hãy tích cực quan tâm đến đội ngũ nhân viên triển khai ERP và nguồn lực doanh nghiệp. Bởi đây chính xác sẽ mang lại cơ hội thành công cho việc triển khai phần mềm ERP.

2. Trì hoãn triển khai ERP để phát triển hoạt động kinh doanh

Nhiều doanh nghiệp sau khi bắt tay vào triển khai phần mềm ERP nhận ra rằng; việc triển khai tốn khá nhiều thời gian hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, họ luôn suy nghĩ đến việc cắt giảm thời gian và nhân sự triển khai để chuyển hướng đến việc kinh doanh chính. Nhưng có lẽ họ đã dần quên mất một lời răng dạy kinh điển của ông bà ta: “Dục tốc bất đạt”. Tức nghĩa là, dù làm bất cứ chuyện gì cũng cần có sự kiên trì và nhẫn nại. Đừng vì thấy cái lợi trước mắt mà bỏ qua một con đường phát triển lâu dài sau này.

Thật sai lầm khi các doanh nghiệp không xác định được quy trình kinh doanh mong muốn ở một mức độ nào đó. Nếu bạn luôn luôn có suy nghĩ; và tập trung các vấn đề kinh doanh khi không có phần mềm hay bất kì công nghệ nào hỗ trợ. Chắc chắn doanh nghiệp bạn bị rẽ lệch qua một hướng đi khác. Đôi khi hướng đi đó còn dẫn bạn đi sâu vào con đường luẩn quẩn không hồi kết. Tạo ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp.

3. Dựa quá nhiều hoặc quá ít vào đơn vị cung cấp phần mềm ERP

Các nhà quản lý thường mắc vào sai lầm này. Đó là dựa quá nhiều vào đơn vị cung cấp ERP. Hoặc không có nhiều tin tưởng dành cho đơn vị này. Cả hai sai lầm này đều dẫn đến những khó khăn, không chỉ trong quá trình triển khai; mà còn hệ lụy trong quá trình sử dụng.

Điều quan trọng là nhà quản lý cần tham khảo và lựa chọn đúng nhà cung cấp ERP. Giàu chuyên môn, am hiểu đặc thù ngành; và có khả năng đáp ứng nhu cầu tùy chỉnh của doanh nghiệp;… Là những điều mà doanh nghiệp nên xem xét trước khi tiến hành. Nhìn chung, ngay từ bước lựa chọn; nhà quản lý nên cộng tác với đơn vị cung cấp ERP trong sự tin tưởng và minh bạch. Để phần mềm ERP phát huy tính hiệu quả và công dụng của nó.

► Xem thêm: Giới thiệu Asoft Super Apps – Siêu ứng dụng tiện lợi và mạnh mẽ – quản trị doanh nghiệp trong lòng bàn tay

4. Gây nguy hiểm khi triển khai ERP vì thiếu chú ý đến việc quản trị và kiểm soát dự án

Nhiều doanh nghiệp đã quá thờ ơ và vô tâm trong quán trình triển khai phần mềm ERP. Kết quả là, thời gian triển khai bị đình trệ; hệ thống phần mềm thiếu tính tối ưu. Lúc này, các doanh nghiệp lại đẩy hết tội sang cho nhà cung cấp mà quên mất rằng: Chính bản thân mình đã quá thờ ơ trong việc kiểm soát và theo dõi tiến trình dự án.

Việc quản trị và kiểm soát dự án nhằm đảm bảo tính tập trung của nhóm dự án. Các yêu cầu có thể tăng giảm tùy theo mức độ cấp thiết của dự án. Song, nhìn chung việc quản lý thời gian và chi phí cần phải được cân nhắc. Để đảm bảo dự án đi đúng hướng trong một thời gian dài; doanh nghiệp ép buộc phải có kế hoạch quản trị và kiểm soát cụ thể trong giai đoạn đầu triển khai. Nhằm đem đến kết quả tốt nhất cho dự án ERP.

5. Kế hoạch ngân sách và thời gian triển khai ERP phải được giám sát chặt chẽ

Do thiếu sự quan tâm hoặc thiếu kinh nghiệm trong việc giám sát. Nhiều nhà quản lý đã phải “mất tiền oan” trong quá trình triển khai ERP. Ngoài ra, không chỉ với vấn đề tiền bạc; mà vấn đề thời gian cũng là vấn đề tối quan trọng gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động doanh nghiệp.

Nhằm đạt hiệu quả trong việc triển khai phần mềm ERP; nhóm dự án phải luôn được đảm bảo chuyên sâu kinh nghiêm và có thể bổ trợ cho nhau. Và không chỉ riêng vấn đề của đội ngũ triển khai; nhà quản lý cần phải lắng nghe các ý kiến của đội ngũ triển khai; cũng như chú trọng đến đề xuất của các phòng ban khi triển khai phần mềm ERP. Thời gian triển khai phần mềm ERP cũng dựa vào nhiều yếu tố khác nhau mà nhà quản trị nên quan tâm để khắc phục và hạn chế trì hoãn.

Tạm Kết

Hy vọng qua bài viết này; ASOFT có thể đóng góp cho quý doanh nghiệp chút ít kiến thức tích lũy từ những kinh nghiệm thực tế của chúng tôi.

Công ty Cổ phần ASOFT với hơn 18 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp cho hơn 3.000 đối tác. Để tư vấn chính xác về hệ thống ERP phù hợp với nhu cầu và quy mô của doanh nghiệp bạn, hãy Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 19006123

► Xem thêm: Lựa chọn công ty gia công phần mềm ERP phù hợp với doanh nghiệp

Ban Biên Tập ASOFT