28/08/2024
Bình luận(0)► Xem thêm: 4 Hạn chế của phần mềm ERP thường gặp khi triển khai
1. Triển khai ERP thành công nhờ lựa chọn đúng giải pháp
Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng trên thực tế lại luôn khác xa với lý thuyết. Để đạt được mục đích lợi nhuận; các nhà cung cấp ERP thường có xu hướng “hoàn hảo hóa” khả năng của giải pháp. Họ tôn giải pháp phần mềm của mình lên mức cao nhất. Đôi khi còn xa hẳn với tín năng thực tế mà phần mềm có thể đáp ứng.
Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi ngược lại với nhà cung cấp: Họ sẽ giải quyết bài toán như thế nào? Bắt buộc họ phải đưa ra chứng thực rằng mình đã giải quyết bài toán doanh nghiệp tương tự? Từ đó tham khảo ích lợi thực tế của giải pháp. Và suy xét đến tính thực dụng khi áp dụng vào doanh nghiệp mình. Chủ doanh nghiệp cần phải thật khắt khe và suy xét kĩ lưỡng tính khả thi của giải pháp; để đưa ra quyết định phù hợp nhất cho doanh nghiệp mình.
2. Lựa chọn đúng đơn vị triển khai giúp hệ thống ERP đi vào hoạt động trơn tru
Sau khi lựa chọn được giải pháp ERP phù hợp; các doanh nghiệp còn phải đưa ra quyết định sáng suốt khi lựa chọn đơn vị triển khai hệ thống ERP. Lúc này, yêu cầu cấp thiết được đặt lên hàng đầu là: Nhà cung cấp phần mềm phải đảm bảo có đủ kinh nghiệm thực tế và năng lực chuyên môn. Đảm bảo triển khai hệ thống ERP mà không xảy ra sai sót hay hạn chế do khả năng nghiệp vụ của mình.
Theo đó, doanh nghiệp có thể tham khảo lựa chọn các đơn vị triển khai phần mềm mang tính quốc tế; hoặc các đơn vị nổi bật trong nước. Đương nhiên, mỗi phương pháp lựa chọn đều sẽ có những lợi ích và hạn chế khác nhau.
Giả dụ:
Khi lựa chọn một đơn vị nước ngoài. Doanh nghiệp sẽ được đảm bảo về chất lượng phục vụ; đảm bảo tính an toàn và độ thành công cao. Song, những đơn vị này lại khó đảm bảo tính thân thiện với địa phương. Bởi là doanh nghiệp nước ngoài; họ khó có thể nắm bắt được tình hình luật pháp, thói quen người dùng, xu hướng địa phương,… Và đặc biệt là doanh nghiệp còn phải trả một khoảng phí khá đắt đỏ để mua “thương hiệu” sử dụng.
Ngược lại, lựa chọn nhà cung cấp trong nước; doanh nghiệp sẽ mua được phần mềm với mức giá “hời” hơn rất nhiều. Sử dụng thương hiệu trong nước; tính khả thi và thích ứng của phần mềm cũng được nâng cao, thực dụng hơn. Song, vấn đề thách thức đặt ra khi lựa chọn nhà cung cấp trong nước đó là: Doanh nghiệp phải lựa chọn kĩ lưỡng đối tác triển khai. Bởi, hiện nay nước ta đang trên đà phát triển công nghệ 4.0. Xu hướng đầu tư lập trình phần mềm tăng cao; nhà cung cấp “mọc như nấm”. Vậy nên, hãy tham khảo và lựa chọn đúng nhà cung cấp; nhằm đạt được mục đích triển khai phần mềm ERP thành công.
Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm một số bài viết so sánh tính khả dụng của nhà cung cấp phần mềm tại các bài viết sau.
► Xem thêm: So sánh các phần mềm ERP: Ưu nhược điểm giữa ERP nội và ngoại
3. Lập kế hoạch dự án cẩn thận giúp doanh nghiệp triển khai ERP thành công
Để đảm bảo doanh nghiệp sẽ triển khai ERP thành công, trơn tru và hoàn chỉnh nhất. Trước khi bước vào triển khai phần mềm; bạn cần chuẩn bị một bản kế hoạch hoàn chỉnh đến từng chi tiết triển khai. Phải luôn đảm bảo rằng dự án luôn được theo dõi sát sao. Phân chia rõ ràng nhiệm vụ của từng cá nhân; phòng ban trong đội ngũ hỗ trợ triển khai.
Thực tế:
Một thực tế mang tính thách thức phổ biến của các dự án ERP hiện nay đó là: hầu hết thời gian triển khai các dự án luôn trì trệ hơn so với kế hoạch lúc đầu. Bởi nhiều nguyên nhân như:
- Thường xuyên thay đổi nhân sự
- Đòi hỏi phải có Customize do mức độ phức tạp của nghiệp vụ
- Quy mô triển khai bị thay đổi giữa chừng
- …
Rất nhiều các nguyên nhân dẫn đến sự đình trệ của việc triển khai phần mềm ERP. Nhưng nhìn chung, nguyên nhân chính dẫn đến việc triển khai bị đình trệ vẫn là: Các đơn vị triển khai và doanh nghiệp trong quá trình bàn bạc đã đặt ra các mốc thời gian khá “lạc quan”; hay nói chính xác hơn là “phi thực tế”. Nguyên nhân có thể là do đơn vị triển khai không đủ kinh nghiệm để ước lượng khối lượng công việc thực tế và phát sinh. Hoặc cũng có thể do sức ép về thời gian từ phía doanh nghiệp.
Tóm lại, trước khi bắt tay vào triển khai phần mềm ERP; doanh nghiệp cần phải bàn bạc kĩ lưỡng về vấn đề thời gian. Bởi, nó không chỉ ảnh hướng đến vấn đề kinh phí kéo dài; mà còn gây áp lực cao đến tinh thần làm việc của nhân viên.
4. Lập và đảm bảo bám sát mục tiêu lợi ích ngay từ những bước đầu
Làm thế nào để xác định một dự án ERP triển khai thành công? Đây là một câu hỏi nan giải mà của các chủ doanh nghiệp.
Có thể nói, thước đo thành công của dự án ERP không phải chỉ là những tiêu chuẩn thông thường như: đáp ứng thời gian hoàn thành; ngân sách hoàn thành;… Mà để triển khia dự án ERP thành công; nhà cung ứng phải giải quyết triệt để những bài toán nghiệp vụ, đặc thù doanh nghiệp,… Cũng như đạt chuẩn tính thực dụng trong việc quản lý doanh nghiệp.
Nhìn chung, một phần mềm ERP được triển khai thành công phải dựa trên mức độ hài lòng chủ doanh nghiệp và cả toàn thể nhân viên doanh nghiệp. Đây chính là bước đệm giúp doanh nghiệp hoàn thiện những lợi ích kỳ vọng ban đầu. Giúp doanh nghiệp tăng năng suất hoạt động; giảm thiểu chi phí hoạt động; minh bạch hóa các vấn đề tài chính, quy trình công việc;…
► Xem thêm: 5 Quyết định gây nguy hiểm khi triển khai ERP
5. Xác định rõ ràng và tập trung vào phạm vi dự án
Thay đổi phạm vi giữa chừng luôn tiềm ẩn nguy cơ lớn đối với hầu hết các dự án. Khi bổ sung một điểm triển khai, hoặc một phân hệ. Đồng nghĩa với việc doanh nghiệp cũng phải đầu tư thêm nguồn lực; cũng như thay đổi cấu trúc, kế hoạch dự án ban đầu. Nếu không có những quyết định khéo léo; doanh nghiệp rất có thể sẽ đối mặt với tình trạng chồng chéo, rối ren của dự án. Gây ảnh hưởng chung đến tiến độ thực hiện; cũng như gây ảnh hưởng đến các công việc liên quan khác. Mức độ nghiêm trọng nhất, là dự án có thể sẽ bị “đứt gánh giữa đường”, trì hoãn vô phương.
Vậy nên, để tránh trường hợp xấu xảy ra. Tốt nhất, doanh nghiệp nên lập sẵn kế hoạch ban đầu. Hoặc dự trù các dự án; kinh phí triển khai; hướng giải quyết;… để nhanh chóng giải quyết các trường hợp phát sinh.
6. Lựa chọn đội dự án phù hợp, đảm bảo đủ thành viên cốt lõi
Doanh nghiệp nên hiểu rằng: Để triển khai phần mềm ERP thành công không chỉ phụ thuộc hoàn toàn vào nhà cung cấp phần mềm. Mà còn cần thiết phải có sự quan tâm; hỗ trợ từ phía doanh nghiệp chủ quản.
Lý do đơn giản như sau: Nhà cung cấp có thể hỗ trợ doanh nghiệp về mặt chuyên môn lập trình. Song, sẽ chẳng một ai có thể hiểu rõ đặc thù doanh nghiệp hơn chính chủ doanh nghiệp và toàn bộ nhân viên doanh nghiệp.
Hãy hiểu rằng những kinh nghiệm “xương máu” và sự nỗ lực của chính đội dự án nội bộ mới chính là mấu chốt quan trọng nhất của dự án triển khai. Họ sẽ phối hợp với nhân viên của đơn vị triển khai để xây dựng một hệ thống hoàn thiện. Và sau cùng, chính họ cũng sẽ là những người trực tiếp vận hành, quản lý hệ thống. Vì vậy, việc triển khai và vận hành hệ thống ERP sẽ đơn giản hơn rất nhiều nếu chủ doanh nghiệp lựa chọn đúng “cánh tay đắc lực”.
Song, không chỉ việc lựa chọn nhân viên nòng cốt, am hiểu công nghệ mới là việc tối ưu quan trọng. Doanh nghiệp còn cần phải thường xuyên quan tâm đến đội ngũ nhân sự. Phải có những phần thưởng xứng đáng cho những người đóng góp nhiều công sức trong việc triển khai ERP. Từ đó, giúp đội ngũ nhân sự triển khai an lòng hơn. Hạn chế trường hợp bỏ việc giữa chừng, gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc chung.
7. Sự quan tâm của ban lãnh đạo là nền tảng nâng cao khả năng triển khai ERP thành công
Như đã nói ở trên, không chỉ riêng đơn vị triển khai phần mềm, không chỉ riêng đội ngũ hỗ trợ triển khai từ phía doanh nghiệp. Mà chính chủ doanh nghiệp và phía ban lãnh đạo cũng cần phải có sự quan tâm, theo dõi tiến độ hoàn thành của dự án.
Hãy tưởng tượng, nếu một công việc mà không có người dẫn đầu, người lãnh đạo “trèo lái” hướng đi thì chẳng khác nào một “con rắn mất đầu”. Một dự án ERP luôn cần có những định hướng chỉ đạo từ trên xuống. Đội ngũ lãnh đạo cần phải sáng suốt nắm bắt tình hình và tham gia hỗ trợ bất cứ lúc nào. Đặc biệt nhất, khi có mâu thuẫn xảy ra giữa các thành viên nội bộ, hay giữa thành viên đội dự án và đội lập trình. Thì ban lãnh đạo chính là “cầu nối” mấu chốt giải hòa cho hai bên.
Vì vậy, hãy là một nhà lãnh đạo sáng suốt và đáng tin cậy!
► Xem thêm: Vai trò của chủ doanh nghiệp khi triển khai hệ thống ERP
8. Đảm bảo quá trình đào tạo nhân bài bản, chuyên nghiệp
Lập trình hoàn thành dự án không phải là bước cuối của một quá trình triển khai ERP thành công. Hãy nhớ rằng, việc triển khai chỉ hoàn toàn thành công khi tất cả các nhân viên trong doanh ngiệp đều đã có thể sử dụng bài bản phần mềm.
Dù có tối ưu đến mấy, thì hệ thống ERP cũng không thể tự vận hành, tự quản lý toàn bộ công việc được. Vì vậy, để hệ thống đi vào hoạt động trơn tru; tất cả các nhân viên bao gồm cả đội ngũ triển khai đến những phân cấp nhỏ hơn cũng phải thành thạo sử dụng hệ thống. Chính vì vậy mà việc đào tạo cần được thực hiện một các nghiêm túc. Nhân viên cần được hướng dẫn lý thuyết gắn liền với thực hành ngay trên máy.
Trong trường hợp nhân sự quá đông hay doanh nghiệp có quá nhiều chi nhánh rải rác nhiều địa điểm. Chủ doanh nghiệp có thể tham khảo lựa chọn đào tạo cho đội ngũ nhân viên chủ chốt từng chi nhánh, phòng ban. Sau đó, từ những nhân vật chủ chốt này lại tiếp tục đào tạo cho hệ thống nhân viên sau cùng.
9. Đảm bảo hệ thống các báo cáo hoạt động hoàn hảo
Hãy suy nghĩ về các hệ thống hiện tại và danh sách các báo cáo mà doanh nghiệp đang sử dụng trước khi triển khai ERP. Hãy chọn lọc những báo cáo cần thiết và những báo cáo trùng lặp.
Bởi, tâm lý chung của các doanh nghiệp là vận dụng tối đa nghiệp vụ của đơn vị triển khai để phát triển hệ thống báo cáo nhiều nhất có thể. Song, họ lại không hiểu rằng khi những báo cáo không cần thiết/ báo cáo trùng lặp vẫn được tích hợp vào phần mềm. Thì việc xây dựng hệ thống phần mềm cũng doanh nghiệp cũng chẳng mang lại lợi ích gì cao cả.
Hãy hiểu rằng điều này chỉ vừa lãng phí nguồn lực đôi bên, tốn kém nhiều chi phí nhưng lại không mang đến ứng dụng thực tế cho doanh nghiệp.
10. Ứng dụng phương pháp quản lý phù hợp hậu triển khai ERP thành công
Một điều chắc chắn là sự ra đời của hệ thống mới sẽ ảnh hưởng đến nhiều khía cạnh trong doanh nghiệp: các quy trình kinh doanh, thủ tục thay đổi,… dẫn đến vai trò của một số nhân sự cũng sẽ thay đổi.
Trước sự thay đổi đột ngột đó, nhiều nhân viên sẽ có phản ứng ngược. Bởi họ lo lắng quyền lợi của mình sẽ gặp bất trắc. Đây chính là lúc doanh nghiệp cần đặt ra một chiến lược “trèo lái” khéo léo. Để trấn an nhân sự, từng bước từng bước ứng dụng phần mềm ERP vào doanh nghiệp một cách “xuôi chèo, mát mái”.
Tạm Kết
Chúng ta đều hiểu rằng, việc ứng dụng phần mềm ERP vào hệ điều hành doanh nghiệp luôn là một công việc cấp thiết. Song, để triển khai ERP thành công; các doanh nghiệp cũng cần chú ý đến các vấn đề liên quan đến tiến độ dự án. Hy vọng rằng những thông tin mà ASOFT cung cấp phía trên sẽ giúp ích cho quý doanh nghiệp trong quá trình lên kế hoạch, triển khai cũng như đưa hệ thống ERP vào vận hành.
Để được tư vấn chi tiết hơn về các sản phẩm của ASOFT – Đội ngũ hơn 18 năm kinh nghiệm đồng hành cùng 3.000 doanh nghiệp trong công cuộc cắt giảm hao phí và vận hành hiệu quả. Mời quý doanh nghiệp Đăng ký ngay. Hoặc liên hệ đến Phòng Tư vấn ASOFT qua hotline: 1900 6123
► Xem thêm: Giới thiệu Asoft Super Apps – Siêu ứng dụng tiện lợi và mạnh mẽ – quản trị doanh nghiệp trong lòng bàn tay
Ban Biên Tập ASOFT