Tất tần tật về ERP – The ABCs of ERP

► Xem thêm: Phần mềm ERP đặc thù: Hướng đi mới của tương lai

1. Tổng quan về phần mềm ERP

1.1. Phần mềm ERP là gì?

Phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning) là phần mềm quản trị, hoạch định nguồn lực doanh nghiệp tổng thể. Đây là phần mềm có khả năng liên kết, quản trị mọi hoạt động của doanh nghiệp trên một thể thống nhất.

► Xem thêm: Phần mềm ERP là gì?

Trong đó, ERP bao gồm tất cả các hoạt động quản trị của doanh nghiệp như:

• – Quản trị đầu vào/ đầu ra.
• – Quản trị nhân lực.
• – Văn phòng Online.
• – Kế toán thu chi.
• – Kiểm soát hoạt động doanh nghiệp.
• – Theo dõi tiến trình công việc/ dự án.
• – Quản lý kho bãi.
• – Báo cáo/ phân tích/ lập kế hoạch tự động.
• – …

Với mô hình All-in-one, ERP là hệ thống tổng hợp tất cả các phân hệ phần mềm riêng lẻ. Trong đó, bao gồm cả: Phần mềm kế toán; phần mềm quản lý nhân sự; phần mềm chăm sóc khách hàng; phần mềm văn phòng điện tử;… Phần mềm ERP được sáng tạo qua nhu cầu chung của xu hướng quản trị. Đó là: đảm bảo tính thông suốt; thay thế tất cả các thể loại phần mềm riêng lẻ bằng một phần mềm quản trị tổng thể.

1.2. Lịch sử hình thành

Khái niệm ERP bắt đầu xuất hiện trên thế giới từ khoảng 100 năm trước. Đầu tiên, khi thế giới chưa có sự xuất hiện phổ khắp của mạng Internet; kỹ sư Ford Whitman Harris đã phát minh ra mô hình số lượng kinh tế (Năm 1913) với tên gọi tắt là EOQ. Nhiều thập kỷ sau đó, EOQ vẫn luôn được xem là một tiêu chuẩn hàng đầu trong kinh doanh sản xuất.

✔ Năm 1964 – 1989

Toolmaker Black and Decker lại kết hợp EOQ, MRP (giải pháp lập yêu cầu vật liệu), với một chiếc máy tính để tạo ra bộ máy kế hoạch tài nguyên sản xuất. Về sau, MRP ngày càng được cải tiến phù hợp với mô hình kinh doanh. Dần dần hoàn thiện và mở rộng các chức năng ngoài sản xuất như: Quản lý kinh doanh; quản lý tài chính; quản lý quan hệ khách hàng;…

✔ Năm 1990

Suy xét các chức năng quản trị tổng thể của MRP; các chuyên gia đã quyết định tách biệt và gọi nó với tên gọi chính thức nhất: phần mềm ERP – hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Từ nửa sau năm 1990, giải pháp ERP dần dần được tiếp nhận nhiều hơn trong các hoạt động quản trị doanh nghiệp.

✔ Từ năm 1990 đến bối cảnh hiện nay

Phần mềm ERP ngày càng được tích hợp nhiều chức năng và ứng dụng rộng khắp trong hệ thống quản lý doanh nghiệp toàn cầu. Với bộ óc phát triển của con người hiện đại; ERP nay đã không chỉ được sử dụng với loại hình On-Premise (máy chủ cục bộ) như trước đây. Mà còn được mở rộng với ứng dụng Cloud (đám mây lưu trữ); giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dữ liệu chung, cũng như tiết kiệm một khoản chi phí to lớn cho doanh nghiệp.

Nhìn chung, khái niệm ERP hiện nay đã dần thực dụng và phổ khắp hơn trong môi trường kinh doanh. Các hệ thống ERP cũng được cải tiến; ứng dụng trên hầu hết mọi thiết bị như: Website, Mobile App, Máy tính bảng,… Và cũng sở hữu giao diện thân thiện, đẹp mắt hơn rất nhiều.

2. Phần mềm ERP giúp ích được gì cho doanh nghiệp?

Nếu chỉ xét riêng về lợi ích mà phần mềm ERP mạng lại cho doanh nghiệp thì có lẽ… kể mãi cũng không hết được! Tuy nhiên, để có cái nhìn trực quan nhất mặt lợi/ mặt hại của ERP đối với doanh nghiệp; ta có thể điểm qua một số vấn đề cơ bản như sau.

2.1. Nâng cao năng suất và chất lượng công việc

Không chỉ áp lực về các vấn đề năng suất; hoạch định chiến lược thời gian cho công việc;… Các doanh nghiệp còn gặp phải nhiều vấn đề áp lực từ chất lượng đầu ra. Để đảm bảo chất lượng công việc luôn hoàn thành ở mức độ tốt nhất; các cá nhân thực hiện phải tập trung năng suất 100% vào vấn đề chính. Song, bởi thiếu kiến thức về vấn đề quản trị; nhiều doanh nghiệp đã mắc phải những rối ren lẫn lộn trong tiến trình giao việc. Dẫn đến trường hợp một nhân viên phải ôm dồn quá nhiều công việc phát sinh; lại vừa gặp áp lực về thời gian;… Cuối cùng dẫn đến những sản phẩm kém chất lượng.

Song, nhờ ứng dụng ERP vào hệ thống quản trị; năng suất hoạt động và chất lượng công việc của toàn thể doanh nghiệp cũng tăng lên đáng kể. Bởi, hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp phân luồng công việc; tạo sự tách biệt cho hoạt động của các phòng ban.

Bằng cách tách biệt và phân luồng công việc chính xác; hệ thống ERP đã giúp doanh nghiệp loại bỏ một khoảng thời gian hao phí đáng kể. Cụ thể hóa công việc của từng nhân viên/ phòng ban giúp hoạt động doanh nghiệp trở nên minh bạch và dễ kiểm soát.

Ngoài ra, ERP còn tích hợp một số chức năng báo cáo/ lập kế hoạch/ phân tích tự động; giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ của từng dự án công việc cụ thể. Từ đó làm cơ sở tăng cao năng suất hoạt động và hiệu quả công việc đối với từng cá nhân/ phòng ban nhất định.

2.2. Cung cấp cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp

Một nhà quản trị tốt sẽ luôn thành công trong việc trèo lái doanh nghiệp hướng đến thành công. Để làm được điều đó, cốt yếu, nhà quản trị phải có được cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp. Hiểu được điểm mạnh/ điểm yếu của từng cá nhân/ phòng ban và rông hơn là của cả doanh nghiệp. Nhưng điều này không thể xảy ra nếu doanh nghiệp chỉ quản lý hoạt động bằng những phương pháp thông thường như Excel, Word và một mớ… giấy tờ hỗn độn.

Hãy hiểu rằng, thời đại đang ngày càng tân tiến và thay đổi. Cuộc cách mạng 4.0 đã làm đổi khác thị hiếu và xu hướng hoạt động/ kinh doanh của toàn thể doanh nghiệp trên thế giới. Vì vậy, việc ứng dụng một phần mềm quản trị vào hệ thống quản lý doanh nghiệp cũng là điều cấp thiết cần thiết.

Bằng việc ứng dụng giải pháp phần mềm ERP vào hệ thống quản trị doanh nghiệp; doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến trình công việc/ dự án qua các lợi ích từ phần mềm như:

• – Hệ thống phân luồng công việc
• – Theo dõi công việc minh bạch, trực quan
• – Nắm bắt chất lượng sản phẩm của từng cá nhân
• – Nắm bắt hiệu suất hoạt động, thời gian hoạt động thực tế của từng cá nhân
• – Theo dõi tổng quan dự án và chi tiết từng công việc trong dự án
• – …

Từ những hiệu năng thực tế này, ban quản trị có thể dễ dàng nhìn nhận và đánh giá tổng quan trên từng công việc/ dự án cụ thể. Từ đó, có cái nhìn sâu rộng về ưu/ nhược của từ cá nhân/ phòng ban và đưa ra hướng đi phù hợp cho doanh nghiệp.

2.3. Tiết kiệm chi phí, loại bỏ hao phí

Hãy nhìn thực tế vào doanh nghiệp bạn khi chưa có sự xuất hiện của ERP. Bạn sẽ nhận ra một số khoảng hao phí như:

• – Hao phí văn phòng phẩm: Nếu quản lý doanh nghiệp chỉ bằng những file excel/ word và các văn bản thông thường. Thì khi kiểm kê, xác nhận; bạn sẽ phải tiêu tốn không ít giấy mực cho việc in ấn. Đó là chưa kể đến in sai, in thiếu,… hay giấy tờ chỉ sử dụng 1 lần duy nhất,… Vừa tốn kém chi phí lại không mang đến hiệu quả cao cho công việc.
• – Hao phí bảo trì hệ thống in ấn: Việc bảo trì máy in/ máy photocopy sẽ phải diễn ra với mức độ thường xuyên hơn. Chưa kể đến các vấn đề lỗi nghiêm trọng. Lúc này, chi phí sửa chữa lại càng cao và khó kiểm soát hơn.
• – Hao phí nhân sự nhàn rỗi: Nhiều nghiên cứu cho thấy, hơn 50% số giờ làm việc của nhân sự là khoảng thời gian nhàn rỗi cho việc riêng. Vì không kiểm soát được khoảng thời gian này, nhiều doanh nghiệp đã phải mất khá nhiều “tiền oan” để chi trả cho hiệu quả kém cỏi của nhân sự.
• – Hao phí trễ nãi tiến trình công việc: Bởi những yếu tố như quản lý rối ren; giao việc sai/ giao việc dư thừa; nhân sự nhàn rỗi;… doanh nghiệp cũng mất khá nhiều thời gian xử lý công việc. Đặc biệt là các vấn đề trễ nãi nghiêm trọng gây ảnh hưởng đến hợp đồng, doanh thu, hay hoạt động tổng thể doanh nghiệp.
• – Và nhiều loại chi phí dư thừa khác…

Để loại bỏ các loại hao phí này; doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm ERP.

3. Các tín năng chủ chốt của phần mềm ERP

3.1. Quản lý công việc

Phần mềm ERP có khả năng quản trị tất cả các hoạt động/ công việc của doanh nghiệp. ERP được xem như một công cụ giúp doanh nghiệp tự động hóa một phần; đôi khi có thể là toàn phần trong quy trình sản xuất. Nhờ ứng dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể nắm bắt toàn bộ hoạt động trong quy trình sản xuất/ kinh doanh như: chuẩn bị nguyên/ vật liệu; chất lượng sản phẩm hoàn tất; quá trình mua/ bán; đóng gói;…

Phần mềm ERP được xem là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp hoạch định dự án; theo dõi tiến độ công việc. Ngoài ra, ERP còn mang lại khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nhờ tính năng hỗ trợ lập kế hoạch và phân bổ nguồn nhân lực tùy theo tính chất dự án; ưu/ nhược điểm của từng cá nhân/ phòng ban.

3.2. Quản trị nhân sự – tiền lương

Phân hệ quản trị nhân sự/ tiền lương tích hợp các công nghệ như: cảm biến, định vị vị trí, nhân diện khuông mặt, chat, email, phân tích dữ liệu theo Big Data,…

Bằng việc tích hợp các công nghệ nổi bật của thời đại 4.0; doanh nghiệp có thể theo dõi hoạt động công việc; vị trí của nhân viên. Tích hợp các hoạt động chấm công bằng vân tay; nhận hiện khuông mặt qua App Mobile; check-in tại điểm;… về một máy chủ. Từ những dữ liệu đó, máy chủ sẽ phân tích chấm công, cộng lương thưởng hoặc khấu trừ ngày nghỉ/ đi trễ,… theo tùy chỉnh của doanh nghiệp.

3.3. Quản lý kế toán – tài chính

Các số liệu liên quan đến tài chính và kế toán được hoạch định một cách minh bạch và cụ thể hóa. Các nguồn tiền vào – ra được cập nhật rõ ràng đến từng chi tiết.

Về giao diện và độ thân thiện; phân hệ báo cáo tài chính – kế toán của ERP có thể tích hợp báo cáo tài chính theo các dạng báo cáo theo quy định của bộ tài chính và báo cáo theo đặc thù doanh nghiệp.

Từ đó, giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt hoạt động tài chính theo các báo cáo thống kê như:

• – Phân tích tài chính bán hàng theo nhóm khách hàng; theo vùng miền; khoanh vùng độ tuổi khách hàng thường mua
• – Phân tích tài chính bán hàng theo nghiệp vụ của nhân viên
• – Phân tích lãi/ lỗ dựa trên chứng từ
• – Báo cáo công nợ, lãi lỗ theo ngày/ tháng/ quý/ năm,…
• – …

Và các hoạt động kế toán bổ trợ như:

• – Kế toán công nợ
• – Kế toán tiền mặt/ tiền ngân hàng
• – Kế toán hàng tồn kho
• – Kế toán văn phòng phẩm/ dụng cụ của công
• – Kế toán chi phí trả trước
• – Kế toán thuế
• – Kế toán tổng hợp
• – …

Nhìn chung, phân hệ tài chính – kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hoạch định dòng tiền của doanh nghiệp. Giúp các dòng tiền chảy liền mạch, dễ kiểm soát và minh bạch.

3.4. Theo dõi quan hệ khách hàng

Đứng trước thời đại công nghệ ngày càng phát triển. Nhu cầu của khách hàng cũng ngày càng phong phú và đa dạng. Để tìm hiểu, phân tích và thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng phù hợp thị hiếu thời đại; doanh nghiệp cấp thiết cần đến phân hệ “theo dõi quan hệ khách hàng” của phần mềm ERP.

Bởi, phân hệ này sẽ phân tích toàn bộ đơn mua/ tần suất mua/ giá trị mua của khách hàng. Từ đó, thống kê cho doanh nghiệp những con số cụ thể. Cho doanh nghiệp một cái nhìn tổng quát về thói quen mua hàng của khách hàng. Qua đó có thể kịp thời lên kế hoạch các chương trình tri ân, khuyến mãi đặc biệt phân theo từng đối tượng.

Ngoài ra, hệ thống ERP còn tích hợp công nghệ API đa chiều. Giúp doanh nghiệp tích hợp hệ thống với Số điện thoại, Email, Facebook,… và các sàn thương mại điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các chương trình Marketing trực tiếp đến khách hàng.

3.5. Văn phòng điện tử

Nếu như trước đây, bộ phận quản lý nhân sự và ban quản lý phải luôn cảm thấy rối ren khi phải trực tiếp chỉ đạo, phân công công việc bằng những văn bản, giấy tờ, vô vàng các group chat… hay trực tiếp đến văn phòng để chỉ đạo công việc.

Thì hiện nay, việc quản lý nhân sự đã trở nên vô cùng đơn giản chỉ với những cái “click” chuột. Theo đó, phân hệ văn phòng điện tử hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi công việc, tiến trình công việc một cách chi tiết và trực quan nhất nhờ có:

• – Tính năng quản lý thông báo toàn công ty, truyền thông nội bộ
• – Quản lý email của nhân viên, chiến dịch chăm sóc khách hàng của nhân viên
• – Quản lý thời gian biểu, lịch biểu công việc của toàn công ty/ cá nhân cụ thể
• – Quản lý tiến độ công việc theo Gantt/ Kanban
• – …

Ngoài ra, phân hệ văn phòng điện tử còn có các khả năng tự động giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch công việc định kỳ, công việc phát sinh:

• – Lập kế hoạch công việc phát sinh hằng ngày
• – Lập kế hoạch công việc định kỳ theo ngày/ tuần/ tháng/ quý/ năm/…
• – Lập kế hoạch công việc theo nhóm/ dự án
• – Tự động hóa các kế hoạch định kỳ
• – …

Tóm lại, phân hệ văn phòng điện tử cho doanh nghiệp cái nhìn rõ ràng và minh bạch nhất về toàn bộ hoạt động của công ty và nhân viên. Giảm thiểu tối đa thời gian rảnh, thời gian trễ hẹn,… cũng như các loại chi phí phát sinh cho giấy tờ, in ấn, bảo trì thiết bị,…

3.6. Phân luồng và lưu trữ dữ liệu

Thực tế cho thấy, hệ thống dữ liệu trong doanh nghiệp thường có dấu hiệu chồng chéo và trùng lặp; nếu không được phân định bởi một hệ thống phần mềm quản trị nào. Lý do đơn giản bởi vì; nếu doanh nghiệp chỉ quản trị nguồn dữ liệu bằng các phương pháp truyền thống như: word, excel, giấy tờ, group chat,… thì hệ thống dữ liệu sẽ bị nhiễu loạn thông tin; khó phân luồng và thường xuyên xuất hiện các dữ liệu trùng lặp do sai sót trong quá trình nhập liệu.

Ngược lại, tính năng phân luồng và lưu trữ dữ liệu của phần mềm ERP lại rất có ích cho doanh nghiệp trong việc theo dõi chính xác dữ liệu hiện hành. Giúp doanh nghiệp dễ dàng phân định dữ liệu thành nhiều nhóm nhỏ phù hợp với các yêu cầu riêng. Tập trung các dữ liệu theo thời gian, quy mô kích thước, giá trị,…

Ngoài ra, phần mềm ERP còn cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu trên một hệ thống tập trung, duy nhất. Nhằm loại bỏ các trường hợp rối ren hay thất thoát dữ liệu.

3.7. Tích hợp App Mobile

Để phù hợp nhu cầu thị trường 4.0 ngày nay, hầu hết các nhà cung cấp đều tích hợp triển khai ERP với App Mobile. Nhằm giúp người dùng có thể sử dụng/ quản lý công việc mọi lúc mọi nơi. Kể cả khi không ở văn phòng; hay không có máy tính/ laptop đi kèm.

Bằng ứng dụng Mobile, người dùng có thể dễ dàng nắm bắt thông tin công việc, kiểm tra. cập nhật tình hình công việc; ngay cả khi đang đi công tác hay Work-From-Home. Nhờ đó, dễ dàng nắm bắt đầy đủ các hoạt động, báo cáo quản trị như: kho bãi; khách hàng; văn phòng; thuế; tài chính – kế toán;…

► Xem thêm phần tiếp theo tại: Tất tần tật về phần mềm ERP – The ABCs Of ERP (Phần 2)

Ban Biên Tập ASOFT