Kinh nghiệm kế toán dành cho nhóm ngành truyền thông quảng cáo

Mỗi ngành nghề nói chung, và mỗi doanh nghiệp nói riêng đều có những đặc thù riêng biệt. Vì vậy, để thực hiện nghiệp vụ kế toán trên mỗi nhóm ngành khác nhau; các kế toán viên cũng cần phải bổ sung thêm nhiều kiến thức mới và phù hợp. Sau đây là một số kinh nghiệm kế toán nhóm Truyền thông Quảng cáo mà các Kế toán viên cần nắm chắc

Chi phí Marketing là gì?

Để thực hiện nghiệp vụ kế toán chuyên ngành Truyền thông – Quảng cáo; các kế toán viên cần phải hiểu rõ về các loại chi phí thực hiện Marketing (Quảng cáo). Vậy chi phí Marketing là gì?

Thuật ngữ kế toán đã định nghĩa rằng, chi phí marketing là chi phí gây ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng bán sản phẩm, dịch vụ hay thương hiệu. Một số chi tiêu thuộc danh mục marketing có thể kể đến như: quảng cáo báo chí; các tài liệu công khai được in; chi phí quảng cáo trên các trang mạng xã hội; chi phí quảng cáo trên trang thương mại điện tử; tiền lương cho nhân viên marketing;… Và còn rất nhiều chi phí phát sinh khác.

Ngoài ra còn có các chi phí dành cho việc chạy chiến dịch; đây là loại chi phí bắt buộc phải có bất kể bạn có tiêu thụ được sản phẩm hay không. Loại chi phí này được gọi là chi phí hoạt động. Trong đó bao gồm các khoản chi như: văn phòng phẩm; bảo hiểm; tiện ích; vật tư;… Tuy không trực tiếp mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp; nhưng các loại chi phí này đóng vai trò nền tảng để giữ cho các hoạt động được thực hiện liên tục.

Một số kinh nghiệm kế toán cơ bản cần phải nắm vững

Để thực hiện nghiệp vụ kế toán lĩnh vực Truyền thông – Quảng cáo; đầu tiên, các kế toán viên và ban lãnh đạo cần nắm rõ một số kinh nghiệm cơ bản sau đây.

Kinh nghiệm kế toán để xác định nghĩa vụ và chi phí thuế môn bài

Thuế môn bài là loại thuế thực thu trên sự tồn tại của đơn vị kinh doanh. Bất kỳ doanh nghiệp (hay hộ kinh doanh) thuộc tất cả các loại hình kinh doanh đều có nghĩa vụ nộp loại thuế này. Tính đến thời điểm hiện tại, thuế môn bài được xem là sắc thuế đơn giản và ít thay đổi nhất tại Việt Nam. Loại thuế này chỉ có duy nhất 1 nghị định và 2 thông tư hướng dẫn.

Mức thuế môn bài phải đóng bao gồm việc kê khai & nộp thuế môn bài. Trong đó, các bậc của thuế môn bài gồm:

– Bậc 1: Trên 10 tỷ đồng = 3.000.000/ năm

– Bậc 2: Dưới 10 tỷ đồng/ năm = 2.000.000/ năm

– Bậc 3: Các chi nhánh, địa điểm kinh doanh, văn phòng đại diện, tổ chức kinh tế khác… = 1.000.000/ năm

Trường hợp giấy phép kinh doanh được cấp trong khoảng 01/01 đến 30/06; đơn vị kinh doanh phải đóng 100% mức thuế. Ngược lại, nếu giấy phép được cấp trong khoảng từ 01/07 đến 31/12; đơn vị kinh doanh được giảm 50% số tiền phải đóng.

Một số kinh nghiệm kế toán trong lưu trữ báo cáo tài chính và thuế

Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp được phép đăng ký nộp báo cáo trực tuyến (online) thông qua hệ thống hỗ trợ khai thuế (phần mềm HTTK) của cục thuế. Do vậy, chỉ cần có token (chữ kí số); hầu hết các kế toán trưởng đều tự nộp báo cáo thuế mà không cần phải đợi sự trợ giúp của ban giám đốc. Tuy nhiên, điều này cũng vô tình tạo ra những sai phạm lớn. Khi nhiều giám đốc/ ban lãnh đạo không nắm được chi tiết các báo cáo; hay lý do nộp và không nộp báo cáo.

➤ Lưu trữ tài liệu báo cáo

Để hạn chế các rủi ro về sau, các giám đốc tài chính hay ban lãnh đạo cần phải yêu cầu phòng ban kế toán những điều sau đây:

✔ Nộp thông tin báo cáo hàng tháng thông qua hệ thống chung của doanh nghiệp

✔ In các báo cáo đã nộp và lưu trữ ít nhất 01 bản. Phòng trường hợp thay đổi nhân sự trong phòng/ ban kế toán; hay do hệ thống doanh nghiệp gặp lỗi đột xuất

✔ Giải trình sự việc nếu có vấn đề xảy ra trong quá trình nộp thuế

➤ Hạn chế thất thoát và đùng đẩy trách nhiệm

Quan trọng hơn hết, giám đốc tài chính và ban lãnh đạo phải nắm chắc tình hình của các báo cáo. Điển hình như: Báo cáo có đầy đủ không; sổ sách ở đâu; do ai chịu trách nhiệm lưu trữ;… Lúc này, doanh nghiệp nên đặt ra các câu hỏi nhằm đề phòng các trường hợp có thể xảy ra như:

✔ Trường hợp toàn bộ hồ sơ do một nhân viên chịu trách nhiệm lưu giữ; nếu không thể liên lạc với nhân viên thì phải xử trí thế nào?

✔ Trách nhiệm quyết toán thuế thuộc về ai? Trường hợp bị “đùn đẩy” giữa kế toán trưởng mới và kế toán trưởng đã nghỉ việc; doanh nghiệp nên xử trí thế nào?

✔ Liệu rằng hệ thống kế toán đã thực sự thống nhất chưa? Doanh nghiệp có nên ứng dụng phần mềm Kế toán chuyên nghiệp hơn để lưu trữ?

➜ Nhìn chung, phía ban lãnh đạo phải có một quy định chung về các vấn đề liên quan đến kế toán và báo cáo kế toán; cũng như ứng dụng các phần mềm hỗ trợ lưu trữ, phân tích và báo cáo thông minh. Nhằm hạn chế tối đa các trường hợp thất thoát hay sai phạm; gây ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình hoạt động chung.

Các kinh nghiệm kế toán dành cho nhóm ngành Truyền thông – Quảng cáo

Để thực hiện tốt nghiệp vụ kế toán cho nhóm ngành Truyền thông – Quảng cáo; bạn có thể tham khảo một số kinh nghiệm kế toán sau.

Đối với các doanh nghiệp tự thực hiện Truyền thông – Quảng cáo

Các doanh nghiệp chuyên ngành Truyền thông – Quảng cáo, hay các hoạt động/ dịch vụ PR,… thường gặp phải một số vấn đề về chi phí.

➤ Mà nguyên nhân là…

– Chi phí nhân công bên ngoài: Chi phí tổ chức sự kiện; chi phí vận chuyển vật liệu; chi phí dựng cảnh;… hầu hết đều phải chi bằng tiền mặt nhưng lại đảm bảo chính xác về mặt chứng từ

– Chi phí mua ngoài: Chi phí bánh kẹo; chi phí văn phòng phẩm; chi phí vật dụng hỗ trợ;… Các chi phí này thuộc nhóm nhỏ lẻ, thường phải chi trả bằng tiền mặt và ít có hóa đơn rõ ràng

– Chi phí nhân công sản xuất: Thường xuyên sử dụng nhóm nhân công bán thời gian; làm theo giờ;… Các nhân công này thường không lưu tài liệu CMND; khó xác định mã số thuế và khấu trừ thuế TNCN hay đóng thuế cho nhóm công nhân này

– Chi phí cho PG – PB: Thường thuê theo sự kiện và chi trả bằng tiền mặt; không có chứng từ cụ thể. Song, nếu không có hợp đồng hay chứng từ trả thuế thu nhập cá nhân (TNCN) 10%… thì khả năng doanh nghiệp phải trả loại chi phí này rất cao

➤ Hậu quả dẫn đến…

Các loại chi phí trên chiếm tỷ lệ khá lớn trong các hoạt động của chuyên ngành Truyền thông – Quảng cáo. Tuy nhiên, cũng hầu hết các loại chi phí này đều không được xác minh chứng từ hay CMND của người lao động. Điều này gây khó khăn lớn đối với các kết toán viên trong vấn đề đối chiếu sổ nội bộ và sổ thuế. Dẫn đến tình trạng các số liệu chênh lệch nhau khá nhiều. Và cuối cùng là gây ra tình trạng mất cân đối về thuế. Khiến doanh nghiệp có thể bị phạt thuế TNCN; trong khi các loại chi phí lại không được phép khấu trừ trong mục đích thuế TNDN.

➤ Phương hướng khắc phục

Nhằm hạn chế tình trạng này; các CFO và ban lãnh đạo nên kiểm tra kĩ càng các mục chi phí đã chi ngoài dự toán. Các dữ liệu được thu thập sẽ là nền tảng xác đáng để doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các chính sách dự trù cho các dự án sau.

Song song với thu thập dữ liệu; doanh nghiệp cũng nên thực hiện xác nhận chi phí với bên thứ 3. Nhằm hạn chế tối đa những thất thoát, sai sót do sự lừa dối của nhân viên tạo nên.

Đối với đơn vị trung gian

Trong trường hợp các doanh nghiệp đóng vai trò là một đơn vị trung gian (agency); là người kiểm toán cho các doanh nghiệp thuộc nhóm ngành Truyền thông – Quảng cáo. Lúc này, phía khách hàng được phép làm kiểm toán ngược lại với nhà cung cấp. Đương nhiên, khi đó chi phí của đơn vị cung cấp phải phù hợp với bảng báo giá mà chính đơn vị đưa ra; sau cùng mới được tính % phí quản lý… Nghiệp vụ kế toán ngành Quảng cáo của các đơn vị trung gian cũng thường gặp phải một số rắc rối nhất định.

➤ Mà nguyên nhân là…

– Chứng từ không rõ ràng: Điển hình như các dạng chi phí cho các ca sĩ; phí phát sinh phục vụ ca sĩ; chi phí cho quản lý của các ca sĩ;…

– Thiếu dữ liệu kiểm toán: Khách hàng cập nhập không đầy đủ dữ liệu chi phí như phí thuê mặt bằng; thiếu hợp đồng; thiếu phiếu thu; thiếu thông tin chuyển khoản;…

– Phải thực hiện quá nhiều nhiệm vụ ngoài lề: Để chứng minh các loại chi phí, phía đơn vị trung gian phải thực hiện quá nhiều nhiệm vụ như xác thực với bên thứ 3; kiểm soát hoạt động nhân viên;… tuy đây không phải là điều khoản trong hợp đồng

➤ Hậu quả dẫn đến…

Các đơn vị trung gian thực hiện nghiệp vụ kế toán ngành Quảng cáo phải thực hiện quá nhiều công việc; can thiệp vào nhiều vấn đề chung của doanh nghiệp trong khi đây không phải là nghiệp vụ của họ. Ngoài ra, vấn đề lỗi thiếu dữ liệu, dữ liệu không minh bạch cũng gây cản trở lớn đối với nghiệp vụ kế toán. Khiến các kế toán viên không thể thực hiện tốt nhiệm vụ; và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến mối quan hệ hợp tác của đơn vị kế toán và phía doanh nghiệp Quảng cáo.

➤ Phương hướng khắc phục

Các đơn vị kiểm toán và phía doanh nghiệp Quảng cáo nên có những thỏa thuận thống nhất ngay từ ban đầu. Các điều lệ này có thể bao gồm: tính xác thực của tài liệu; đảm bảo đầy đủ tài liệu cung cấp; trách nhiệm của 2 bên trong vấn đề thu nhận và thực hiện công việc kế toán;… Ngoài ra, các doanh nghiệp Quảng cáo – Truyền thông cũng nên đầu tư sử dụng phần mềm Kế toán tổng hợp. Nhằm đẩy nhanh tiến độ và nâng cao tính chính xác của dữ liệu đầu vào; hỗ trợ tối đa công việc của phía đơn vị kiểm toán trung gian.

Tạm Kết

Ở bài viết này, ASOFT đã tổng hợp một số kinh nghiệm kế toán chung; cũng như những vấn đề tồn đọng trong kế toán ngành Quảng cáo – Truyền thông. ASOFT hy vọng rằng những thông tin phía trên sẽ giúp ích cho các kế toán viên trong công việc.

Ngoài ra, không chỉ cần đảm bảo nắm chắc các kinh nghiệm kế toán ngành Truyền thông – Quảng cáo; các kế toán viên còn phải đảm bảo cập nhật kiến thức về hệ thống công nghệ thông tin để nghiệp vụ Kế toán được thực hiện chính xác – bài bản và chuyên nghiệp nhất. Nếu có nhu cầu tìm hiểu về phần mềm Kế toán tổng hợp, bạn có thể tham khảo qua bài viết sau.

Ngoài ra, để được tư vấn chính xác nhất về Phần mềm Kế toán dành cho chuyên ngành Truyền thông – Quảng cáo. Quý doanh nghiệp có thể Đăng ký ngay hoặc liên hệ đến ASOFT qua hotline: 1900 6123 để được Tư vấn và Demo miễn phí.

Ban Biên tập ASOFT.