CFO cần nắm vững điều gì khi lập kế hoạch dự báo tài chính cho doanh nghiệp?

► Xem thêm: Trách nhiệm của giám đốc tài chính CFO trong kỷ nguyên số 4.0

Tổng quan về vai trò của CFO đối với hoạt động dự báo tài chính

Một khi các dự báo về kinh doanh sai lệch sẽ khiến những mục tiêu lợi nhuận khó đạt được. Việc Giám đốc tài chính đưa ra những con số quá lạc quan mà không kiểm định rõ ràng; sẽ dễ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp chi tiêu vượt ngân sách. Vì vậy, hoạt động dự báo tài chính hay dự báo doanh thu sẽ góp phần giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa tình trạng này.

Bằng chiến lược bổ sung các phương pháp và kỹ năng để phân tích số liệu ngân sách cho hoạt động dự báo tài chính; các CFO có thể định hướng được những quyết định chính xác, hiệu quả hơn trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp. Thông thường, các CFO thường tạo ra các chiến lược dự toán tài chính bằng cách xác định các mô hình hay mối quan hệ giữa các hoạt động tài chính để so sánh với doanh số thực tế thu về.

• ✔ Điển hình như mô hình 5 Ways dưới đây:

Tổng quan về dự báo tài chính

Dự báo tài chính là gì?

Dự báo tài chính (Financial Forecasting) là một hoạt động quan trọng trong kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Bằng cách đối chiếu các xu hướng hoặc điều kiện của hiện tại với hiệu quả tài chính đã thực hiện trong quá khứ; để dự đoán tài chính – doanh thu của doanh nghiệp trong tương lai. Nói một cách dễ hiểu hơn, dự báo tài chính tức là những hành động nhằm giúp doanh nghiệp thiết lập và đáp ứng những mục tiêu đang hướng đến trong tương lai xa hơn.

Nhìn chung, vẫn có nhiều yếu tố gây ảnh hưởng đến mức độ chính xác của các kế hoạch dự báo tài chính mà các CFO xây dựng. Tuy nhiên, những chỉ số này vẫn mang giá trị kết quả; cho CFO nhìn nhận được doanh nghiệp liệu có đang đi đúng hướng phát triển chưa. Các kế hoạch dự báo có thể được thực hiện theo chu kì theo tuần/ tháng/ quý/ năm/… tùy theo những chỉ số mà CFO đang theo dõi. Các chỉ số này có thể cho doanh nghiệp một cái nhìn trực quan về chi phí, doanh thu, giá vốn hàng bán, lợi nhuận,…

Lợi ích của dự báo tài chính đối với doanh nghiệp

Hoạt đông dự báo tài chính mang lại nhiều ích lợi to lớn cho doanh nghiệp; trong đó có thể kể đến một số lợi ích như:

• ✔ Đánh giá mức độ thành công của kế hoạch tài chính nhằm xác định khả năng tồn tại lâu dài của doanh nghiệp hay hiệu quả giá trị của một hoạt động nhất định
• ✔ Kiểm soát dòng tiền và xác định phương hướng phát triển lâu dài cho doanh nghiệp
• ✔ Nghiên cứu các điểm chuẩn và phát triển chúng để sử dụng vào các dự báo tài chính trong tương lai
• ✔ Lập các kế hoạch tài chính dự phòng trong lúc tài chính doanh nghiệp khó khăn
• ✔ Dự đoán các tác động khi đầu tư vào các khoản chi phí mới
• ✔ Kiểm định các vấn đề về tài chính và tìm hiểu nguyên nhân xảy ra vấn đề
• ✔ Tiết giảm tối đa rủi ro tài chính
• ✔ Tạo lập môi trường vận hành chắc chắn và ổn định
• ✔ Dễ dàng kiểm soát và nắm chắc kế hoạch ngân sách trong tương lai
• ✔ …

► Xem thêm: Vì sao doanh nghiệp cần phải lập kế hoạch tài chính?

Các phương pháp dự báo tài chính tối ưu cho doanh nghiệp

Nhằm nâng cao hiệu quả của các báo cáo dự báo doanh thu và dự báo tài chính; các CFO cần phải tích cực cập nhật những kiến thức và phương pháp dự báo tài chính tối ưu. Từ đó chắt lọc, lựa chọn và phối hợp các phương pháp này; sao cho phù hợp với doanh nghiệp mình nhất. Ở phần này, chúng tôi sẽ đưa ra 4 gợi ý phương pháp dự báo tài chính cho doanh nghiệp. Bao gồm:

#1 Dự báo báo cáo tài chính dựa trên kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp

Căn cứ vào các kế hoạch hoạt động cụ thể, hay những định mức chi phí đã sử dụng cho các hoạt động đang hiện hành; doanh nghiệp có thể lập báo báo dự toán tiêu thụ sản phẩm. Từ đó lần lượt lập các báo cáo dự toán chi phí đầu tư, dự toán kết quả kinh doanh;…

Các kế hoạch dự toán này thông thường hay được tạo lập cho tổng một năm hoạt động. Sau đó phân chia chi tiết thành từng quí/ tháng/ tuần/… nhằm tăng độ chính xác và cụ thể qua nhu cầu vốn bổ sung của từng thời điểm trong năm.

#2 Dự báo báo cáo tài chính dựa theo tỉ lệ của báo cáo doanh thu

Đây là phương pháp tập trung dự báo các chỉ tiêu tài chính dựa theo tỉ lệ phần trăm trên doanh thu. Mà không chỉ nghiên cứu các chi tiết của từng yếu tố chi phí; hay các kế hoạch hoạt động và đầu tư của doanh nghiệp.

Bằng các so sánh tỉ lệ của sự chênh lệch của các cơ sở giả định chỉ tiêu dựa trên báo cáo tài chính với mức độ doanh thu đạt được sau một khoảng thời gian đầu tư của doanh nghiệp; các CFO có thể đưa ra được những dự báo tài chính trong tương lai cho doanh nghiệp.

#3 Dự báo báo cáo tài chính bằng bảng cân đối kế toán mẫu

Bảng cân đối kế toán mẫu thể hiện doanh thu dự kiến mà doanh nghiệp hướng đến; cũng như các điều kiện để đạt được tỉ số tài chính đặc trưng. Như là: cần bao nhiêu vốn; nguồn vốn từ đâu; cần đầu tư vào loại tài sản nào;…

Các CFO thường sử dụng hệ thống chỉ tiêu tài chính để đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp. Nhằm đảm bảo hệ thống chỉ tiêu này luôn hoàn thiện; cũng như hoạt động dự báo tài sản và nhu cầu vốn luôn chính xác cho từng kỳ kế hoạch. Các CFO thường sử dụng một hệ thống chỉ tiêu tài chính tiêu chuẩn nhất để ước lượng nhu cầu vốn và các chi phí khác để tạo ra những báo cáo chỉ tiêu tài chính dự tính cho các kế hoạch khác.

Đây là phương pháp thường được ứng dụng rộng rãi trong thực tế. Chủ yếu nhất là đối với các doanh nghiệp mới thành lập. Trong đó, các chỉ tiêu tài chính được sử dụng thường là các tỉ số trung bình của nhóm ngành; hoặc tỉ số trung bình của doanh nghiệp cùng loại (Ví dụ như: cùng quy mô; cùng năm hoạt động; trong cùng vùng địa lý; cùng thị trường;…); hay những thông tin tỉ số được xây dựng từ các hoạt động trong quá khứ của doanh nghiệp.

#4 Dự báo báo cáo tài chính thông qua nhu cầu sử dụng vốn tiền mặt

Đối với thị trường kinh doanh nói chung, vốn tiền mặt được xem là loại tài sản linh động và dễ sử dụng nhất. Nó được dùng cho các nhu cầu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, vốn tiền mặt còn được xem là tiền đề để sở hữu nhiều tài sản khác nhau trong quá trình sản xuất. Điển hình như: thiết bị; nhân công; nguyên vật liệu;…

Khi vốn tiền mặt giảm đi, tính chủ động về tài chính của doanh nghiệp cũng bị giảm sút. Đặc biệt là trong trong vấn đề mở rộng quy mô và chớp lấy cơ hội đầu tư; bởi khả năng thực hiện nghĩa vụ thanh toán đã bị hạn chế đi ít nhiều. Song, lý do là vì thời điểm chi tiêu ngân sách và thời điểm thu hồi công nợ có thể bị chêch lệch nhau; dẫn đến trường hợp thiếu vốn hoặc thùa vốn tùy theo thời điểm gia dịch. Vì vậy, các CFO có nhiệm vụ phải xác định nhu cầu vốn trong từng thời điểm nhất định; nhằm nhanh chóng tạo ra các kế hoạch kêu gọi tài trợ vốn khi cần thiết.

Các kế hoạch dự báo nhu cầu vốn bằng tiền được gọi là loại kế hoạch tác nghiệp. Các CFO thường lập kế hoạch tác nghiệp dựa theo tuần/ kỳ/ tháng/ quý/ năm/… tùy theo nhu cầu và định hướng của doanh nghiệp.

► Xem thêm: Sổ cái phân tán là gì? Công nghệ sổ cái phân tán giúp được gì cho doanh nghiệp?

4 Bước tạo nên kế hoạch dự báo tài chính chuẩn xác cho các CFO

Để tạo nên các kế hoạch dự báo – báo cáo tài chính chuẩn xác nhất cho doanh nghiệp. ASOFT đã tham khảo và tổng hợp được 4 bước xây dựng kế hoạch tối ưu sau đây.

#Bước 1: Tạo mối quan hệ tốt giữa phòng tài chính với phòng kinh doanh

Căng thẳng nội bộ giữa hai phòng kinh doanh và phòng tài chính không phải là vấn đề hiếm gặp. Một số Giám đốc kinh doanh không đủ lòng tin để cung cấp dữ liệu cho phía đội nhóm tài chính; và không cung cấp đầy đủ thông tin liên quan.

Có thể nói, việc tạo dựng mối quan hệ tốt với phòng kinh doanh là điều kiện đầu tiên để các CFO có thể dễ dàng tiếp cận và phân tích dữ liệu chính xác. Vì vậy, các CFO cần đề nghị được giúp sức từ khối phòng kinh doanh. Giải thích rõ cho phía đội nhóm và alxnh đạo phòng kinh doanh hiểu rõ đây là hoạt động cùng có lợi cho đôi bên. Giúp phòng kinh doanh có thể tập trung bán hàng và tìm nguồn doanh thu; hạn chế thời gian cho việc phân tích dữ liệu khách hàng.

#Bước 2: Thống nhất quy định về các thuật ngữ và định nghĩa

Nếu như cùng làm việc trong một đội nhóm mà mỗi cá nhân lại sử dụng những thuật ngữ chuyên môn khác nhau; sẽ gây ra sự mơ hồ trong giao tiếp và truyền đạt thông tin giữa các bộ phận. Vì vậy, để giảm thiểu tối đa tình trạng này. Các CFO nên cùng bàn bạc với các phòng ban khác để cùng xây dựng một bộ thuật ngữ thống nhất. Nhằm hướng đến sự thống nhất trong giao tiếp và truyền đạt thông tin. Từ điển này phải đảm bảo tính đồng nhất, chính xác và dễ sử dụng; ngay cả đối với các từ có vẻ đơn giản và dễ hiểu như: cơ hội; khách hàng tiềm năng;…

#Bước 3: Đảm bảo quy chuẩn nhập liệu theo mẫu chung

Đảm bảo quy chuẩn nhập liệu theo mẫu chung sẽ giúp các CFO có thể dễ dàng phân tích tình hình tài chính; và đưa ra các dự báo tài chính chính xác nhất. Song, đôi khi nhân viên lại không tuân theo các quy chuẩn nhập liệu. Tạo nên những thiếu sót về dữ liệu bán hàng; hay trường hợp dữ liệukhông chính xác theo thời gian thực. vì các đội bán hàng không thường xuyên tuân theo các quy tắc của quy trình. Tạo nên những khó khăn cho CFO trong việc kiểm định dữ liệu và phân tích tài chính doanh nghiệp.

Để đạt được dự báo báo cáo tài chính chính xác; không chỉ CFO mà tất cả các phòng ban đều phải tuân thủ nguyên tắc nhập liệu theo thời gian thực. Vì vậy, việc khuyến khích và tạo ra các quy định về việc cập nhật dữ liệu được xem là vấn đề rối quan trọng. Các dữ liệu cần được cập nhật thường xuyên; theo một định kì nhất định như ca/ ngày/ tuần/ tháng/ quý/ năm/… Song, lý tưởng nhất vẫn là nhập liệu chi tiết theo ca, theo ngày. Như vậy, tính chính xác của dữ liệu sẽ được nâng cao; và dễ kiểm soát nếu có sai sót nhất định.

#Bước 4: Ưu tiên lựa chọn hệ thống phần mềm ERP tích hợp

Nếu chỉ quản lý thông tin dữ liệu bằng những công cụ truyền thống như file, word, excel,… hay những phần mềm riêng lẻ. Thì các CFO sẽ khó có thể phân tích tài chính chính xác; hay đưa ra những dự báo và nhận định trong tương lai phù hợp.

Bởi việc thu thập và tổng hợp dữ liệu từ nhiều hệ thống phần mềm là điều không dễ dàng; khó kiểm duyệt và tra soát. Lúc này, điều cấp thiết là doanh nghiệp nên đầu tư vào các phần mềm hệ thống tích hợp nâng cao như ERP; nhằm thống nhất các nguồn dữ liệu từ nhiều nhóm phần mềm khác nhau.

Ngoài ra các phần mềm ERP còn cho phép doanh nghiệp điều hành bằng nhiều phân hệ như: văn phòng điện tử; phân hệ kế toán; phân hệ chăm sóc khách hàng; phân hệ quản trị nhân sự;… Với nhiều công nghệ hiện đại như: IoT; BI; Big Data;… nhằm đơn giản hóa và tự động hóa việc cập nhật và phân luồng dữ liệu. Giúp các CFO dễ dàng đưa ra những chuẩn đoán chính xác nhất về dự báo doanh thu, dự báo tài chính trong tương lai.

→ Tìm hiểu thêm về phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ASOFT-ERP

Tạm Kết

Dự báo tài chính doanh nghiệp được xem là vấn đề tối quan trọng của các CFO. Vì vậy, nhằm tăng cao độ chính xác và minh bạch; các CFO cần nắm chắc những thông tin, kiến thức, kỹ năng và cả phương pháp lập kế hoạch, phân tích tài chính chuyên nghiệp.

Mặt khác, với thời đại công nghệ phát triển như hiện nay; các vấn đề về thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu bằng hệ thống công nghệ lập trình hiện đại đã giúp đỡ doanh nghiệp hạn chế khá nhiều quy trình rắc rối. Và đương nhiên, điều kiện cốt yếu để thực hiện được điều đó là các CFO cũng cần phải nắm vững và thành thạo khi sử dụng công nghệ.

ASOFT – Với hơn 18 năm nghiên cứu và triển khai hệ thống phần mềm cho hơn 3.000 doanh nghiệp trong và ngoài nước. Chúng tôi luôn tự tin sẽ mang đến cho bạn các giải pháp tối ưu và hiện đại nhất.

Đăng ký ngay để nhận tư vấn miễn phí hoặc liên hệ đến ASOFT qua hotline: 1900 6123

► Xem thêm: Quy trình lựa chọn hệ thống kế toán hiệu quả nhất 2021

Ban Biên Tập ASOFT.